امروز یکشنبه ۴ مهر ۱۴۰۰
تلفن : 38800803 - 051 (10 خط ویژه)
loading
تاریخ انتشار : ۱۴۰۰/۰۵/۲۴

آداب ویدئو کنفرانس

بر اساس تحقیقات اخیر فوربس، 80 درصد از کارکنان موافقند که ویدئو کنفرانس روشی پیشرو برای برقراری ارتباط بین تیم‌های داخلی است و 84 درصد نیز موافق هستند که برای برقراری ارتباط با ذینفعان خارجی بر کنفرانس صوتی ترجیح داده می‌شود.

با گذارهایی که طی یک سال و نیم گذشته اتفاق افتاده است، جلسات مجازی برای همه تیم‌های دور افتاده به یک امر مشترک تبدیل شده است. از جلسات هیئت مدیره گرفته تا  جمعه‌های سرگرم‌کننده، همه چیز مجازی شده است. زوم، اسکایپ و Google Meet برخی از ابزارهای متداول هستند که ما اکنون ساعت‌ها از طریق آنها با تیم‌های داخلی و خارجی همکاری می‌کنیم. بنابراین، آداب ویدئو کنفرانس برای حرفه‌ای و مفید بودن جلسات اهمیت پیدا کرده است. در این مقاله از آداب رایج کنفرانس ویدئویی  صحبت می‌کنیم. اگر تمایل به شنیدن این مقاله دارید می‌توانید از طریق لینک زیر نسخه صوتی آن را بشنوید:

لینک نسخه صوتی

پادکست کلینیک مدیریت

فناوری خود را آزمایش کنید (سخت‌افزار و نرم‌افزار)

در عصر کنونی و با رواج دورکاری، تقریباً همه برای کارهای اداری روزانه خود به فناوری وابسته هستند. جلسات حضوری و تیمی به جلسات مجازی از راه دور تبدیل شده است. مشکلات فنی یک اتفاق معمول است. برای اطمینان از این که مشکلات فنی مانع جلسات شما نمی‌شوند، قبل از شروع، چند مورد را بررسی کنید:

  • آخرین نسخۀ نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی را نصب کنید. 
  • قبل از شروع جلسه، ابزار کنفرانس خود را باز نگه دارید.
  • لپ‌تاپ خود را شارژ نگه دارید یا شارژر را در دسترس داشته باشید.
  • دوربین لپ‌تاپ خود را بررسی کنید.
  • تست کنید که آیا میکروفون شما کار می‌کند یا خیر؟
  • اگر در حال ارائه هستید، ارائه خود را آماده نگه دارید.

ویدئوکنفرانس

به موقع باشید

به طور مجازی یا غیر از این، نیازی به گفتن نیست که به موقع بودن برای جلسات، مهم است. بنابراین، تماس‌های ویدئویی، کمتر از ملاقات‌های حضوری در دفتر رسمی نیستند. به موقع باشید یا بهتر بگوییم چند دقیقه قبل از جلسه آماده باشید و فناوری خود را بررسی کنید. این امر باعث می‌شود که شما بدون هیچ ایراد فنی، جلسه‌ای روان داشته باشید. وقتی دیر به جلسه ویدئویی می‌روید، این امر باعث ناراحتی سایر افراد حاضر در آن جلسه می‌شود. بنابراین به موقع بودن یکی از جنبه‌های کلیدی جلسات مجازی است و همچنین نشان می‌دهد که شما برای وقت همه ارزش قائل هستید.

هنگام صحبت نکردن، میکروفون خود را خاموش کنیدکنفرانس ویدئویی

کار در خانه گاهی اوقات با صداهای مختلف در پس زمینه همراه است. بازی کودکان در اتاق دیگر، ساخت و ساز در ساختمان کناری، تماشای تلویزیون، صداهای آشپزخانه، پارس سگ و غیره، برخی از حواس‌پرتی‌های رایج هستند. اگر صحبت نمی‌کنید، این عادت را داشته باشید که در حین مکالمه میکروفون خود را خاموش کنید. این کار از شنیدن صداهای مزاحم پس زمینه توسط دیگران در تماس جلوگیری می‌کند.

لباس مناسب

با توجه به اینکه خیلی از کارمندان از راه دور کار می‌کنند، کارمندان دیگر نیازی به پیروی از لباس پوشیدن ندارند و هر طور که می‌خواهند کار می‌کنند. اما اگر در یک تماس ویدیویی شرکت می‌کنید، سناریو کمی متفاوت است. همانطور که گویی با شخصی ملاقات می‌کنید، آماده تماس ویدیویی شوید. موهای خود را برس بکشید یا شانه کنید، یک پیراهن اتو شده بپوشید و تا حد ممکن ظاهر مناسبی داشته باشید. شما نه تنها برای خودتان، بلکه برای همکاران و مشتریانی که با آنها ارتباط برقرار می‌کنید، لباس می‌پوشید.

تماس چشمی را از دست ندهید

در تماس ویدئو کنفرانس، بسیاری از ما این اشتباه را انجام می‌دهیم که به جای دوربین به فیلم نگاه می‌کنیم. نگاه کردن روی صفحه باعث می‌شود که شما حواس پرت شده و توجه نکنید. در عوض، هنگام تماشای ویدئویی به دوربین نگاه کنید. لنز وب کم را در سطح چشم قرار دهید و در حین صحبت به آن نگاه کنید. این به دیگران این تصور را می‌دهد که هنگام تماس در تماس مداوم هستید؛ همچنین این به شما کمک می‌کند تا با شرکت‌کنندگان در جلسه خود ارتباط برقرار کنید.

دورکاری

تمام توجه‌تان به ویدئوکنفرانس باشد

هنگامی که در تماس ویدئو کنفرانس هستید از کار روی چیزهای دیگر یا چند وظیفه‌ای دست بردارید. شما نه تنها کارهای مهم را از دست خواهید داد بلکه انجام آن نیز بی‌ادبی است. در یک جلسه ویدیویی، بسیار آسان است که بفهمید چه زمانی در جلسه شرکت می‌کنید و چه زمانی حواس شما پرت می‌شود که کار دیگری را انجام می‌دهید. همانطور که در یک مکالمه حضوری رفتار می‌کنید، رفتار کنید و سایر وظایف خود را در حالت تعلیق نگه دارید تا جلسه به پایان برسد.

روشنایی

نورپردازی نقش مهمی در تماس تصویری دارد.وقتی نور بسیار کم است، شما تاریک به نظر خواهید رسید، و با نور زیاد شما به طور غیر طبیعی سفید ظاهر خواهید شد. برای بررسی شرایط روشنایی، قبل از ورود به سیستم، تنظیمات دوربین و روشنایی آن را بررسی کنید. آن را طوری تنظیم کنید که صورت شما شفاف، طبیعی و غیر دانه‌ای به نظر برسد.

 

راهکارهای مدیریتی
ویدئوکنفرانس
دورکاری
ارزیابی عملکرد
مدیریت عملکرد
منابع انسانی
تماس با ما
تماس با ما
پشتیبانی
پشتیبانی