چرا و چگونه ساختار سازمان خود را تغییر دهیم؟

ساختار سازمانی بخش‌هایی از یک سازمان را همسو و به هم مرتبط می‌کند، بنابراین سازمان می‌تواند به حداکثر عملکرد خود دست یابد. ساختار انتخاب شده بر موفقیت سازمان در اجرای استراتژی و اهداف آن تأثیر گذار است. رهبر یک سازمان باید ویژگی‌ها، مزایا و محدودیت‌های ساختارهای مختلف سازمانی را برای کمک به این همسویی استراتژیک درک کند.  چیدمان افراد در یک سازمان به صورت سلسله مراتبی و بر اساس میزان نفوذ و قدرت، نحوه ارتباطات و همچنین حقوق و وظایف آنان، ساختار سازمانی را شکل می‌دهد. در یک ساختار سازمانی، چگونگی انجام نقش‌ها و مسئولیت‌ها مشخص شده، کنترل و هماهنگی‌های لازم جهت بهترین عملکرد و نحوه جریان اطلاعات بین سطوح مختلف مدیریت تعیین می‌گردد.در ادامه به انواع ساختار سازمانی، تغییر ساختار، انواع تغییرات سازمان، اهمیت آن و… پرداخته ایم.

مطالعه بیشتر: مدیریت استراتژیک به چه معناست ؟

 مقدمه

ساختار سازمانی روشی است که به وسیله آن کار در یک سازمان جریان می‌یابد. ساختار به گروه‌ها اجازه می‌دهد تا در وظایف فردی خود با هم کار کنند تا وظایف را مدیریت کنند. ساختارهای سازمانی سنتی معمولاً رسمی‌تر، انعطاف‌پذیرتر هستند و توانایی واکنش سریع به محیط‌های تجاری در حال تغییر را دارند. امروزه ساختارهای سازمانی به سرعت در حال تغییر هستند. از سازمان‌های مجازی به سایر ساختارهای انعطاف پذیر. از آنجایی که شرکت‌ها به تکامل خود ادامه داده و حضور جهانی خود را افزایش می‌دهند، سازمان‌های آینده ممکن است سازمانی سیال، آزادانه، مالکیت اعضا و رویکردی کارآفرینانه را در بین همه اعضا تجسم دهند.

 ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی سیستمی است که چگونگی هدایت فعالیت‌های معین به منظور دستیابی به اهداف یک سازمان را مشخص می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند شامل قوانین، نقش‌ها و مسئولیت‌ها باشد. همچنین ساختار سازمان تعیین می‌کند که چگونه اطلاعات بین سطوح درون شرکت جریان می‌یابد. به عنوان مثال، در یک ساختار متمرکز، تصمیمات از بالا به پایین جریان می‌یابد، در حالی که در ساختار غیرمتمرکز، قدرت تصمیم گیری بین سطوح مختلف سازمان توزیع می‌شود. وجود یک ساختار به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا کارآمد و متمرکز باقی بمانند.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد کارکنان

 انواع ساختار سازمانی

3 نوع ساختار کلی در سازمان‌ها می‌توان نام برد:

• ساختار عملکردی (وظیفه ای):سازمان بر اساس وظایف و نقش‌های مختلف به بخش‌های کوچکتری تقسیم شده و هر بخش یا دپارتمان بوسیله یک مدیر یا هماهنگ کننده در سطح بالاتری از سلسله مراتب سازمان، نظارت می‌شود.
• ساختار بخشی: در این نوع ساختار، هر بخش یا دپارتمان به عنوان یک شرکت مستقل فعالیت نموده و  کنترل بودجه و منابع تخصیص یافته بر پروژه‌های خود را در اختیار دارد. بر اساس این ساختار می‌توان دپارتمان‌های مختلف را بر حسب فعالیت‌هایشان در بخش‌های مختلف جغرافیایی ایجاد و مدیریت نمود.
• ساختار ترکیبی (ماتریسی) :  یک ساختار ترکیبی است که از در هم آمیختن ساختار وظیفه‌ای با ساختار پروژه‌ای ایجاد می‌شود. ساختار پروژه‌ای در این نوع ساختار،  افراد دارای کارکرد مورد نیاز برای انجام یک پروژه را گرد هم جمع می‌کند و پس از انجام پروژه منحل می‌شود. در ساختار ماتریسی، پرسنل علاوه بر حضور در ساختار پروژه ای، ساختار وظیفه‌ای خودشان را نیز ترک نمی‌کنند

مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی

 مزایای ساختارهای سازمانی

قرار دادن یک ساختار سازمانی می‌تواند برای یک شرکت بسیار سودمند باشد. ساختار نه تنها سلسله مراتب یک شرکت را تعریف می‌کند، بلکه به شرکت اجازه می‌دهد تا ساختار پرداخت را برای کارکنان خود تعیین کند. با قرار دادن ساختارهای سازمانی در محل شرکت می‌تواند درجات و محدوده حقوق را برای هر پست تعیین کند. این ساختار همچنین عملیات را کارآمدتر و بسیار مؤثرتر می‌کند. با تفکیک کارمندان و وظایف در بخش‌های مختلف، شرکت می‌تواند عملیات‌های مختلف را به طور همزمان انجام دهد.

علاوه بر این، یک ساختار سازمانی بسیار واضح به کارکنان در مورد بهترین روش انجام کارشان اطلاع می‌دهد. در یک سازمان غیرمتمرکز، کارمندان باید ابتکار عمل بیشتری به خرج دهند و حل خلاقانه مشکلات را به روی میز بیاورند. اینکار همچنین می‌تواند به تعیین انتظارات در مورد اینکه چگونه کارمندان می‌توانند رشد خود را در یک شرکت دنبال کنند و بر مجموعه خاصی از مهارت‌ها تأکید کنند و همچنین برای کارکنان بالقوه برای سنجش اینکه آیا چنین شرکتی با علایق و سبک کاری آن‌ها تناسب دارد یا خیر، کمک کند.

 تغییر ساختار سازمانی چیست؟

بسیاری از عوامل درونی و بیرونی سازمان که بر چگونگی عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارند به عنوان منشأ اصلی ایجاد تغییرات در سازمان شناخته می‌شوند. تغییرات در سازمان ممکن است در اهداف کلان سازمان، اهداف عملیاتی و استراتژی یا مأموریت سازمان رخ دهد.

مطالعه بیشتر: راهنمای تدوین برنامه استراتژیک

 تغییرات چه تاثیری در سازمان می‌گذارد

ایجاد تغییرات در ساختار سازمانی باعث استرس و عدم قطعیت می‌شود اما هر سازمان برای موفقیت باید بسیاری از تغییرات محیط بیرونی که ناشی از محرک‌های سیاسی، اجتماعی، تکنولوژیکی و اقتصادی می‌باشد را بپذیرد.

 انواع تغییرات سازمان

1. تغییرات گسترده سازمانی: تغییر اساسی که کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

2. تحول سازمان: تغییر اساسی در استراتژی سازمان

3. تغییر کارکنان

4. تغییر برنامه ریزی نشده

5. تغییر اصلاحی (درمانی)

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی

 اهمیت تغییر ساختار سازمان

به کارکنان اجازه می‌دهد که مهارت‌های جدید را یاد گرفته، فرصت‌های جدید را کشف نموده و با ارائه ایده‌های جدید و افزایش تعهد نسبت به سازمان، خلاقیت را به صورتی که در نهایت به نفع سازمان باشد تمرین کنند.