شرکتها نمیتوانند از تمام منابع خود برای پیگیری هر فرصتی استفاده کنند. آنها منابع محدودی دارند که باید برای دستیابی به حداکثر خروجی از هر طرحی به طور عاقلانه اجرا شوند.
برخی از پروژهها ممکن است سودآور به نظر برسند، اما ممکن است در نهایت برای سازمان دچار مشکل شوند. انتخاب پروژه به شرکت کمک میکند تصمیم بگیرد کدام پروژه بالاترین اولویت را برای دستیابی به موفقیت دارد. روشهای انتخاب پروژه به طور صحیح میتواند به سازمانها در تصمیم گیری آگاهانه در هنگام انتخاب پروژه کمک کند. همچنین به همه ذینفعان دید بهتری از اهدافی که قرار است از طریق پروژه به دست آیند، استراتژیهایی که منجر به تکمیل پروژه میشود، جدول زمانی و بسیاری موارد دیگر میدهد.
این مقاله برخی از روشهای انتخاب پروژه، مراحل و ابزارهای درگیر در این فرآیند را مورد بحث قرار میدهد، که به سازمانها کمک میکند تصمیم بگیرند که کدام پروژه را ادامه دهند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با نرم افزار مدیریت پروژه مپ
انتخاب پروژه چیست؟
انتخاب پروژه چیست؟
قبل از اینکه روشهای انتخاب پروژه را ارائه کنیم برای درک بهتر ابتدا به تعریف انتخاب پروژه پرداخته ایم. انتخاب پروژه در مدیریت پروژه به فرآیندی اطلاق میشود که یک سازمان از بین بسیاری از پروژهها یکی را انتخاب میکند تا پروژه بیشترین سود را در بر داشته باشد. پروژهها باید بتوانند با اهداف سازمان هماهنگ شوند و اطمینان حاصل کنند که از منابع سوء استفاده نمیشود.
این امر یکی از حیاتیترین اقدامات برای یک سازمان است. انتخاب پروژه ایده آلی که بیشترین پاداش را برای سازمان به ارمغان میآورد، شانسی نیست بلکه ارزیابی بینشهای مبتنی بر دادهها برای پیروی از سودمندترین تکنیکها و انتخاب بزرگترین پروژهای است که بیشترین پاداش را برای شرکت داشته باشد. یک برنامه آموزشی مدیریت پروژه میتواند نکات فنی مرتبط با انتخاب پروژه را به شما آموزش دهد.
مطالعه بیشتر: انواع مدیریت پروژه
نقش مدیر پروژه در انتخاب پروژه
مدیر پروژه با توجه به تجربه خود در برنامه ریزی، اجرا و تحویل پروژه، نقش مهمی در فرآیند روشهای انتخاب پروژه با ارائه ورودیها و توصیههایی به مدیریت ارشد در مورد امکان سنجی پروژههای پیشنهادی ایفا میکند. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که پروژههای انتخاب شده با استراتژی کلی سازمان مطابقت دارند و با توجه به منابع موجود و جدول زمانی قابل اجرا هستند.
روشهای انتخاب پروژه
انتخاب پروژه نادرست میتواند باعث تخریب یک سازمان و مانع رشد آن شود. در زیر تعدادی از محبوبترین ابزارهای انتخاب پروژه فهرست شده است که سازمانها میتوانند از آن برای درک پروژهای که باید با آن ادامه دهند استفاده کنند.
1- روشهای اندازه گیری مزایا
- تجزیه و تحلیل هزینه و سود
- دوره بازگشت سرمایه
- جریان نقدی با تخفیف
- هزینههای فرصت
- روش رتبه بندی
- مدل امتیاز دهی
- فرآیند تحلیل سلسله مراتبی
2- روشهای بهینه سازی محدود
- برنامه ریزی خطی
- برنامه نویسی غیر خطی
- برنامه نویسی عدد صحیح
- برنامه نویسی پویا
مراحل انتخاب پروژه چیست؟
در ادامه به مراحل روشهای انتخاب پروژه اشاره شده است:
شناسایی پروژههای بالقوه: اولین گام در انتخاب پروژه، شناسایی پروژههای بالقوه است که با اهداف و مقاصد سازمان همسو هستند.
ارزیابی پروژه ها: امکان سنجی، مزایای بالقوه، خطرات، در دسترس بودن منابع، مدیریت ذینفعان و انطباق با مقررات پروژههای بالقوه را ارزیابی کنید.
اولویت بندی پروژه: پروژههای ارزیابی شده را به ترتیب اهمیت برای سازمان و تأثیر بالقوه بر اهداف سازمانی ترتیب دهید.
انتخاب پروژه ها: پروژههایی را انتخاب کنید که بیشترین پتانسیل را برای افزودن ارزش به سازمان داشته باشند و در عین حال با اهداف و مقاصد آن همسو باشند.
ایجاد یک پرونده تجاری: یک پرونده تجاری ایجاد کنید که مزایا، هزینه ها، خطرات و جدول زمانی پروژههای انتخاب شده را مشخص کند.
دریافت تاییدیه: برای پروژههای انتخاب شده تاییدیه را از مدیریت ارشد یا حامی پروژه دریافت کنید.
مطالعه بیشتر: مراحل برنامه ریزی پروژه چیست؟
معیارهای انتخاب پروژه
معیار روشهای انتخاب پروژه مجموعهای از دستورالعملها یا استانداردهایی هستند که برای ارزیابی و اولویت بندی پروژههای بالقوه بر اساس همسویی استراتژیک آنها با اهداف سازمانی، امکان سنجی، مزایای بالقوه، ارزیابی ریسک، در دسترس بودن منابع، مدیریت ذینفعان و انطباق با مقررات مورد استفاده قرار میگیرند.
این معیارها به عنوان یک چارچوب تصمیم گیری در طول فرآیند انتخاب پروژه عمل کرده و تضمین میکنند که پروژههای انتخاب شده با اهداف سازمان همسو هستند و بیشترین پتانسیل را برای ارائه دارند.
فرآیند روشهای انتخاب پروژه
فرآیند روشهای انتخاب پروژه باید لیستی از مراحل مشخص را دنبال کند تا اطمینان حاصل شود که کیفیت در هیچ مرحلهای از فرآیند انتخاب به خطر نمیافتد. مراحل انتخاب پروژه در زیر مورد بحث قرار گرفته است.
ایجاد فهرستی از پروژه ها: این اولین قدم برای شروع فرآیند انتخاب شماست. شما باید فهرستی از تمام پروژههایی که سازمان برای تصمیم گیری در مورد آنها تلاش میکند ایجاد کنید.
مقایسه پروژه ها: هنگامی که همه پروژهها را در یک مکان جمع آوری کردید، شروع به مقایسه آنها کنید. از ابزارهای ذکر شده در بالا استفاده کنید که میتواند به شما در اجرای دقیق انتخاب و برنامه ریزی پروژه کمک کند. فهرست کوتاهی از پروژههایی که به سازمان شما کمک میکنند تا بیشترین مزایا را با حداقل مصرف منابع دریافت کند، فهرست کنید.
تجزیه و تحلیل نتایج: پس از پایان مقایسه، زمان آن فرا رسیده است که نتایج را تجزیه و تحلیل کنید. به دنبال پروژههایی باشید که استفاده بهینه از منابع سازمان را تضمین میکند و سودآورترین نتایج را به دست میآورد.
انتخاب پروژه: پس از مقایسه کامل پروژهها و تجزیه و تحلیل آن ها، میتوانید سودآورترین پروژه را شناسایی کنید. بنابراین، پروژهای را که میخواهید انجام دهید، با پیروی از بینشهای به دست آمده از فرآیند روشهای انتخاب پروژه تصمیم بگیرید و بهترین نتایج را به دست آورید.
مطالعه بیشتر: انواع خدمات و راه کارهای مشاوره مدیریت پروژه
چه کسی مسئول فرآیند انتخاب پروژه است؟
در اکثر سازمان ها، مدیریت ارشد، به ویژه حامی پروژه یا مدیر پورتفولیو، مسئولیت فرآیند انتخاب پروژه را بر عهده دارد. آنها مسئول شناسایی پروژههای بالقوه، ارزیابی آنها در برابر اهداف و محدودیتهای استراتژیک سازمان و انتخاب پروژههایی هستند که بیشترین سود بالقوه را دارند.
حوزههای متمرکز مدیریت مشترک در انتخاب پروژه
در ادامه حوزههای متداول تمرکز مدیریت در انتخاب پروژه آمده است:
همسویی استراتژیک: پروژهها باید با استراتژی و اهداف کلی سازمان همسو باشند.
امکان سنجی: پروژههای پیشنهادی باید در منابع، بودجه و جدول زمانی موجود قابل اجرا باشند.
مزایای تجاری: پروژههای انتخاب شده باید مزایای ملموسی مانند افزایش درآمد، بهبود رضایت مشتری یا صرفه جویی در هزینهها را برای سازمان ارائه دهند.
ارزیابی ریسک: ریسکهای بالقوه مرتبط با هر پروژه باید ارزیابی و مدیریت شوند.
در دسترس بودن منابع: در دسترس بودن منابع لازم، مانند پرسنل، تجهیزات و بودجه، باید قبل از انتخاب یک پروژه ارزیابی شود.
مدیریت ذینفعان: هنگام انتخاب پروژه باید نیازها و انتظارات ذینفعان در نظر گرفته شود.
انطباق با مقررات: پروژهها باید با قوانین، مقررات و استانداردهای اخلاقی مرتبط مطابقت داشته باشند.
اهمیت انتخاب پروژه
با تصمیم گیری و برنامه ریزی مناسب پروژه، سازمانها میتوانند از منابع خود به نحو مطلوب استفاده کنند. اهمیت روشهای انتخاب پروژه در زیر مورد بحث قرار گرفته است.
- درصد موفقیت بالاتر
- بازگشت سرمایه بهتر
- اجرای روانتر و کارآمدتر
- همسویی با اهداف شرکت
عوامل مهم در روشهای انتخاب پروژه
در ادامه عوامل مهم در روشهای انتخاب پروژه اشاره شده است:
نیازهای کسب و کار: پروژهها باید به یک نیاز تجاری خاص پاسخ دهند و با اهداف سازمانی هماهنگ باشند.
امکان سنجی: پروژهها باید از نظر منابع موجود، بودجه، جدول زمانی و قابلیتهای فنی قابل اجرا باشند.
مزایای بالقوه: پروژهها باید مزایای ملموسی مانند افزایش درآمد، صرفه جویی در هزینه، بهبود رضایت مشتری یا مزیت رقابتی ارائه دهند.
ارزیابی ریسک: ریسکهای بالقوه مرتبط با پروژه باید ارزیابی و مدیریت شوند.
مدیریت ذینفعان: نیازها و انتظارات ذینفعان باید در طول چرخه عمر پروژهشناسایی و مدیریت شوند.
انطباق با مقررات: پروژه باید با قوانین، مقررات و استانداردهای اخلاقی مرتبط مطابقت داشته باشد.
اولویت پروژه: پروژهها باید بر اساس اهمیت آنها برای سازمان و تأثیر بالقوه آنها بر اهداف سازمان اولویت بندی شوند.
و در آخر…
تکنیکهای انتخاب پروژه به شما کمک میکند پروژه مناسب را با بازگشت سرمایه بهتر انتخاب کنید. روشهای اندازهگیری مزایا برای اکثر سازمانها جهت رسیدن به یک تصمیم کافی است. بهتر است شما از روشهای بهینه سازی محدودیت برای پروژههای بزرگ و پیچیده استفاده کنید.
