چگونه فناوری در حال تغییر روش‌های سنتی مدیریت منابع انسانی است

اگر در واحد منابع انسانی کار می‌کنید، حتما مبحث “منابع انسانی دیجیتال” به گوش‌تان خورده است. اما دقیقاً منظور از این اصطلاح چیست؟ و چگونه آماده تأثیر بر صنعت مدیریت منابع انسانی است؟

در این مقاله، ما منابع انسانی دیجیتال را تعریف کرده و از مزایای آن صحبت می‌کنیم، در ضمن توصیه‌هایی را ارائه می‌دهیم که متخصصان فعلی و مشتاق منابع انسانی می‌توانند از آنها برای توسعه مهارت‌های مورد نیاز برای رشد در یک فضای دیجیتالی به طور فزاینده استفاده کنند.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی

 منابع انسانی دیجیتال چیست؟

اصطلاح HR دیجیتال به تحول دیجیتالی که در حال حاضر بر صنعت منابع انسانی تأثیر می‌گذارد اشاره دارد، که عمدتا ناشی از پیشرفت در جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها با فناوری‌های مختلف است. تام پنک (Tom Penque)، مدرس برنامه کارشناسی ارشد منابع انسانی  در دانشگاه شمال شرقی می‌گوید:” موضوع منابع انسانی دیجیتال در مورد کشف روش‌های استفاده از فناوری برای کمک به کاری است که ما در سراسر حوزه منابع انسانی انجام می‌دهیم. HR دیجیتال در مورد چگونگی استفاده ما از فناوری برای کمک به تجارت و دستیابی به اهداف استراتژی افراد است.”

پنک در ادامه توضیح می‌دهد که استفاده از HR دیجیتال می‌تواند از سازمانی به سازمانی دیگر نیز تفاوت‌های اساسی داشته باشد. به عنوان مثال، در برخی از مشاغل، انجام این کار به سادگی انجام برخی مراحل و حذف کاغذ در سیستم آنها است، در حالی که در برخی دیگر ممکن است به بازبینی کامل روند استخدام و آموزش منجر شود. برخی از نمونه‌های دیجیتالی کردن فرآیندهای منابع انسانی عبارتند از:

• برنامه‌های الکترونیکی و سلف سرویس، که به متقاضی اجازه می‌دهد برنامه شغلی خود را صد در صد به صورت آنلاین یا توسط برنامه موبایل تکمیل کند و از این طریق نیاز به چاپ مواد فیزیکی را کاهش می‌دهد.
• اتوماسیون در استخدام‌ها، مانند ارسال شغل، که متخصصان منابع انسانی را قادر می‌سازد وقت خود را برای استفاده بهتر در سایر فرایندها بگذارند.
• مصاحبه و آموزش مجازی و از راه دور، که می‌تواند هزینه‌های مربوط به سفر را کاهش دهد، طیف وسیعی از متقاضیان کار واجد شرایط را جذب کنند و منجر به تعامل بیشتر کارکنان شود.
• ‌Gamificationاز آموزش و یادگیری، که با استفاده از پرسشنامه‌های روانشناختی کارکنان را تشویق می‌کند آموزش خود را به پایان برسانند و مهارت‌های خود را ارتقا دهند.

HR  دیجیتال همچنین برای دستیابی به اهداف استراتژیک می‌تواند از فناوری‌های پیچیده‌تری مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، اتوماسیون پیچیده و تجزیه و تحیلی منابع انسانی استفاده کند.

این امکان وجود دارد که تقریباً هر عملکرد بخش منابع انسانی تحت تأثیر این پیشرفت‌های دیجیتالی قرار داشته باشد، از استخدام و نظارت بر عملکرد کارکنان گرفته تا آموزش و توسعه و موارد دیگر.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی

منابع انسانی دیجیتال، تحول دیجیتال خدمات و فرآیندهای منابع انسانی از طریق استفاده از فناوری‌های اجتماعی، موبایلی، تحلیلی و ابری (SMAC) است. منابع انسانی دیجیتال نشان دهنده یک تغییر بزرگ در رویکرد و اجرا است، اگرچه با پیشرفت سازمان‌ها به صورت پیوسته اتفاق می‌افتد، هدف آن بهبود تجربه کارکنان و موفقیت سازمانی با تبدیل عملکرد منابع انسانی از کاغذی، واکنشی و وقت گیر به دیجیتال، موبایل و بهینه سازی است. اهداف آن شامل بهبود مشارکت و حفظ کارکنان و افزایش قابل اندازه گیری موفقیت یک سازمان با تغییر مستمر به روشی چابک است.

بیشتر سازمان‌ها تازه شروع به بررسی منابع انسانی دیجیتال و کار بر روی یک استراتژی کرده‌اند، اگرچه شرکت‌های پیشرو از این روش جدید برای انجام وظایف، فرآیندها و خدمات منابع انسانی استقبال می‌کنند. همانند تحول دیجیتالی کسب و کار به طور کلی، منابع انسانی دیجیتال توسط تحلیلگران صنعت به عنوان بخش مهمی از تحول دیجیتال تجارت به طور کلی در نظر گرفته می‌شود.

 5 مزیت HR دیجیتال

1. مکانیزه شدن باعث آزاد شدن وقت برای فعالیتهای حرفه‌ای در حوزه منابع انسانی می‌شود.

شاید یکی از بارزترین مزایایی که با استقبال از منابع انسانی دیجیتال به دست آمده است این واقعیت است که خودکار کردن کارهای تکرارپذیر و کم ارزش که باعث اتلاف وقت می‌شود به متخصص HR  این اجازه را می‌دهد که زمان‌اش را برای انجام کارهای با ارزش بالاتر استفاده کند.

وظایف اداری مانند ورود داده‌ها، غربالگری قبل از متقاضیان و حتی پردازش لیست حقوق و دستمزد در برخی از سازمان‌ها، هر هفته می‌تواند ساعت‌ها زمان ببرد، که می‌توان، این زمان را برای کارهایی که به تفکر انتقادی، استدلال و ارزیابی بیشتری نیاز دارند، استفاده کرد. درواقع خودکار کردن کارهای اداری در منابع انسانی، ما را به سمت تصمیمات استراتژیک‌تر و جامع‌تر می‌برد.

مطالعه بیشتر: راه حل‌های هوش تجاری در سازمان

2. فناوری اجازه می‌دهد تا فرایندهای منابع انسانی کارآمدتر شوند.

فراتر از صرفاً آزاد کردن وقت برای سایر فرایندها، تغییر فعالیت‌های دستی به فرایندهای HR خودکار یا پشتیبانی شده توسط فناوری، همچنین امکان افزایش کارایی در بسیاری از حوزه‌ها را فراهم می‌کند. به عنوان مثال، دیجیتال‌سازی فرایند استخدام می‌تواند اصطکاک را کاهش دهد و نحوه خدمات حرفه‌ای منابع انسانی به متقاضیان شغل را بهبود بخشد. این می‌تواند به نوبه خود از ناامید شدن متقاضیان با کیفیت بالا و کنار گذاشتن روند درخواست جلوگیری کند. این به این معنی است که یک متخصص منابع انسانی، شانس بیشتری برای استخدام متقاضی متناسب با نیازهای نقش و فرهنگ شرکت دارد. به همین ترتیب، الگوریتم‌ها و هوش مصنوعی،  امکان حذف متقاضیانی که حداقل شرایط لازم برای یک کار خاص را ندارند را از همیشه آسان‌تر کرده است، این الگوریتم‌ها به متخصص HRاجازه می‌دهد تا در عوض بر روی متقاضیانی تمرکز کند که بیشترین توجه روی آن‌هاست.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد کارکنان

3. پذیرش فناوری به منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا در بسیاری از فرایندهای خود داده‌محورتر شوند.

در هر دو سطح سازمانی و فردی، مشاغل هر روز داده‌های زیادی تولید می‌کنند. با یادگیری نحوه ضبط و تجزیه و تحلیل این داده‌ها، برای کسب و کارها امکان استفاده از داده‌ها در فرایندهای تصمیم‌گیری خود وجود دارد و این باعث می‌شود تصمیمات منطقی‌تری گرفته شود. این، به نوبه خود، فرایندهای منظم‌تری را فراهم می‌کند.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی همچنین به عنوان تجزیه و تحلیل افراد، تجزیه و تحلیل استعدادها و تجزیه و تحلیل نیروی کار شناخته می‌شود و به روش‌هایی گفته می‌شود که تیم‌های منابع انسانی می‌توانند از داده‌ها در فرایندهای خود استفاده کنند تا اهداف راهبردی این بخش را بهتر برآورده کنند، خواه مربوط به استخدام، نگهداری، انگیزه، یا پیشرفت باشد.

معیارگذاری شاخص‌های کلیدی عملکرد مانند متوسط ​​هزینه استخدام و زمان استخدام می‌تواند به عنوان مثال، متخصصان منابع انسانی را قادر به تعیین اهداف بهبود و درک بهتر تأثیرات ناشی از تغییر فرآیندها یا گردش کار کند. پنک می‌گوید: “تجزیه و تحلیل منابع انسانی به هر دو بخش منابع انسانی و کل تجارت ،امکان درک بینش و ایجاد پیشرفت برای افراد را می‌دهد”. این به ما امکان می‌دهد تا اثربخشی تصمیمات مربوط به افراد را بهبود ببخشیم”.

مطالعه بیشتر: آشنایی با شاخص‌های مدیریت استراتژیک

4.پیشرفت‌های دیجیتالی به شرکت امکان می‌دهد تا با نیروی کار در حال تغییر سازگار شود.

به لطف پیشرفت در فناوری، جغرافیا و همجواری دیگر به اندازه گذشته در مسئله تأمین استعدادهای برتر اهمیت ندارند. اکنون ارتباط شرکت‌ها با کارمندان و تسهیل کار از راه دور در صورت لزوم برای شرکت‌ها از همیشه آسان‌تر است. برخی از نمونه‌های این روند عبارتند از:

• شبکه‌های اجتماعی مانند Linkedin و Facebook  یک مسیر دیگر برای کارمندان بالقوه برای کشف یک شرکت و درخواست کار و همچنین ایجاد یک کانال ارتباطی اضافی برای کارمندان و تیم‌ها ارائه می‌دهند.
• نرم‌افزار ارتباطات ویدئویی مانند زوم، Uberconference ، GoToMeeting و Skype  ارتباط و هم‌ترازی پروژه‌ها و وظایف را برای تیم‌های از راه دور آسان‌تر از همیشه می‌کند.
• سیستم عامل‌های استخدام شغل مانند Upwork و Fiverr  روند یافتن و استخدام کارگران مستقل یا پیمانی را ساده کرده‌اند.

توجه به این نکته مهم است که اینها فقط چند نمونه است. انبوهی از فناوری‌های دیگر همگی در ایجاد فاصله بین کارفرمایان و متقاضیان نقش مهمی ایفا کرده و یک نیروی کار واقعاً جهانی را قادر ساخته است.

5.آماده شدن برای تحول دیجیتال

برای افرادی که در مدیریت منابع انسانی مشغول به کار هستند یا در نظر دارند کارشان انجام شود، مهم است که بدانند تأثیرات HR دیجیتال تا چه حد قابل توجه بوده و خواهد بود.

طبق تحقیقات “Deloitte“، پنجاه و شش درصد، از شرکت‌های مورد بررسی در حال طراحی مجدد برنامه‌های منابع انسانی خود برای استفاده از ابزارهای دیجیتال و موبایل هستند، در حالی که 33 درصد از آنها از نوعی هوش مصنوعی در استراتژی‌های خود استفاده می‌کنند. یک نظرسنجی اخیر توسط گارتنر، این پیام را تکرار می‌کند و گزارش می‌دهد که 58 درصد  از رهبران منابع انسانی اظهار داشته‌اند که اجرای تحولات تجاری (از جمله تحول دیجیتال) از اولویت‌های اصلی است.

پنک می‌گوید: “واقعاً ناگفته نماند که تغییر به سمت منابع انسانی دیجیتال باعث می‌شود صنعت منابع انسانی سطح قابل توجهی از تغییرات نسبتاً سریع را تجربه کند. ما آنچه را که انجام می‌دهیم و نحوه انجام آن را تغییر می‌دهیم و باید با این تغییر راحت باشیم”.

منابع انسانی دیجیتال می‌تواند چندین مزیت دیگر را برای سازمان‌ها ایجاد کند. در اینجا فقط چند مورد است:

6.منابع انسانی دیجیتال می‌تواند فرآیندهای منابع انسانی را با استفاده از تجزیه و تحلیل برای تعیین اینکه چه چیزی با استراتژی منابع انسانی همسو است یا نیست، بهبود بخشد.

7.سیستم‌های تکراری را می‌توان به عنوان مثال سیستم‌های منابع انسانی و یادگیری در یک پورتال ساده کرد.

8.با آسان‌تر کردن استفاده از خدمات منابع انسانی و سایر فرآیندها، یک استراتژی موبایل می‌تواند به ارائه تجربه بهتر کارمند به نامزدهای شغلی و کارمندان کمک کند، که به نوبه خود باعث افزایش تعامل و ماندگاری می‌شود.

9.اتخاذ یک رویکرد سریع به استراتژی، فرآیندها و ابزارهای منابع انسانی دیجیتال، که در آن پروژه‌ها به سرعت اجرا و تکرار می‌شوند، می‌تواند خطر شکست گسترده استراتژی‌ها و فناوری‌هایی را که به راحتی قابل تغییر نیستند کاهش دهد.

10-با استفاده از تفکر طراحی در اجرای فناوری SMAC، منابع انسانی دیجیتال می‌تواند اطمینان حاصل کند که کارکنان واقعاً ابزارها را به کار می‌گیرند. در جایی که این‌ها کار نمی‌کنند، تفکر طراحی می‌تواند به رهبران منابع انسانی و متخصصان کمک کند تا به سرعت مسیر خود را تغییر دهند.

Cloud HCM و سیستم‌های مدیریت استعداد می‌توانند فرآیندها را در طول چرخه زندگی کارکنان ساده‌سازی کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و ابزارها و فناوری‌های مدرن مانند هوش مصنوعی را یکپارچه کنند.