مراحل مستندسازی چیست و چرا به آن نیاز است؟

مقدمه

امروزه انعطاف پذیری و چابکی برای کسب و کارهای مدرن بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. کسب و کارها برای مدیریت فعالیت‌های مختلف بر رویه‌ها یا مراحل منظم و ساده تکیه می‌کنند. مراحل مستندسازی همیشه یکی از بخش‌های کلیدی مدیریت پروژه بوده و به موفقیت شرکت کمک زیادی می‌کند. همانطور که تجارت شما رشد می‌کند، همه چیز به ناچار پیچیده می‌شود. افراد بیشتر، وظایف بیشتر و مراحل بیشتری وجود دارد که همه آن‌ها باید به کارآمدترین شکل ممکن ترتیب داده شوند. فرض اینکه همه چیز به طور طبیعی سر جای خود قرار می‌گیرد و رویه‌ها خود به خود درست می‌شوند، به همین دلیل است که بسیاری از استارت آپ‌ها و شرکت‌ها به محض اینکه تیم خود را گسترش می‌دهند، شتاب خود را از دست می‌دهند.

حفظ فرآیند مستندات دقیق و سازمان یافته یکی از بهترین راه‌ها برای جلوگیری از هرج و مرج و کارآمد و ثابت نگه داشتن امور است. در این مقاله، مراحل، مزایا، انواع نقش و نحوه مستندسازی فرآیندها را توضیح داده ایم.

مراحل مستندسازی چیست؟

عمل ثبت یا ضبط تمام مراحل در یک کار خاص به عنوان مراحل مستندسازی شناخته می‌شود. این امر در حالت ایده آل، باید در زمان واقعی اتفاق بیفتد. هنگامی که کارکنان وظیفه‌ای را انجام می‌دهند، هر قدمی را که برمی دارند مستند می‌کنند. بررسی‌های منظم فرآیند و مستندات فرآیند مداوم به کارکنان و مدیران این امکان را می‌دهد که تشخیص دهند چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی کارساز نیست، و به همه این امکان را می‌دهد که دستورالعمل‌های فرآیند را با رشد شرکت اصلاح کنند.

اسناد مراحل مستندسازی ممکن است شامل اسناد پشتیبانی زیر باشد:

• مطالعات موردی
• چک لیست ها
• فرم ها
• سیاست ها
• نقشه‌های فرآیند
• آموزش ها

سایر فرآیندهای تجاری که معمولاً مستند هستند عبارتند از:

• رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP: Standard Operating Procedures)
• مرور عملکرد
• فرآیندهای حل شکایات مشتری
• مراحل بازرسی و نگهداری تجهیزات
• فرآیندهای ارائه خدمات
• مدیریت پروژه
• راه اندازی محصول

هنگامی که کارکنان وظیفه‌ای را انجام می‌دهند، هر قدمی را که برمی دارند باید مستند کنند.

مزایای مراحل مستندسازی چیست؟

مراحل مستندسازی، ابزار مهمی برای راهنمایی اعضای تیم است تا همه آن‌ها درک مشترکی از فرآیند پروژه و اینکه چه کسی برای هر وظیفه تعیین می‌شود، داشته باشد. برخی از مزایای فرآیند مستندسازی عبارتند از:

• به آموزش کارکنان کمک می‌کند و حضور کارکنان را بهبود می‌بخشد
• بهره وری کارکنان را افزایش می‌دهد
• ناکارآمدی‌ها و تنگناها را در فرآیند شناسایی می‌کند
• به اجرای تغییرات کمک می‌کند
• خطرات و خطاها را کاهش می‌دهد
• هزینه را به ویژه هزینه‌های غیر ضروری را کاهش دهد
• اطلاعات حیاتی را حفظ می‌کند

نقش ها در مراحل مستندسازی

مراحل مستندسازی شامل سه مسئولیت اصلی است. برخی از کسب ‌و کارها یک نفر دارند که همه نقش‌های زیر را انجام می‌دهد:

• مالک فرآیند: مالک فرآیند هدف کلی پروژه و ابزار اندازه گیری را تعریف می‌کند. آن‌ها همچنین روند را نظارت کرده و بر اساس نتایج تغییراتی ایجاد می‌کنند.
• متخصص اسناد و مدارک: متخصص مستندسازی تمام سوابق را به روز کرده و آن‌ها را در یک سیستم بایگانی آپلود می‌کند و مطمئن می‌شود که این اسناد برای بازرسی قابل دسترسی هستند.
• نویسنده فنی: در نهایت، مستندات فرآیند توسط نویسنده فنی نوشته و ویرایش می‌شود. وظیفه آن‌ها حصول اطمینان از انتقال ایده‌ها به زبان ساده و ارائه کمک‌های بصری ساده مانند نمودارها و جداول است.

نحوه ایجاد مراحل مستندسازی

این مراحل را هنگام مستندسازی فرآیندهای کسب و کار خود دنبال کنید:

1. فرآیند را شناسایی کنید

اولین قدم در مستندسازی فرآیندهای کسب و کار شما این است که تصمیم بگیرید کدام فرآیند را می‌خواهید مستند کنید. خلاصه‌ای کوتاه همراه با نام فرآیند و دلایلی که برای شرکت شما مفید است ارائه دهید.

2. محدوده را تعریف کنید

دامنه فرآیند خود یا تمام اقداماتی که فرآیند را تشکیل می‌دهند را در مرحله بعد تعریف کنید. این محدوده شامل فعالیت‌هایی می‌شود که باید از فرآیند حذف شوند. یک محدوده تضمین می‌کند که همه افراد در تیم از وظایفی که باید انجام شوند آگاه هستند.

3. مرزهای فرآیند و اندازه گیری‌ها را تنظیم کنید

تاریخ شروع و پایان پروژه را برای تعیین مرزهای فرآیند تعیین کنید. برای پیدا کردن زمان شروع، در نظر بگیرید که چه چیزی ممکن است پروژه را راه اندازی کند. با تعیین اهداف می‌توانید زمان پایان خود را تعیین کنید.

4. خروجی‌ها و ورودی‌های فرآیند را تعیین کنید

خروجی‌های فرآیند، یا محصول تولید شده از فرآیند، به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید کار ممکن است به چه چیزی برسد. همچنین ورودی‌های فرآیند یا منابع لازم برای انجام هر مرحله را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، ممکن است نیاز به اجاره یک مرکز برای میزبانی کنفرانس برای شرکت خود داشته باشید.

5. مراحل فرآیند را سازماندهی کنید

در یک جلسه، مراحل مورد نیاز برای انجام فرآیند خود را مشخص کنید. سپس آن‌ها را به ترتیب زمانی مرتب کنید تا کارکنان شما از کارهایی که ابتدا باید انجام شود آگاه باشند. قبل از اینکه دستورالعمل را به ترتیب مناسب منتقل کنید بهتر است که ابتدا این دستورالعمل‌ها روی چک نویس یادداشت کنید. این اقدامات باعث ایجاد یک جریان فرآیند آسان برای پیگیری می‌شود.

6. اعضای تیم درگیر را توصیف کنید

برای فعالیت‌های خود نقش تعیین کنید. به جای استفاده از نام، عنوان شغلی فرد و نقشی که در پروژه ایفا می‌کند را درج کنید. در هر مرحله باید لیستی از افرادی که قرار است آن را تکمیل کنند ذکر شود.

7. مراحل را تجسم کنید

با استفاده از نمودار فرآیند یا نمودار جریان، مراحل مستندسازی را تجسم کنید. این امر می‌تواند به بهبود خوانایی اسناد فرآیند شما کمک کند. این ابزارها مراحل را در قالب بصری جذاب نشان می‌دهند.

8. استثناهایی را برای جریان عادی فرآیند در نظر بگیرید

در حین برنامه‌ریزی مراحل مستندسازی خود، استثناهایی را در نظر بگیرید که ممکن است باعث شود تیم شما اقدامات متفاوتی نسبت به موارد ذکر شده انجام دهد. در اینجا می‌توانید خطرات احتمالی که ممکن است شرکت شما در طول پروژه با آن مواجه شود را فهرست کنید. توضیح دهید که سازمان شما چه اقداماتی را برای رسیدگی به این تغییرات انجام می‌دهد.

9. فرآیند را بررسی و آزمایش کنید

پس از تکمیل مراحل مستندسازی، با تیم خود جمع شوید تا روند را بررسی کرده و از همه اعضا تأییدیه دریافت کنید. ببینید آیا مراحلی وجود دارد که ممکن است از دست داده باشید. می‌توانید این فرآیند را آزمایش کنید تا ببینید آیا موثر بوده یا خیر.

مستندسازی برای کنترل کیفیت و فرآیند ضروری است

نکاتی برای ایجاد مستندات فرآیند موثر

این نکات را هنگام ایجاد اسناد فرآیند خود در نظر بگیرید:

• ویرایش آن را آسان کنید: هنگامی که مراحل مستندسازی در حال انجام است، نرم‌افزاری را در نظر بگیرید که به تیم شما امکان می‌دهد فرآیند را ویرایش کرده و بازبینی‌ها را بین همه اعضای تیم توزیع کند.
• مختصر باشد: فقط اطلاعات لازم را برای درک فرآیند ارائه دهید تا به راحتی مطالب را دنبال کنید.
• دسترسی برای همه ایجاد کنید: هنگام ذخیره اسناد فرآیند، آن را در مکانی قرار دهید که همه کارکنان بتوانند به آن دسترسی داشته باشند و به راحتی بتوان آن را جستجو کرد.
• عناصر بصری را اضافه کنید: شما می‌توانید با ارائه آن به صورت نمودار یا فلوچارت به خوانندگان کمک کنید تا اطلاعات موجود در سند فرآیند را درک کنند.

نتیجه‌گیری

در عصر کنونی، انعطاف پذیری و چابکی برای کسب و کارهای مدرن بیش از هر زمان دیگری ضرورت دارد. مستندات فرآیند مداوم به کارکنان و مدیران این امکان را می‌دهد که تشخیص دهند چه چیزی مؤثر است و چه چیزی کارساز نیست. مراحل مستندسازی، ابزار مهمی برای راهنمایی اعضای تیم است تا درک مشترکی از فرآیند پروژه و اینکه چه کسی برای هر وظیفه تعیین می‌شود، داشته باشند. برخی از مزایای فرآیند مستندسازی عبارتند از: آموزش به کارکنان و بهبود حضور آن‌ها، افزایش بهره‌وری کارکنان، شناسایی ناکارآمدی‌ها و تنگناها در فرایند مدیریت پروژه، کمک به پیاده سازی تغییرات، کاهش خطاها و خطرات، کاهش دادن هزینه‌ها به ویژه هزینه‌های غیرضروری، حفظ اطلاعات حیاتی. درمجموع، مستندسازی پروژه در بهبود ارتباطات و تعامل، همکاری و شفافیت در سراسر چرخه پروژه نقش دارد.