منشور پروژه (PC )سندی است که توسط آغازکننده یا حامی پروژه تهیه شده و به طور رسمی موجودیت پروژه را اعلام میکند و به مدیر پروژه اختیاراتی مانند استفاده از منابع سازمان را میدهد. این سند به مدیر پروژه اجازه میدهد تا قدرت خود را در اختیار شما قرار دهد و به افراد و ذینفعان پروژه، لزوم و فواید کلی تعریف پروژه، مدت زمان مورد نیاز تا اتمام پروژه، هزینهها و منابع مورد نیاز آن را توضیح دهد.
منشور پروژه دقیقا چیست؟ راهنمای زیر به شما کمک میکند تا به درک کاملتری برسید و زمانی که پروژه بعدی خود را ارائه میکنید، همه چیزهایی را که برای رسیدن به موفقیت نیاز دارید در اختیار داشته باشید.
مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه چیست و چه حوزههای دانشی را در بر میگیرد ؟
مقدمه
مقدمهپروژهها قبل از اجرا نیاز به تایید دارند. همان طور که در بالا اشاره شد PC یک سند برنامهریزی پروژه است که پروژه را در اختیار سهامداران و حامیان مالی میگذارد. اگر بتوانید دوام و بازگشت سرمایه آن را نشان دهید، کار چراغ سبز برای حرکت رو به جلو خواهد داشت. اما عناصر زیادی برای هر منشورهای پروژه موفق وجود دارد. اگر در مدیریت پروژه تازه کار هستید، یک الگوی PC میتواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که تمام نکات اصلی را رعایت کردهاید.منشور پروژه هدف و خط مشی اجرای یک پروژه را نشان میدهد لذا بسیار دقیق و منطبق با حقایق تهیه میگردد بر همین اساس به ندرت اصلاح میشود و چنانچه منشور پروژهای حین اجرای پروژه دستخوش تغییرات و یا اصلاحیه گردد میبایست به ماهیت و اعتبار آن پروژه شک کرد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با مراحل تدوین برنامه استراتژیک
عناصر کلیدی منشور پروژه
منشور پروژه به عنوان یک سند مرجع عمل میکند که باید این سه نکته اصلی را تعریف کند.
- ماهیت پروژه چیست؟ اهداف و مقصد پروژه چیست؟ برای رسیدن به این اهداف و مقصد چگونه برنامه ریزی میکنید؟
- چرا این پروژه وجود دارد؟ درک مشترکی از پروژه ارائه دهید. منشور باید ارزش و/یا دلیل وجودی خود را به هر فردی که در آن نقش دارد، از تیم گرفته تا مدیر پروژه، ذینفعان، حامیان مالی و غیره منتقل کند.
- آیا میتوانیم در مورد این پروژه به توافق برسیم؟ منشور به عنوان یک قرارداد بین حامیان پروژه، سهامداران کلیدی و تیم پروژه عمل میکند. با توجه به مسئولیتهای هر یک از طرفهای درگیر در پروژه، همه به وضوح متوجه میشوند که چه وظایفی دارند.
اجزا و بدنه اصلی منشور پروژه
- اهداف پروژه: اسناد مرتبط مبنی بر تشریح اهداف کلان و لزوم و دلایل اجرای پروژه
- ذینفعان و افراد درگیر در پروژه: معرفی کلیه افرادی که به طور مستقیم تحت تأثیر پروژه قرار میگیرند و نیاز به اطلاع از روند پیشرفت پروژه دارند. همچنین معرفی افرادی که در روند اجرای پروژه نقش دارند.
- الزامات اساسی: شناسایی و برآورد منابع لازم برای دستیابی به اهداف پروژه
- موانع و محدودیتهای پروژه: معرفی و شناسایی ریسکهای کلان و موانع و مشکلات احتمالی و تنگناهای موجود در مسیر اجرای پروژه
- ارتباطات و روابط: مشخص شدن شیوه ارتباط مدیر پروژه با صاحبان پروژه، شرکت کنندگان، افراد درگیر در پروژه و ذینفعان مرتبط از طریق پروژه
- نقاط عطف پروژه: مشخص شدن تاریخ شروع و اتمام پروژه همچنین تاریخ کلیه نقاط و فازهای اجرایی مهم در پروژه
- تحویل شدنیهای پروژه: معرفی و مشخص شدن کلیه اسناد، محصولات، فرآیندها یا خدمات خاصی را که پروژه پس از اتمام ارائه میدهد.
مطالعه بیشتر: ضرورت استقرار نظام ارزیابی عملکرد کارکنان
نحوه ایجاد منشور پروژه
- درک اهداف و مقصود پروژه: شناسایی چشم انداز پروژه و تعیین محدوده پروژه
- تعریف سازمان پروژه: فهرست تمام نقشهای اساسی پروژه، از جمله مشتریان، ذینفعان و تیم پروژه روزانه
- یک برنامه اجرایی ایجاد کنید: نقاط عطف اصلی، وابستگیها و جدول زمانی را برای کل تیم و سهامداران مشخص کنید.
- زمینههای مشکل بالقوه را فهرست کنید: این به معنای ناامید کننده بودن نیست، بلکه بیشتر در مورد واقع بین بودن است. افزودن خطرات و مسائل بالقوه به منشور پروژه به همه کمک میکند تا به آینده فکر کنند و حتی از موانع احتمالی جلوگیری میکند.
زمینههای مشکل بالقوه را فهرست کنید: این به معنای ناامید کننده بودن نیست، بلکه بیشتر در مورد واقع بین بودن است. افزودن خطرات و مسائل بالقوه به منشور پروژه به همه کمک میکند تا به آینده فکر کنند و حتی از موانع احتمالی جلوگیری میکند.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی
دلایل استفاده از منشور در پروژه
منشور پروژه در یک شرکت بزرگ ممکن است یک سند چند صفحهای باشد که پس از تصویب یک پروژه، مورد تأیید قرار گرفته شود. در مورد یک شرکت کوچک هم منشور پروژه میتواند فقط چند پاراگراف با نکات برجسته و مهم در پروژه به انضمام امضای مدیریت شرکت باشد. در واقع منشور پروژه یک تصویر بزرگ از پروژه را در میان سهامداران کلیدی به نمایش میگذارد. این مهم است که ساختار و دید مشترک از پارامترهای اساسی برای همه یکسان باشد، مخصوصا در مرحله اولیه پروژه، زمانی که موارد مبهم زیادی وجود دارد. همچنین کلیه اطلاعات اصلی در مورد پروژه در یک مکان جمع آوری میشود.
با این حال بدون منشور برای یک پروژه مشکلاتی پیشامد خواهد کرد. از جمله:
- خطر کاهش ارزش و اهمیت یک پروژه؛ چنانچه اهداف و مزایای استراتژیک پروژه مستند نشده باشد اما به توافق رسیده و به رسمیت شناخته شده باشد.
- تاخیر در تصمیم گیری ؛ تصمیمات مدیریتی و مهم با تأخیر گرفته خواهد شد. زیرا هیچ کس برای رفع شرایط بحرانی در پروژه وجود ندارد و مسئولیتی متوجه کسی نخواهد بود.
- تناقض در انتظارات مدیریتی ؛ بدون توافق کلی در منشور، اختلالات و اختلافات مکرر میان سهامداران به وجود خواهد آمد. زیرا آنها اهداف، نظرات و درک نتایج پروژه را متفاوت خواهند داشت.
- افزایش خطر شکست پروژه؛ از آن جا که هیچ مستند روشن و ضبط شدهای در مورد اهداف پروژه وجود ندارد،پروژه بیشتر در معرض شکست قرار خواهد گرفت. در صورتی که منشور پروژه شامل پرونده تجاری و سایر موارد حیاتی پروژه است که به صورت مداوم دیدگاه، مأموریت و عوامل موفقیت بحرانی پروژه را یادآور میشود.
- عدم اقتدار؛ مدیر پروژه با مشکلات ناشی از عدم اقتدار برای صرف بودجه، توانایی به دست آوردن و اختصاص منابع و قدرت عمومی مورد نیاز برای تصمیم گیری روزمره و اقدامات مواجه خواهد شد. این امر باعث میشود که مدیر پروژه برای جذب تامین کنندگان، فروشندگان و منابع خوب برای اجرای پروژه با مشکل مواجه شود. لذا این امر میتواند نارضایتی و بیتفاوتی در تیم پروژه ایجاد نماید.
مطالعه بیشتر: منظور از مدیریت سبد پروژه چیست ؟
منابع
