نرم افزار داشبورد مدیریتی تسما

داشبورد مدیریتی چیست و چرا در سازمانی نیاز است ؟ امروزه اطلاعات در اندازه و گونه‌های مختلف، مدیران سازمان‌ها را در آگاهی یافتن از رخدادهای درون سازمان و پیرامونی دچار مشکل نموده است. محدودیت‌های زمانی و فیزیکی موجب شده است تا این اطلاعات بیشتر به صورت کلی و مبهم در اختیار مدیران قرار گیرد. این گونه گردآوری اطلاعات موجب می‌گردد تا در هر سازمان، هر شخص بنا به شرایط، موقعیت و سمت سازمانی خود برداشت متفاوتی از اطلاعات در دسترس داشته باشد. مؤلفه‌ها، عوامل و عناصری که در جریان کار یک سازمان تأثیرگذارند، قاعدتاً از پیچیدگی خاصی نیز برخوردارند و همچنین بسیار گسترده هستند و روز به روز بر تعداد و تنوع آنها افزوده می‌گردد، لذا لازم است آنها را زیر نظر گرفت. توان یک مدیر یا گروهی از مدیران با توجه به کمبود نیروی انسانی و سایر  منابع سامانی محدود بوده و در نتیجه نمی‌توانند این عوامل پیچیده و تأثیرگذار را هم زمان و با دقت زیر نظر بگیرند. منابع اطلاعی یک سازمان همواره وجود دارند، اما کیفیت اطلاعات موجود، جمع‌آوری، سازمان‌دهی، گزارش‌گیری و تحلیل کارآمد آن‌ها، یا به عبارت دیگر «معنا بخشیدن به داده‌ها» موضوع متفاوتی است. از داده‌های بدون مفهوم و معنای واقعی، هیچ الگوی کارگشایی حاصل نمی‌شود.

مدیران در جستجوی روش‌هایی ساده، برای دستیابی به اطلاعات کلیدی از میان حجم انبوهی از اطلاعات ناشی از رویدادهای سازمانی هستند  تا با تحلیل آن‌ها، عملکرد سازمان را اندازه‌گیری نمایند، تصمیمات مناسب و به موقع را اتخاذ و در نهایت هزینه‌ها را کاهش دهند. اما به دلیل عدم استفاده از ابزار مناسب، برای تصمیم‌گیری تحت فشار هستند و معمولاً بر اساس حدس و گمان (نه بر اساس اطلاعات دقیق) تصمیم گرفته و  مجبور به ریسک می‌شوند. این ریسک‌ها بعضاً باعث از دست رفتن یک سری سودها و منافع کسب و کار می‌شوند. نرم‌افزار داشبورد مدیریتی تسما  امکان مدیریت داده‌ها، دستیابی به داده‌ها و تحلیل داده‌ها را با زمان و هزینه کمتر امکان‌پذیر  می‌سازد. داشبورد مدیریت مهم‌ترین ابزاری است که یک مدیر هوشمند و عاقل باید داشته باشد تا به صورت لحظه‌ای از آنچه در سازمان می‌گذرد آگاه شود. داشبورد مدیریتی در کسب و کار شبیه داشبورد اتومبیل عمل خواهد کرد. میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقی مانده در باک، سرعت و … مجموعه اطلاعاتی است که داشبورد نصب شده در اتومبیل به صاحبان آن ارائه خواهد داد. کلیه این اطلاعات با وجود حیاتی و لازم بودن تنها به صورت یک هشدار عمل خواهند نمود و نسبت موفقیت به نحوه تصمیم‌گیری و سرعت عمل صاحب اتومبیل وابسته می‌باشد. شاید به نظر برسد که داشبورد اتومبیل تنها یک لایه نمایش شکیل با طراحی مناسب است، اما اگر چند لحظه به اتومبیلی فکر کنید که نمی‌توانید اطلاعی از وضعیت درونی آن داشته باشید و تمام سفرتان را باید با حدس و گمان و احتمال‌های غلط و درست و تصمیم‌گیری‌های مبهم طی کنید! و این وضعیت قطعاً غیر قابل تحمل خواهد بود.

نرم‌افزار داشبورد مدیریتی تسما  این امکان را به مدیران سازمان می‌دهد که در هر لحظه عملکرد سازمان خود را مشاهده کرده و وضعیت آن‌ را نسبت به هدف نهایی پایش کنند. با استفاده از داشبورد مدیریتی مدیران سازمان قادر خواهند بود به سادگی در یک محیط زیبا و غیر پیچیده، بر بخش‌ها و یا واحدهای تحت مدیریت خود  نظارت کامل و به روز داشته باشد.

مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه چیست ؟ معرفی شاخص‌های بهترین نرم افزار مدیریت پروژه

 داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد یا کنترل پنل مجموعه‌ای از معیارهای جمع‌آوری‌شده است. داشبورد مدیریتی به گونه‌ای سازماندهی می‌شود که بتوان تا حد امکان اطلاعات بیشتری را به وضوح مشاهده کرد. به عنوان مثال، داشبورد مدیریتی برای خلبانان اطلاعاتی از جمله سرعت، دور در دقیقه، سطح سوخت و موارد دیگر را برای یک خلبان هواپیما یا ماشین مسابقه ارائه می‌کند. خلبانان می‌توانند به سرعت تصمیم بگیرند، بدون اینکه چشم خود را برای مدت طولانی از باند یا افق دور کنند. وقتی یک مدیر شرکت را در نظر می‌گیریم، همبستگی آن بسیار واضح است. مدیران کسب و کار باید از اتفاقاتی که در تجارت می‌افتد آگاه باشند و در عین حال کنترل عملیاتی روزانه خود را حفظ کنند. اینکار به آن‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت تصمیمات تاکتیکی بگیرند و با اطلاعات قابل اعتماد برای تصمیمات استراتژیک آماده شوند.

داشبورد مدیریتی به صورت بصری همه شاخص‌های عملکرد کلیدی کسب و کار (KPI) را در یک موقعیت نشان می‌دهد. داشبوردهای مدیریتی در قالبی آسان برای خواندن ارائه می‌شوند و با مدیران شرکت تا سطح C به اشتراک گذاشته می‌شوند، به طوری که همه اهداف، معیارها، آیتم‌های اقدام و KPIها برای دیدن همه تنظیم شده‌اند. این داشبوردها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا پیشرفت و موفقیت معیارهای شرکت را پیگیری کنند و مدیریت را قادر می‌سازند تا در مورد اهداف تجاری آینده تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کند.  داشبوردهای مدیریتی ممکن است شامل نمودارها، تصاویر، جداول، داده‌های عددی و داده‌های مطالعات موردی یا ترکیبی از این عناصر باشند. این داشبوردها ابزارهای حیاتی برای فرآیندهای مدیریت ساده هستند که به طور گسترده به اشتراک گذاشته شده و دیده می‌شوند.

مطالعه بیشتر: شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI به چه معناست؟

 داشبوردها در طول زمان چگونه تکامل یافته اند؟

گفته می‌شود که تکامل داشبورد مدیریتی را می‌توان به چهار دهه قبل ردیابی کرد.

در دهه 1970، کسب و کارها از سیستم‌های پشتیبانی تصمیم (DSS) برای هوش تجاری استفاده کردند.

یک دهه بعد سیستم ‌های اطلاعات اجرایی، یک سیستم پشتیبانی مدیریت که تصمیم‌گیری در سطح اجرایی را تسهیل و پشتیبانی می‌ کند وارد صحنه شد، اما بدون چالش نبود. این روش اشتراک ‌گذاری اطلاعات، چرخش‌‌های آهسته ‌ای برای تازه‌سازی و مدیریت داده‌‌ها داشت و بر سرعتی که کسب ‌و کارها می‌‌توانستند از داده ‌ها برای تصمیم ‌گیری استفاده کنند، تأثیر می‌‌گذاشت.

دهه 1990، دهه‌ای که عصر اطلاعات کشش پیدا کرد. به این معنی بود که انبارهای داده و قابلیت‌های پردازش تحلیلی افزایش یافته و ما را یک قدم به عملکرد جدید و بهبود یافته داشبورد نزدیک‌تر می‌کند.

ساخت داشبورد مدیریتی قبلاً یک فرآیند طولانی بود. اکنون با ابزارهایی به وجود آمده می‌توانید در عرض چند دقیقه یک داشبورد بسازید. با وجود ابزارهای بدون کد یا کد کم، دیگر نیازی به پیشینه فنی یا تحلیلگر برای ساخت داشبورد نیست. داشبوردها ابزاری هستند که به طور گسترده برای مشاغل از مغازه‌های کوچک گرفته تا کارکردهای سازمانی بزرگ برای گزارش دقیق معیارهای خود در زمان مناسب استفاده می‌شوند.

 چرا به داشبورد مدیریتی نیاز است؟

داشبورد مدیریتی، تمام معیارهای کسب و کار را در یک موقعیت، در قالبی ساده و قابل درک از نظر بصری برای مدیران شرکت ساده می‌کنند تا تصویری فوری از اتفاقات کسب و کار شما با جزییات نحوه برتری یا شکست هر تیم به معیارهای سالانه یا فصلی خود دریافت کنند.

برای توضیح بیشتر در مورد اهمیت داشبوردهای مدیریتی، کاتریونا جاسیکا ازTop Vouchers Code خاطرنشان می‌کند: “داشبورد مدیریت، همه چیز در مورد مدیریت KPIهای مهم در یک مکان، اشتراک گذاری بینش و تصمیم گیری سریع بر اساس آخرین اطلاعات دریافتی است.”

 کاربرد داشبورد مدیریتی

یکی از کاربردهای داشبورد مدیریتی این است که امکان مدیریت داده‌ها، دستیابی به داده‌ها و تحلیل داده‌ها را با زمان و هزینه کمتر امکان‌پذیر می‌سازد. داشبورد مدیریتی یکی از مهم‌ترین ابزارهایی است که هر یک از مدیران سازمان باید آن را داشته باشد تا به صورت لحظه‌ای از آنچه در سازمان می‌گذرد آگاه شود. همچنین به مدیران سازمان اجازه می‌دهد که در هر لحظه عملکرد سازمان خود را مشاهده کرده و وضعیت آن‌ را نسبت به هدف نهایی پایش کنند. با استفاده از داشبورد مدیریتی مدیران سازمان قادر خواهند بود به سادگی در یک محیط ساده و غیر پیچیده، بر بخش‌ها و یا واحدهای تحت مدیریت خود نظارت کامل و به روز داشته باشد.

از دیگر کاربردهای داشبورد مدیریتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کمک می‌کند تا پیچیدگی در یک سازمان را مدیریت کنید
• این امکان را می‌دهد که اطلاعات از سراسر سازمان ادغام کنید.
• امکان دسترسی فوری به اطلاعات حیاتی را می‌دهد.
• تصویر واضحی از نحوه انجام پروژه‌های کلیدی می‌دهد.
• به شما کمک می‌کند تا جلسات مدیریتی و موارد اقدام خود را دنبال کنید.

 6 مزیت برتر داشبوردهای مدیریت پروژه

داشبوردهای مدیریت پروژه دارای مزایای زیادی برای هر سازمان مدرن بدون توجه به صنعت یا جایگاه است. در اینجا برجسته‌ترین آن‌ها را ارائه داده ایم:

1. ارتباطات و انسجام

کلید موفقیت در مدیریت پروژه ارتباط است.. کار با نرم‌افزار داشبورد مدیریتی پروژه می‌تواند گزارش‌های تحلیلی گسترده ایجاد کند و تمام این ویژگی‌های کلیدی را به فعالیت‌های استراتژیک انتقال دهد.

2. داده‌های متمرکز

در چشم‌انداز کسب‌وکار دیجیتال امروزی، پروژه‌ها می‌توانند به دلیل تعداد زیاد پلت‌فرم‌ها یا نقاط ارتباطی که باید در نظر گرفته شوند، همراه با انبوهی از داده‌های موجود در هر زمان پیچیده شوند. داشبوردهای مدیریتی پروژه داده‌هایی را ارائه و تجسم می‌کنند که 100% مربوط به یک پروژه خاص است، و دسترسی سریع به تمام بینش‌ها و معیارهای پروژه امکان پذیر است.

3. تقویت همکاری

پروژه‌ها معمولاً شامل چندین بخش و تیم است که وظایف مشترک را انجام می‌دهند. در بسیاری از موارد، یک تیم نمی‌تواند یک کار جدید را قبل از اینکه سایر مناطق کار خود را تکمیل کنند، شروع کند. با پیاده‌سازی داشبوردهای مدیریت پروژه می‌توان به تمام اطلاعات مرتبط با هم در یک مکان دسترسی داشت و همچنین می‌توان از وضعیت مراحل مختلف پروژه مطلع شد. این امر همکاری، بین بخشی را امکان پذیر می‌کند که منجر به محیطی بسیار پربارتر می‌شود.

4. اطلاعات هدفمند

علاوه بر این، با به دست آوردن توانایی مقایسه داده‌های بصری قابل هضم، می‌توانید روندها و نقاط ضعف را شناسایی کنید و موفقیت پروژه‌های خود را به طور قابل توجهی بهبود بخشید.

5. استفاده از داده‌های زمان واقعی

داشبورد مدیریتی پروژه به شما این امکان را می‌دهند که دائماً اطلاعات را در زمان واقعی دریافت کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید میزان زمان صرف شده برای بخش خاصی از پروژه را پیگیری کنید، داده‌های به موقع تضمین می‌کنند که اطلاعات مناسب را در زمان مناسب در اختیار دارید.

6. یک نمای کلی از پروژه کامل

در گذشته می‌توانستید یک گزارش سنتی ایجاد و با داده‌های تاریخی کار کنید تا بینش‌هایی برای آینده به وجود آورید، اما امروزه می‌توانید برای مثال یک گزارش رسانه‌های اجتماعی یا داشبورد مدرن و موثر بسازید و تمام نقاط تماس خود را به صورت واضح در اختیار داشته باشید.

 ویژگی نهایی داشبورد: تجسم داده ها

انتخاب تجسم داده مناسب برای داشبورد مدیریتی یک عنصر حیاتی در طراحی داشبورد است. تجسم داده‌ها در داشبورد، نمایش گرافیکی داده‌های شما هستند. هنگام انتخاب تجسم داده، هدف را در نظر بگیرید. به هر حال، تجسم‌ها انتقال اطلاعات پیچیده را تا حدودی ساده می‌کنند. تشخیص روندها در نمودار برای کاربر نهایی در مقایسه با غربال کردن صفحات گسترده بی‌پایان بسیار آسان‌تر است.
سه نوع متداول تجسم داده در طراحی داشبورد مدیریتی وجود دارد:

• جداول
• نمودارهای خطی
• نمودار میله

در ادامه هر کدام از موارد بالا را به طور خلاصه شرح داده ایم.

1- جداول
جدول یکی از انواع تجسم داده در طراحی داشبورد مدیریتی است. اگر شما از آن دسته افرادی هستید که برای تصمیم گیری‌های مبتنی بر داده به کمیت همه چیز نیاز دارید، تجسم جدول مناسب است. جداول برای سازماندهی داده ‌ها در ستون ‌ها و ردیف ‌ها استفاده می‌شوند و ممکن است حاوی عناصر گرافیکی اضافی مانند نمودارهای گلوله یا نمودار سلولی باشند.
از یک جدول برای موارد زیر استفاده کنید:

• نمایش مجموعه داده‌های دو بعدی که می‌توانند به طور طبقه بندی شده سازماندهی شوند.
• برای تجزیه مجموعه داده‌های بزرگ با یک مسیر طبیعی

از جدول برای موارد زیر استفاده نکنید:

• نمایش مقادیر زیادی از داده ها. این امر باعث زیاد شدن جداول می‌شود.

بهترین روش‌ها برای تجسم جدول

• به ترتیب داده‌های خود توجه کنید. قبل از اینکه به سراغ گرافیک بروید، ابتدا برچسب ها، دسته‌ها و اعداد را قرار دهید.
• از بهم ریختگی اجتناب کنید: بیشتر از 10 ردیف مختلف در جدول خود اجتناب کنید.

2- نمودار خطی

نمودار خطی یکی دیگر از انواع تجسم داده در طراحی داشبورد مدیریتی است. نمودارهای خطی برای ترسیم مقادیری استفاده می‌شود که روندها را در طول زمان در قالبی فشرده و دقیق نشان می‌دهد تا بتوانید به سرعت اسکن کنید و روندها را درک کنید. نمودارهای خطی ممکن است چندین سری داشته باشند تا امکان مقایسه را فراهم کنند. شایان ذکر است که استفاده مناسب از رنگ در تجسم داده مهم است تا امکان تفسیر آسان را فراهم کند.

از نمودار خطی برای موارد زیر استفاده کنید:

• درک روندها، الگوها و نوسانات داده ها
• مقایسه چندین سری مجموعه داده‌های مختلف و در عین حال مرتبط
• جهت پیش بینی‌هایی فراتر از داده‌های خود

از نمودار خطی برای موارد زیر استفاده نکنید:

• ارائه یک نمای عمیق از داده‌ها (تجسم‌های دیگری برای این کار مناسب‌تر هستند)

بهترین روش‌ها برای تجسم نمودار خطی

• برای هر دسته‌ای که مقایسه می‌کنید، رنگ متفاوتی به کار ببرید و از خطوط ثابت جهت واضح و مختصر بودن استفاده کنید.
• برای خواندن آسان، از مقایسه بیش از چهار دسته در یک نمودار خودداری کنید.

3- نمودار میله ای

احتمالاً با نمودارهای میله‌ای آشنا هستید چرا که یکی از محبوب‌ترین انواع تجسم داده‌ها در طراحی داشبورد مدیریتی هستند. نمودارهای میله‌ای داده‌های شما را به صورت میله‌های مستطیلی سازماندهی می‌کنند که مقایسه مجموعه داده‌های مرتبط را آسان می‌کند.

از نمودار میله‌ای برای موارد زیر استفاده کنید:

• مقایسه دو یا چند مقدار در یک دسته
• مقایسه اجزای یک کل
• مقایسه کمتر از 10 گروه داده (برای تجربه کاربری بهینه)
• درک اینکه چگونه مجموعه داده‌های متعدد با یکدیگر مرتبط هستند

از نمودار میله‌ای برای موارد زیر استفاده نکنید:

• تجسم یک مقدار در یک دسته
• تجسم داده‌های پیوسته

بهترین روش‌ها برای تجسم نمودار میله ای

• از رنگ‌ها و برچسب‌های ثابت استفاده کنید تا بتوانید به راحتی روابط را شناسایی کنید.
• محور y را ساده کنید و فراموش نکنید که از 0 شروع کنید تا داده‌ها مرتب شوند.

 5 نکته طراحی داشبورد برای شروع

در زیر 5 نکته وجود دارد که می‌توانید هنگام ساخت و به اشتراک گذاری داشبورد مدیریتی خود در ذهن داشته باشید.

1. داشبورد خود را با در نظر گرفتن مخاطبان خود طراحی کنید

داشبورد کارآمد، داشبوردی است که پیامی واضح را منتقل می‌کند. پس داشبوردها یک ابزار ارتباطی هستند و اولین قانون ارتباط موثر این است که مخاطب خود را تعریف کنید.

بسیار مهم است که از همان ابتدا بدانید چه کسی و چگونه از داشبورد مدیریتی شما استفاده خواهد کرد. بسته به اینکه چه کسی مخاطب شما باشد، داشبورد شما ممکن است در دستگاه‌های تلفن همراه، مرورگرهای وب قابل اجرا باشد، همه این‌ها هنگام شروع به طراحی داشبورد خود ملاحظات مهمی هستند.

به عنوان مثال داشبورد خودرو را در نظر بگیرید، داشبورد کسب و کار، کاربران را پشت فرمان قرار می‌دهد تا بتوانند عملکرد تجاری خود را از طریق تجسم داده‌ها درک کنند. درست مانند زمانی که در حال رانندگی با ماشین هستید، نیازی به درک ویژگی‌های هر فرآیند زیر کاپوت ندارید. اما شما باید بتوانید عملکرد خودرو را ارزیابی کنید تا بتوانید تشخیص دهید که چه زمانی اشتباه است و چه زمانی باید به مشکلات رسیدگی کنید. داشبورد ماشین شما اطلاعات کافی را برای مدیریت وسیله نقلیه به شما ارائه می‌دهد و همان اصول باید در داشبورد کسب و کار شما اعمال شود. باید اطلاعات درست را در زمان مناسب به فرد مناسب ارائه دهد.

2. معیارهای کلیدی خود را شناسایی کنید

“من سعی می‌کنم چه مشکلی را حل کنم؟” این باید سوال شماره 1 باشد که هنگام ساخت داشبورد مدیریتی از خود می‌پرسید. داشبورد شما به معیارها و KPI‌هایی که می‌خواهید ردیابی کنید بستگی دارد. اگر با شناسایی معیارهای مهم شروع کنید، ایده بهتری از نتیجه نهایی خواهید داشت.

3. محیط کاربری

زمینه داشبورد بسیار مهم است. مطمئن شوید که زمینه نحوه مشاهده داشبورد مدیریتی را هنگام ایجاد آن در نظر گرفته اید. مرحله اول شناسایی مخاطبان خود است، بنابراین اکنون باید تصاویری را انتخاب کنید که برای آن‌ها معنادار باشد. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است داشبورد جمع و جور با تجسم‌های واضح و ساده بخواهد تا بتوان آن را در یک نگاه بخواند. در حالی که، یک تحلیلگر یا بازاریاب فنی ممکن است بخواهد با تجسم‌های پیچیده‌تر در داده‌ها عمیق‌تر شود.

4. طراحی برای اقدام فوری

اثربخشی یک داشبورد مدیریتی به این بستگی دارد که چگونه می‌تواند وضعیت فعلی معیارهای مهم را به اشتراک بگذارد. داشبوردها باید مخاطبان شما را برانگیزند، مانند تشویق موفقیت‌ها، مطرح کردن یک موضوع به کل سازمان یا فراخوان یک جلسه. یک نکته طراحی: همیشه در استفاده از رنگ‌ها و نمادها کمتر اشتباه کنید تا از اشتباه گرفتن با اعلان‌ها و نشانگرها جلوگیری شود.

5. تست، ارزیابی و تنظیم

هنگامی که شما و تیمتان از داشبورد خود برای بهبود عملکرد آن استفاده می‌کنید، بازخورد مفیدی وجود خواهد داشت. با استفاده از بازخورد تولید شده توسط کاربر، می‌توانید اثربخشی تیم یا سازمان خود را بهبود بخشید و اطمینان حاصل کنید که با اهداف مخاطبان خود مطابقت داشته باشد. همچنان از درخواست بازخورد نترسید! در نهایت شما را به سازنده و طراح داشبورد بهتری تبدیل می‌کند.

 تفاوت با گزارش گیری سنتی

در قرن بیست و یکم باید به داده‌ها دسترسی داشته باشید تا تصمیمات هوشمندانه‌تر و بهتری بگیرید و عادت‌های بیهوده را کاهش دهید. منصفانه است که بگوییم صرف نظر از صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، برای به دست آوردن یک دید کلی از جایی که هستید (و جایی که می‌خواهید باشید)، باید داده‌های تجاری دقیق و درست ارائه شده داشته باشید. اینجاست که داشبوردها و گزارش‌ها وارد می‌شوند.

به کدام یک نیاز دارید: داشبورد یا گزارش؟

پاسخ در این است که شما می‌خواهید از داده‌ها برای چه منظوری استفاده کنید. اگر مجموعه‌ای متمرکز و خاص از داده‌ها را برای هدف خود ارائه می‌دهید، گزارش ایده آل است. گزارش می‌تواند ثابت باشد یا با راه حل صحیح، می‌توان از مقادیر پویا مانند محدوده داده یا مکان برای افزایش اثربخشی گزارش استفاده کرد. از سوی دیگر، داشبوردها برای تصویر بزرگ ایده‌آل هستند و نمای سطح بالایی از روندها یا شاخص‌های کلیدی عملکرد را ارائه می‌دهند که کاربران می‌توانند آن را سفارشی کنند و با آن تعامل داشته باشند.

اساساً، گزارش در یک بازه زمانی به ویژه هنگام ارائه اطلاعات و داده‌ها به سهامداران مانند مدیران عامل یا هیئت مدیره مفید است. این به شما امکان می‌دهد اطلاعاتی را که ارائه می‌دهید توضیح دهید، نه اینکه صرفاً مجموعه‌های داده‌ای را خارج از زمینه ارائه دهید. کسانی که فعالانه کار می‌کنند می‌توانند از داشبورد استفاده کنند تا ببینند چگونه به اهداف می‌رسند یا چه زمانی معیارهای مهم تغییر می‌کنند. آن‌ها به کارمندان کسب ‌و کار اجازه می‌ دهند تا با اهداف یا مقاصد بزرگ‌‌تر در تعامل باقی بمانند، همچنین اگر داده ‌ها نشان می‌‌دهند که یک عملیات خاص به خوبی کار نمی‌کند، فرصتی را برای تغییر مسیر چابک فراهم می‌کنند.

 داشبورد مدیریت و گزارش مدیریتی

ممکن است به نظر برسد که این اصطلاحات قابل تعویض هستند، اما چند تفاوت مهم بین این دو وجود دارد.
در ابتدا به شباهت‌ها می‌پردازیم. داشبورد مدیریتی و گزارش هر دو:

• استناد به داده‌های مبتنی بر تاریخ
• ترکیب چندین معیار
• تفاوت داشبورد و گزارش عبارتند از:
• گزارش‌ها ثابت می‌باشند، در حالی که داشبوردها دارای به‌روزرسانی ‌های زنده و پویا هستند.
• گزارش‌ها اطلاعات مربوط به حوزه‌های شناخته شده مورد علاقه یا اهداف را به اشتراک می‌گذارند.
• داشبورد، حیطه مورد علاقه یا اهداف شناخته شده را نظارت می‌کند.

 انتخاب شاخص‌ها برای داشبورد مدیریتی

زنجیره فرآیند خود را تجزیه و تحلیل و حوزه‌هایی را که به کسب و کار شما ارزش می‌دهند شناسایی کنید. به عبارتی دیگر آن‌هایی که ارزش درک شده بیشتری را به مشتری نهایی ارائه می‌دهند. تنظیم KPI برای فرآیندهایی که به کسب و کار شما مرتبط نیستند، تنها داشبورد مدیریتی شما را پر از اطلاعاتی می‌کند که چیزی به تصمیم گیری اضافه نمی‌کند. فاکتور مهم دیگر  شاخص‌های کلیدی عملکرد باید به راحتی قابل اندازه گیری باشند و امکان خطای کالیبراسیون را نداشته باشند. اگر این اتفاق بیفتد، حتی اگر داده‌ها مرتبط باشند، غیر قابل اعتماد خواهند بود. یک KPIباید با اعداد نشان داده شود که شاخص نامیده می‌شوند، که تفسیر آن‌ها توسط کل تیم ساده می‌باشد. در نهایت، می‌توان  KPIهایی را تعریف کرد که نتایج را نشان می‌دهند و موارد دیگری که نشان می‌دهند آیا در مسیر درستی هستید یا خیر. به این‌ها شاخص‌های روند هم می‌گویند. به عنوان مثال: ارزش فروش ماهانه، نتیجه‌ای را اندازه گیری می‌کند و می‌تواند تعیین کند که آیا عملکرد در پایان دوره خوب بوده است یا خیر.

تعداد مظنه‌های فروش درخواستی شاخصی است که می‌تواند به پیش بینی خوب بودن فروش قبل از پایان دوره کمک کند. نکته مهمی که باید در نظر داشته باشید: داشبورد مدیریتی تصویری از وضعیت شرکت شما در آن زمان نشان می‌دهد. شما باید با مقایسه دو نوع KPI ذکر شده در بالا، آن را به درستی تفسیر کنید تا ایده‌ای از نتایج آینده داشته باشید.

مطالعه بیشتر: راهنمای تدوین برنامه استراتژیک

 داشبورد مدیریت و شاخص‌های کلیدی عملکرد

از نرم افزار داشبورد می‌توان برای فیلتر کردن داده‌ها و اطلاعات ناخواسته استفاده کرد تا اطمینان حاصل شود که KPIهای اصلی به دست آمده با مخاطبان مورد نظر مرتبط هستند.

اگرچه انتخاب مسیر آسان ممکن است وسوسه انگیز باشد، باید سعی کنید و مطمئن شوید که KPI‌های شما در بلندمدت برای کسب و کار شما مفید هستند. در ادامه فهرستی از دستورالعمل ‌ها تهیه شده است تا اطمینان پیدا کنید که KPIهای داشبورد مدیریتی در مدت زمان طولانی ‌تری مؤثر و مرتبط باقی خواهند ماند:

• اطمینان حاصل کنید که KPIها با نیازهای در حال تغییر کسب و کار شما مرتبط هستند.
• KPI‌های خود را کاربردی و معنادار کنید.
• KPI‌های شما باید به طور مداوم اندازه گیری شوند.
• اطمینان حاصل کنید که KPI‌های شما برای افرادی که در نظر گرفته شده است مناسب است.
• داشبوردها را ساده و کاربرپسند نگه دارید و مطمئن شوید که خواسته ‌های نهایی کاربر را در نظر می‌گیرید.
• برای داده‌هایی که استفاده می‌کنید محتوا ارائه دهید
• به طور منظم به روز رسانی و آموزش دهید و با تیم‌های خود در مورد اهمیت KPI‌ها ارتباط برقرار کنید.
• اندازه گیری بازگشت سرمایه (ROI)
• دامنه استقرار خود را ارزیابی کنید و ببینید چه چیزی را می‌توان ارتقا داد و بهبود بخشید

 معیارها و KPI که باید در هر داشبورد مدیریتی گنجانده شود

بسیاری از متخصصان در این حوزه 7 معیار زیر را برای ایجاد داشبورد مدیریتی پیشنهاد داده‌اند که عبارتند از:

• هزینه جذب مشتری (CAC)
• نشانگرهای وضعیت قرمز-کهربایی-سبز (RAG).
• عملکرد کمپین و کلیک ها
• مقایسه ربع به فصل
• زمان در صفحه و طول مدت جلسه
• سود و زیان ماهانه
• درآمد هدف در مقابل درآمد واقعی

هزینه جذب مشتری  (CAC)

CAC یکی از معیارهایی است که باید در داشبورد مدیریتی گنجانده شود. هزینه جذب مشتری (CAC)  هزینه به دست آوردن یک مشتری جدید یا مجموع پولی است که تیم شما برای بازاریابی، جذب و وسوسه کردن مشتری برای تصمیم گیری خرید خرج می‌کند.

ممکن است فکر کنید، اگر ما در حال کسب درآمد هستیم، آیا واقعاً مهم است که جذب مشتری جدید چقدر هزینه دارد؟ همانطور که براون توضیح می‌دهد، هنگامی که CAC خود را بشناسید، می‌دانید که آیا حمایت یک مشتری خاص واقعاً ارزش آن را دارد یا خیر. با ایجاد و اندازه‌گیری CAC با ارزش طول عمر مشتری (CLV)، می‌توانید بدانید که کدام کانال‌های جذب مشتری کار می‌کنند و کدامیک باید به طور کامل یا جزئی بازنگری شوند.

اگر یکی از راه‌های جذب مشتری بیش از ارزش خالص جذب آن مشتری یا چندین مشتری هزینه داشته باشد، ضروری است بدانید که برای بازگرداندن حاشیه سود به سطح مناسب، باید هزینه‌های خود را کاهش دهید.

نشانگرهای وضعیت قرمز-کهربایی-سبز (RAG)

نشانگرهای وضعیت RAG یک عنصر بصری (مناسب برای داشبورد مدیریتی شما) هستند که از رنگ‌های قرمز، کهربایی (زرد) و سبز برای نشان دادن اینکه کدام پروژه‌ها و محصولات تحویلی نیاز به توجه فوری دارند، استفاده می‌کنند.

گاهی اوقات به عنوان مقادیر شاخص “روشنایی ترافیک” شناخته می‌شود، رنگ‌ها مخفف:

• قرمز: نامطلوب، منفی، نیاز به اقدام فوری دارد
• کهربا: خنثی، طبق معمول عمل کنید
• سبز: مطلوب، مثبت، کمتر به اقدام فوری نیاز دارد

همانطور که آدام چیس از Music Minds توضیح می‌دهد، “شاخص‌های RAG  واقعا برای کمک به اولویت بندی مواردی که نیاز به توجه دارند مفید هستند. از آنجایی که مدیران مشغله‌های زیادی داشته و زمانی برای بررسی تجزیه و تحلیل ندارند. یک داشبورد مدیریتی باید به سرعت اطلاعات حیاتی را منتقل کند و این نشانگرها به انجام این کار کمک می‌کنند.

آلخاندرو ریوخا از So Influential به این موضوع بیشتر می‌پردازد و خاطرنشان می‌کند: «داشتن وضعیت‌های RAG در داشبورد مدیریتی بسیار مهم است، زیرا آن‌ها به تیم کمک می‌کنند از تمرکز فوری مطلع شوند. به عنوان مثال اگر اندازه گیری سبز باشد، آن‌ها می‌توانند از آن بگذرند و توجه بیشتری به نشانگرهای قرمز داشته باشند. داشتن نمودارها بر روی صفحه نمایش خوب است، اما برای ارزیابی عملکرد خود باید یک دید کلی از اهداف خود داشته باشید.

عملکرد کمپین و کلیک ها

اگرچه ممکن است کلیک‌ها بر روی تبلیغات شما و هزینه آن کلیک‌ها به عنوان یک شاخص تخصصی‌تر برای افزودن به داشبورد مدیریتی به نظر برسد، با در نظر گرفتن این موضوع به عملکرد کمپین به‌عنوان یک کل فکر کنید و آن را در داشبورد مدیریتی خود قرار دهید چرا که معیاری است بر درآمد تاثیر می‌گذارد.

بارت تورچینسکی از ResumeLab اهمیت این موضوع را بیشتر توضیح می‌دهد: «ما می‌توانیم عملکرد کمپین‌هایمان را با کلیک‌ها، هزینه‌های ما و هزینه‌های هر مشتری ببینیم. دیدن ثمره تلاش‌هایمان به این وضوح عالی است. ما از این امر برای تقویت روحیه کسانی که این کمپین‌ها را پیش می‌برند استفاده می‌کنیم. اگر در این معیار ضعیف باشیم، می‌توانیم به سرعت خود را تطبیق دهیم و به تیم کمک کنیم.»

مطالعه بیشتر: آشنایی با مراحل کنترل پروژه

مقایسه سه ماهه

ملانی موسون از InsureFresno.com توضیح می‌دهد: «روندها و پیشرفت‌های بلندمدت بیشتر از نوسانات زمان حال اهمیت دارند. با مقایسه پیشرفت سه ماهه و سال‌های گذشته، می‌توانید همه چیز را در چشم انداز حفظ و نگهداری کنید. ممکن است شما اخیراً افتی را تجربه کرده باشید، اما دیدن اینکه بهتر از یک سال پیش عمل می‌کنید، می‌تواند دلگرم کننده باشد.”

قرار دادن این مورد بر روی داشبورد مدیریتی نشان‌دهنده زمینه‌های نگرانی یا تحسین است که تیم اجرایی می‌تواند توجه مدیران فردی را بدون توجه به اینکه عملکرد شما بهتر یا بدتر از سه ماهه یا سال مالی قبل است، جلب کند.

مدت زمان در صفحه و طول مدت جلسه

یکی دیگر از معیارهایی که باید در داشبورد مدیریتی گنجانده شود مدت زمان در صفحه وب سایت است. مدت زمان در صفحه می‌تواند به تیم بازاریابی شما اطلاع دهد که چه نوع محتوایی برای خوانندگان مفید و جالب است و چه چیزی جالب نیست. دانستن این موضوع می‌تواند به اصلاح مواردی که در صفحات لندینگ و پست‌های وبلاگ در آینده اضافه شود کمک کند. این امر ممکن است تأثیر مستقیمی بر درآمد نداشته باشد، اما به طور غیرمستقیم بر نتایج درآمد تأثیر می‌گذارد.

میشل دوانی از lovedevani یک معیار بازاریابی خاص را مورد بحث قرار می‌دهد که شامل: میانگین مدت جلسه است. دوانی خاطرنشان می‌کند: «مدت زمانی که کاربر در وب‌سایت شما باقی می‌ماند را تشخیص می‌دهد و می‌تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید آیا محتوای مفیدی دارید یا خیر. به طور کلی، اگر کاربر 2 تا 3 دقیقه خوب در سایت شما بماند، نتیجه خوبی خواهید داشت زیرا به این معنی است که به محتوای شما علاقه مند است. این به شما کمک می‌کند تا بدانید که آیا باید موضوعات یا شیوه نوشتن خود را تغییر دهید تا کاربران بیشتری جذب کنید یا کاری را که انجام می‌دهید حفظ کنید زیرا نتایج خوبی کسب می‌کنید.

سود و زیان ماهانه

داشبورد مدیریتی شما در هر زمانی از سال مالی در نرم افزار داشبورد کسب و کار شما قابل دسترسی است: ابتدا، پایان هر سه ماهه، نیمه یا در پایان سال. به این معنی است که توانایی ردیابی سود و زیان ماهانه برای تیم اجرایی جهت پیگیری بسیار عالی است.

کارن گوردون از Goodshuffle Pro عمیق‌تر به این موضوع می‌پردازد. گوردون خاطرنشان می‌کند: «درآمد به خودی خود نشان دهنده عملکرد خوب یک شرکت نیست. اگر هر هفته درآمد فوق‌العاده بالایی داشته باشند، اما هزینه‌های سربار/تولیدشان بالا باشد، دوام نخواهند داشت. شرکت‌هایی که دوام می‌آورند، آن‌هایی هستند که به طور مداوم ماه‌هایی را با سود به پایان می‌رسانند. همیشه ماه‌هایی وجود خواهند داشت که با ضرر تمام ‌شوند، اما روند کلی باید به سمت سودهای قابل توجه حرکت کند، چرا که به مراقبت از این ضررها کمک می‌کند.

درآمد هدف در مقابل درآمد واقعی

درآمد چیزی است که تقریباً همه می‌توانند پشت سر بگذارند. زیرا هر تیم در سازمان شما به طور مستقیم یا غیرمستقیم در درآمد شرکت دخیل است.

خواه این تیم فروش باشد که تأثیر مستقیمی بر درآمد دارد، یا بازاریابی، که ممکن است تأثیر غیرمستقیم بر درآمد داشته باشد، شفاف بودن در مورد اهداف درآمدی در نظر گرفته شده و واقعی در داشبورد مدیریتی شما می‌تواند درآمد را برای مدیریت بالاتر در نظر بگیرد.

دوین اهرن از Mid Fl Material Handling به این نکته اشاره می‌کند. Ahern خاطرنشان می‌کند: «این معیار بسیار مهم است زیرا نشان می‌دهد که شرکت شما در برابر برنامه فروش شما چگونه عمل می‌کند. پشت پیش بینی درآمد می‌تواند نشان دهنده تعدادی از مشکلات مختلف باشد از کوچک شدن قیف فروش گرفته تا تیم فروش با عملکرد ضعیف. اگرچه نمی‌توان دلیل اصلی را بدون کاوش عمیق‌تر نشان داد. اما این آمار بینش فوری در مورد موفقیت فروش ارائه می‌کند.

برای مطالعه بیشتر: انواع مدل‌های ارزیابی جهت بررسی کارکنان و سازمان

 انواع داشبورد مدیریتی (و نحوه انتخاب مناسب برای خود)

سه نوع داشبورد مدیریتی وجود دارد: عملیاتی، استراتژیک و تحلیلی. اما چگونه می‌توان فهمید که کدام نوع مناسب برای کسب و کار شماست؟

به طور خلاصه:

• داشبوردهای عملیاتی به شما می‌گویند که اکنون چه اتفاقی می‌افتد.
• داشبوردهای استراتژیک، شاخص‌های کلیدی عملکرد را دنبال می‌کنند.
• داشبوردهای تحلیلی، داده‌ها را برای شناسایی روندها پردازش می‌کنند.

داشبورد عملیاتی چیست؟

یکی از انواع داشبورد مدیریتی، داشبوردهای عملیاتی است که به این سوال پاسخ می‌دهند: “الان چه اتفاقی می‌افتد؟” یک داشبورد عملیاتی برای نظارت بر داده‌های لحظه‌ای یا تراکنش در برابر معیارهای کلیدی و KPI استفاده می‌شود. داده‌های داشبوردهای عملیاتی اغلب به روز می‌شوند – حتی تا دقیقه!

داشبوردهای عملیاتی طوری طراحی شده‌اند که در طول جریان کاری روزانه شما یکپارچه شوند. آن‌ها اغلب حاوی اطلاعات زمینه‌ای نیز هستند، بنابراین کاربران می‌توانند داده‌ها را کاوش کرده و از آن در فرآیند تصمیم گیری استفاده کنند.
معیارهایی که می‌توانید در داشبورد عملیاتی ردیابی کنید

• معیارهای عملکرد وب سایت مانند کاربران جدید یا نرخ پرش
• تعداد فالوورها یا نظرات در کانال‌های رسانه‌های اجتماعی شما

داشبورد استراتژیک چیست؟

داشبوردهای استراتژیک یکی دیگر از انواع داشبورد مدیریتی است که توسط مدیران اجرایی برای نظارت بر وضعیت KPI‌ها استفاده می‌شود. اطلاعات داشبورد استراتژیک کمتر از داشبورد عملیاتی فوق الذکر به روز می‌شود.

داشبوردهای استراتژیک به گونه‌ای طراحی شده‌اند که یک بار در روز مشاهده شوند تا از مدیران اجرایی در حفظ شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمانی حمایت کنند. اغلب، داشبوردهای استراتژیک، عملکرد را در یک دوره زمانی (ماه، سه ماهه، سال) خلاصه می‌کنند.
معیارهایی که می‌توانید در داشبورد استراتژیک ردیابی کنید

• عملکرد مالی ماهانه، سه ماهه یا سالانه
• نرخ رشد حساب و MRR
• سود قبل از بهره، مالیات، استهلاک

داشبورد تحلیلی چیست؟

از دیگر انواع داشبورد مدیریتی، داشبورد تحلیلی است. داشبوردهای تحلیلی حجم زیادی از داده‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنند و به کاربران امکان می‌دهد روندها را بررسی کنند، نتایج را پیش بینی کنند و بینش‌ها را کشف کنند و اهدافی را بر اساس بینش در داده‌های تاریخی تعیین کنند.
معیارهایی که می‌توانید در داشبورد تحلیلی ردیابی کنید:

• ارزش قرارداد سالانه برای نظارت بر ارزش دلاری یک قرارداد معمولی
• افزایش کاربران فعال روزانه را در یک دوره زمانی درک کنید.

داشبورد مدیریتی مالی چیست؟

داشبورد مدیریتی مالی ابزاری است که به شما کمک می‌کند داده‌های مالی را تجسم و راحت ‌تر درک کنید. داشبوردهای مالی را می‌توان بر اساس نیازهای منحصر به فرد تنظیم کرد. مدیران مالی، تیم‌های آن‌ها و شرکای تجاری اغلب از داشبوردهای مالی برای مدیریت شاخص ‌های مالی و عملیاتی حیاتی و KPIها در زمان واقعی استفاده می‌کنند. داشبوردهای مالی ابزارهای تجسم داده‌ها هستند که به مدیران مالی، تیم‌هایشان و شرکای آن‌ها در واحدهای تجاری کمک می‌کنند تا در زمان واقعی معیارهای عملیاتی و مالی حیاتی را ارائه می‌دهد.

چالش‌های داشبوردهای مالی

طراحی و ساخت داشبورد مدیریتی مالی می‌تواند چالش برانگیز باشد. به این علت که تیم‌های مختلف به داده‌ها و بینش‌های متفاوتی نیاز دارند و جمع آوری همه این اطلاعات هرگز آسان نیست، به خصوص اگر هنوز از صفحات گسترده Excel استفاده می‌کنید.

در حالی که فروش و امور مالی از داشبوردها برای نگاه کردن به آینده استفاده می‌کنند، حسابداری از همان شاخص‌ها برای نگاه کردن به گذشته استفاده می‌کند. اگر یک طراحی داشبورد اجرایی دارید که این دو را ادغام می‌کند، یا اگر داشبورد شما داده‌ها را در زمان واقعی جمع‌آوری نمی‌‌کند، ممکن است بر اساس داده‌‌های مالی صحیح تصمیم‌گیری نکنید.

پاسخ این نیست که داشبورد مدیریتی مالی بیشتری برای پر کردن شکاف‌ها اضافه کنید. در عوض، از هوش تجاری مالی که روشی هدفمند برای استخراج داده‌ها از منابع متعدد است استفاده کنید تا کل تجارت بتواند آن را درک کند.

3 نمونه از داشبورد مدیریتی مالی

نمونه‌های داشبورد مدیریتی مالی زیر به شما کمک می‌کند تا فراتر از روش‌های تاریخی بروید و از داده‌های هم ‌زمان استفاده کنید تا امور مالی را مشارکتی‌‌تر و استراتژیک‌‌تر کنید.

1. داشبورد مالی فروش و بازاریابی

یک داشبورد مدیریتی مالی فروش و بازاریابی خوب به رهبران این بخش‌ها بینشی نسبت به شاخص‌‌های کلیدی عملکرد (KPI) می‌دهد که تصمیم‌گیری استراتژیک و آینده‌نگر را هدایت می‌کنند. این تیم‌ها احتمالاً قبلاً از گزارش‌دهی با ابزارهایی مانند Salesforce و HubSpot برای نظارت بر برخی KPIهای مالی مهم استفاده می‌کنند. اما داده‌های مالی موجود در آن ابزارها ناقص است.

بدون زمینه مالی عمیق تر، رهبران فروش و بازاریابی نمی‌توانند چالش‌های استراتژیک سخت را حل کنند. آن‌ها خواهند دید که از اهداف درآمدی سه ماهه بعدی عقب مانده اند، اما نمی‌دانند که باید به چند تکرار برسند یا چقدر طول می‌کشد تا تکرارهای جدید پیش از اینکه بتواند به شیوه‌ای معنادار کمک کند، افزایش یابد.

این معیارها را به داشبورد فروش و بازاریابی خود اضافه کنید تا شکاف‌ها را پر کنید:

• فرصت‌های ایجاد شده: کل معاملات ایجاد شده در CRM
• چرخه متوسط فروش: میانگین تعداد روزهای بین ایجاد معامله و تاریخ بسته شدن
• نرخ تبدیل معامله: درصد فرصت‌هایی که به معاملات بسته تبدیل می‌شوند
• میانگین قیمت فروش: میانگین مبلغ رزرو در هر معامله
• تعداد مشتریان: کل مشتریان فعال در پایان یک دوره معین
• CAC: تمام هزینه‌های فروش و بازاریابی در یک دوره تقسیم بر تعداد کل مشتریان جدید در همان دوره ه شروع می‌شود.
• حفظ درآمد: درصدی از درآمد خالص حفظ شده توسط ARR یا MR

2. داشبورد عملکرد مالی

تیم‌ها به یک داشبورد مدیریتی عملکرد مالی اختصاصی نیاز دارند که به آن‌ها کمک کند تا به سرعت سلامت مالی کسب و کار را درک کنند، مسائل عملیاتی را شناسایی کنند و دقیقاً نحوه حل آن‌ها را مشخص کنند تا زمان بیشتری را برای کارهای استراتژیک‌تر آزاد کنند.

به طور معمول، پایان هر ماه با همان چرخه گزارش مالی و بررسی همراه است. اعداد ماه قبل وارد می‌شوند، بررسی‌های مالی برای ناهنجاری‌ها در داده ها، و سپس به صورت دستی هر گونه مشکل عملیاتی را شناسایی و حل می‌کنند. به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که پول نقد در مقایسه با ماه قبل به طور غیرمعمول کم است. باید در صفحات گسترده خود جستجو کنید تا بفهمید کدام صورتحساب‌ها را پرداخت نکرده‌اید و پس از ارسال چک ها، اعداد را تنظیم کنید.

داشبورد مدیریتی عملکرد مالی باید بینشی در مورد کارایی عملیاتی ارائه دهد. شامل معیارهایی مانند:

• جریان نقدی ورودی و خروجی: جریان نقدی خالص
• سود ناخالص: سودآوری با درآمد منهای هزینه درآمد محاسبه می‌شود
• حاشیه ناخالص: سود ناخالص تقسیم بر درآمد کل
• ترکیب هزینه: کل هزینه‌ها به دسته‌های اصلی تقسیم شده و به صورت درصد بیان می‌شود
• درآمد خالص عملیاتی: کل درآمد منهای مخارج عملیاتی مانند دستمزد و بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS)
• صورتحساب ها: کل مبلغ فاکتورها بدون یادداشت‌های اعتباری
• مجموعه ها: کل مبلغ پرداختی مشتری

3.داشبورد مدیریتی CFO

داشبورد مدیریتی CFO مناسب می‌تواند به مدیران مالی و تیم‌هایشان کمک کند تا بینش‌های عملی پیدا کنند که بتوانند نقش مشاوره استراتژیک‌تری را برای کسب ‌و کار به عهده بگیرند.

عملکردهای مالی سنتی و عقب مانده نتوانسته‌اند این نقش را ایفا کنند. آن‌ها در اعداد و ارقام گذشته آنقدر گرفتار شده ‌اند که نمی‌‌توانند در یک نگاه به مدیران اجرایی بینش‌‌هایی در مورد داده ‌های مالی بزرگ بدهند که بتواند تصمیم‌گیری استراتژیک را هدایت کند. زمانی که مدیران بینش به موقع نسبت به معیارهای مالی داشته باشند، می‌توانند فرآیند آماده‌سازی عرشه هیئت‌مدیره را سرعت بخشند و ارزش استراتژیک اعضای هیئت‌مدیره را باز کنند. همچنین آن‌ها می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌تری در مورد مواردی مانند نقشه راه، تغییرات قیمت گذاری و تخصیص بودجه بگیرند.

داشبورد مدیریتی CFO یک نمای کلی از معیارهای کارایی و داده‌‌های مالی ارائه می‌‌دهد تا رهبران مالی بتوانند دید سطح بالاتری از مسیر رشد شرکت داشته باشند.

مدیران در امور مالی نیاز به مشاهده کامل سلامت مالی و عملیاتی کسب و کار دارند، به همین دلیل است که این داشبورد باید شامل معیارهایی مانند:

• CAC: تمام هزینه‌های فروش و بازاریابی در یک دوره تقسیم بر کل مشتری جدید در همان دوره
• قانون 40: درصد رشد درآمد به اضافه درصد حاشیه سود
• نسبت سریع SaaS: نسبت رشد درآمد در مقایسه با رشد ریزش
• حفظ درآمد: درصد درآمد خالص باقی مانده توسط ARR یا MRR
• سوخت خالص: جریان نقدی حاصل از عملیات (پول نقدی کمتر از نقدینگی) در یک دوره معین، به استثنای نقل و انتقالات بانکی و تراکنش‌های تامین مالی
• موجودی نقدی: کل موجودی حساب‌های «معادل نقد» در پایان هر دوره
• درآمد مکرر: مجموع درآمد مکرر برای یک دوره معین که به صورت ARR، MRR یا MRR سالانه ارائه می‌شود.

داشبورد منابع انسانی چیست؟

داشبورد مدیریتی HR یک ابزار مدیریتی است که اطلاعات، گزارش‌ها و KPIهای مرتبط با منابع انسانی را تجسم و خلاصه می‌کند. این به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهد تا معیارهای مربوط به عملکرد ابتکارات و بخش‌های مختلف را ردیابی و تجزیه و تحلیل کنند، به سازمان‌دهی، گزارش‌دهی، تصمیم‌گیری و جمع‌آوری بینش‌های ارزشمند کمک کنند.

چه معیارهایی را باید در گزارش منابع انسانی لحاظ کنید؟

بسته به هدف داشبورد مدیریتی منابع انسانی خاص، گزارش‌های منابع انسانی می‌تواند شامل چندین معیار باشد. برخی از معیارهای رایج داشبورد منابع انسانی عبارتند از:

• تعداد کارمندان
• نوع کارمند
• جمعیت شناسی کارکنان
• نسبت بازنشستگی
• میانگین سن بازنشستگی
• نسبت کارمند زن به مرد
• نرخ گردش مالی
• میانگین دوره شغلی
• زمان پر کردن
• هزینه هر استخدام
• هزینه آموزش
• میزان غیبت
• میانگین و متوسط حقوق بر اساس سن و جنسیت

چند نمونه از داشبورد مدیریتی منابع انسانی

داشبورد مدیریتی منابع انسانی را می‌توان برای برآوردن نیازهای منحصر به فرد سازمان، با ترکیب معیارهای مختلف و نقاط داده برای برآوردن اهداف مختلف، سفارشی کرد. برخی از نمونه‌های داشبورد منابع انسانی که ممکن است مشاهده کنید عبارتند از:

• داشبورد منابع انسانی KPI: این نوع داشبورد معیارهای رایج KPI مانند تعداد کار، رشد، حفظ و غیبت را ردیابی می‌کند.
• داشبورد عملکرد: داشبوردی متمرکز بر عملکرد که به شما امکان می‌دهد عملکرد کارکنان و تیم‌‌ها را بر اساس معیارهایی مانند غیبت، میانگین دوره تصدی، جابجایی غیرارادی، میانگین ساعات اضافه کاری، بهره‌وری کارکنان و موارد دیگر مشاهده کنید.
• داشبورد استخدام: این داشبورد معیارهای پرطرفدار HR همه چیز مربوط به استخدام را بررسی می‌کند، از جمله زمان تکمیل، هزینه تکمیل، هزینه هر استخدام و غیره
• داشبورد آموزشی: این داشبورد بر معیارهایی مانند هزینه آموزش، درصد کارکنان آموزش دیده و میزان رضایت کارآموزان و مدیران تمرکز دارد.

عملکردهای کلیدی داشبوردهای منابع انسانی

1. پشتیبانی از تصمیم گیری

اول از همه، داشبورد مدیریتی یک ابزار ارزشمند تصمیم گیری است. به لطف داده‌ها و نمودارهای آن، که یک دید کلی و ترکیبی از وضعیت سازمان ارائه می‌دهد، مدیر یا رئیس بخش منابع انسانی قادر خواهد بود اقداماتی را که برای تداوم و یا بهبود فعالیت سازمان اجرا می‌شود، انتخاب کند.

2. تجزیه و تحلیل

در مرحله دوم، داشبورد منابع انسانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا داده‌ها را از طریق معیارهای منابع انسانی تجزیه و تحلیل کنند. معیارهای داشبورد HR همچنین می‌تواند عملکرد کارکنان را منعکس کند. به عنوان مثال، نرخ گردش پایین، کاربرد یک استراتژی مدیریت استعداد سفارشی و مؤثر را نشان خواهد داد.

3. شفافیت

در مرحله سوم داشبورد این قابلیت را دارد که به تشخیص دقیق وضعیت کلی سازمان منجر شود. این امر به اطلاع کارکنان و سهامداران و برقراری ارتباط با ذینفعان خارجی سازمان در مورد فعالیت‌ها و سلامت آن کمک می‌کند.

معیارهای کلیدی برای داشبوردهای مدیریتی منابع انسانی

در ادامه چند ایده وجود دارد که به شما در تعریف KPIهای منابع انسانی کمک می‌کند:

1. KPIهای مدیریت اجتماعی

KPIهای کلیدی عبارتند از:

• کنترل هزینه: حقوق و دستمزد، هزینه‌های حقوق، هزینه‌های بیمه و غیره.
• داده‌های جمعیت شناختی: هرم سنی، توزیع بر اساس جنسیت، دسته بندی‌های اجتماعی-حرفه‌ای (CSP) و غیره.
• رعایت تعهدات قانونی: میزان حوادث کار، درصد از کارافتادگی کارگران و غیره.
• جو اجتماعی: گردش مالی، غیبت و…

2. KPIهای عملکردی منابع انسانی

آن‌ها نشان دهنده اثربخشی فرآیندهای منابع انسانی از نظر هزینه، زمان، کیفیت، کارایی یا انطباق هستند. مثلا:

استخدام

• میانگین هزینه در هر فرآیند استخدام
• درصد طرح استخدام تکمیل شده است
• زمان بین ارسال شغل و استخدام واقعی
• اثربخشی منبع یابی: توزیع برنامه ها، نسبت انتخاب
• کیفیت استخدام: درصد کاندیداهای تایید شده
• توزیع نامزدها بر اساس جنسیت، رزومه و …

آموزش

• هزینه‌های متحمل شده/تعهدات قانونی
• درصدی از کارکنان آموزش دیده، روزهای آموزش بر اساس سن و صلاحیت
• درصد تکمیل طرح آموزشی کارکنان
• درصد رضایت کارآموزان و مدیران

مدیریت شغلی

• درصد موقعیت‌های پر شده توسط تحرک داخلی
• درصد کارکنان خارجی

جبران خسارت

• میانگین و متوسط حقوق بر حسب سن و جنسیت، توزیع بر اساس میانه داخلی (برابر) یا خارجی (رقابت پذیری)
• تکامل نتایج سازمان

برای اندازه گیری سهم منابع انسانی در اهداف کلی، معیارهایی را انتخاب کنید که برای کسب و کار شما مهم هستند. بهترین معیار وجود ندارد، شما باید مواردی را انتخاب کنید که خواسته‌های شما را برآورده کند.

نکاتی برای ساخت داشبورد منابع انسانی

1. چگونه یک داشبورد منابع انسانی توسعه دهیم؟

هنگام توسعه داشبورد مدیریتی منابع انسانی، این تنها ارائه نیست که تعیین کننده خواهد بود. برای داشتن یک داشبورد منابع انسانی بهینه، چندین مرحله باید دنبال شود:

• تعیین خواسته‌ها و اولویت‌های سازمان: گام اول برای هدایت انتخاب معیارهایی که باید در داشبوردها گنجانده شود استفاده می‌شود. اگرچه همه معیارهای HR ارزشمند هستند، اما همه آنها تأثیرات یکسانی بر شرکت ندارند و داشبوردی با داده‌های بسیار زیاد ممکن است بی‌اثر و خسته کننده شود.
• تعیین اهداف و انتظارات برای استفاده از داشبورد: مرحله دوم، انتخاب معیارهای منابع انسانی را قادر می‌سازد تا با تأیید یا رد انتخاب اولیه انجام شده هنگام تعیین نیازها و اولویت ها، اصلاح شود.
• سلسله مراتب و سازماندهی معیارهای مورد استفاده در داشبورد را ایجاد کنید.
• در مورد فراوانی به‌روزرسانی و بررسی داده‌های مورد استفاده برای تعیین معیارهای داشبورد مدیریتی منابع انسانی توافق کنید.
• در مورد نرم افزار ایجاد داشبورد تصمیم بگیرید.

2. چگونه از داده‌های داشبورد منابع انسانی خود استفاده کنیم؟

داشبورد مدیریتی منابع انسانی نباید فقط مجموعه‌ای از ارقام باشد که در یک جدول ساده گروه بندی شده اند. به منظور کمک به تصمیم گیری استراتژیک و ابزاری که مدیران بتوانند به آن تکیه کنند، پردازش و چیدمان داده‌های آن ضروری خواهد بود.

برای انجام این کار، معیارهای کلیدی در داشبورد را می‌توان بر اساس هدف، ماهیت، اهمیت و غیره گروه بندی کرد. همچنین ایجاد پیوندها و تعاملات بین معیارهای مختلف منابع انسانی برای مطالعه کامل یک موقعیت مفید است. برای تسهیل خواندن و مطالعه آن، داشبورد را می‌توان به یک نمودار رنگی تبدیل کرد. بنابراینتفسیر نتایج،  فوری و بسیار راحت خواهد شد.

ایجاد نسبت‌ها، منحنی‌های رشد، هیستوگرام‌ها، نمودارها و غیره همگی تغییراتی از اطلاعات هستند که به درک و بهره‌برداری مناسب از داده‌ها در داشبورد مدیریتی کمک می‌کنند.

داشبورد مدیریت پروژه چیست؟

داشبورد مدیریت پروژه یک پلتفرم مبتنی بر داده است که معیارها، آمارها و بینش‌هایی را که مختص یک پروژه یا استراتژی خاص است، با ارائه ترکیبی از KPIها در یک مکان مرکزی به منظور بهره‌مندی از عملکرد پروژه، نمایش می‌دهد. چنین داشبوردی برای بخش‌های خاصی که می‌خواهند اثربخشی ابتکارات و کمپین‌های بازاریابی خود را پیگیری، روندهای تاریخی یا فعلی را شناسایی و در نهایت به هوشمندتر شدن شرکت کمک کنند، ایده‌آل است. نرم افزار داشبورد مدیریتی پروژه به دلیل دسترسی و قابلیت استفاده انعطاف پذیر برای همکاری بین بخشی بسیار کارآمد است.

بهترین تمرین هنگام استفاده از داشبوردهای مدیریتی

1. داشبورد مدیریتی باید حاوی اطلاعات کافی باشند، اما نه بیش از حد، تا مانع نمایش کارآمد نشوند.
2. بسیار مهم است که بدانید چگونه گرافیک مناسب را برای نمایش بصری مناسب هر نشانگر، به شهودی‌ترین شکل ممکن انتخاب کنید.
3. رنگ‌ها یکی دیگر از عناصری هستند که می‌توانند کمک زیادی کنند، اما باید مراقب باشید که کنتراست بیش از حد نباشد.
4. برخی از داشبوردهای مدیریتی، با اطلاعات استراتژیک و محرمانه، باید به بالاترین سطوح مدیریتی محدود شوند.
5. می توانید اطلاعات تاکتیکی را با تیم‌ها و اعضای تیم آن‌ها به اشتراک بگذارید که معمولا شامل  BPM، اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار مدیریت تیم می‌باشد.
6. در نهایت، بسیاری از سازمان‌ها داشبورد مدیریتی را با شاخص‌های عملکرد عملیاتی به کل تیم در نمایشگرهای بزرگ نشان می‌دهند. به عنوان مثال، این یک عادت بسیار رایج در تیم‌های پشتیبانی مشتری و بازاریابی تلفنی است.
7. هنگام تعریف بهترین شاخص‌های عملکرد فرآیند برای داشبورد مدیریت، یک ابزار مدل‌سازی می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید فرآیندهای کلیدی در کسب‌ و کار شما چیست و چه شاخصی را برای هر یک از آن‌ها انتخاب کنید.

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی