برای نخستین بار به سال 1954 پیتر دراکراصطلاح «مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه» را در یکی از کتابهای خود به کار برد و بر آن اساس سیستم مدیریت تاکید نمود. او در این باره مینویسد:
«در این زمان آنچه سازمانها بدان نیاز دارند، سیستمی از مدیریت است که کوششهای گروهی را شکل بخشد و تلفیقی بین هدفهای فردی و سازمانی به وجود آورد و آنها را با یکدیگر هماهنگ سازد. مدیریت بر مبنای هدف تنها سیستمی است که برآورد این نیاز را امکان پذیر میسازد.»[1]
لازم به ذکر است که «مدیریت بر مبنای هدف» سیستم و مجموعه جدیدی از اجزا و عوامل قدیمی است که پیش از 1954 نیز در نوشتههای تیلور و فایول والتون میو عنوان شده است. دراکر این عوامل را با هم تلفیق نمود و به سیستمی دست یافت که بدیع مینمود. در این سیستم جدید اهمیت هدفها و برنامهریزی از نظرات فایول و تیلور، اهمیت نقش فرد در سازمان، احساس تعهد او در مقابل تحقق هدفهای سازمان و مدیریت مشارکت جویانه، از نظرات علمایی چون التون میو و تأثیر مشارکت کارکنان در بهبود امور و افزایش احساس رضایت از طریق سهیم شدن در تصمیمگیریها از لستر کوخ و جان فرنج بوده است و همانطور که اشاره شد دراکر این اجزا و عوامل را در قالبی نو ارائه داد که به جرأت میتوان گفت در پیشبرد مدیریت نقشی مؤثرتر از اجزا و عوامل متشکله خواهد داشت.
پس از دراکر نظریهپردازان دیگری چون مک گریگور، هامبل، بلیک و موتن و لیکرت، این سیستم را توسعه و بهبود بخشیدند. مک گریگور در تئوری انسان را علاقمند به کار قلمداد میکند و معتقد است هر فردی مایل است در کار خود قبول مسئولیت کند و در تحقیق هدفهای سازمان از طریق مدیریت مشارکتجویانه خود را متعهد احساس نماید. این نظریه در سیستم مدیریت برمبنای هدف تأثیر کرده و جنبههایی از آنکه مبتنی بر کنترل فرد به وسیلهء خود فرد در انجام فعالیتها میباشد،متأثر از این نظریه است.
نظرات هامبل در توسعهء این سیستم از مدیریت نقش مهمی داشته است. او معتقد به دو جنبه در این سیستم بوده است: یکی جنبه فنی و دیگری جنبه انسانی. به نظر او این دو جنبه کاملا به هم آمیختهاند و در عمل باید هر دوی این جنبهها را در نظر داشت، چه توجه و تأکید بر یک جنبه باعث کاهش اثربخشی سیستم و عدم توفیق آن خواهد شد. بلیک و موتن نیز با ارائه سبکهای مختلف مدیریت که نشان دهندهء فرد گرایی یا سازمان گرایی مدیران می باشد،سهمی در توسعهء سیستم مدیریت برمبنای هدف داشته اند.به وسیلهء معیار سنجشی که آنان تنظیم نموده اند می توان هر مدیریتی را در یک سبک خاص طبقه بندی نمود و اثربخشی او را در آن سبک سنجید.سیستم مدیریت بر مبنای هدف از آنجائی که هم به فرد و هم به ارائه تولید و خدمات در سازما توجه دارد، با سبکهایی که بلیک و موتن ارائه داده و ضمن آن توجه بسیار به فرد و وظیفهء او در جهت هدفهای سازمان ابراز داشته اند،قابل مقایسه و تطبیق می باشد.
لیکرت نیز در سیستم چهارگانهء مدیریت خود وقتی به سیستم مشارکت هرچه بیشتر افراد در سازمان اشاره می کند،جنبهء مهمی از سیستم مدیریت برمبنای هدف را بازگو مینماید. چه اساس این سیستم مدیریت بر مشارکت است و سیستم چهارم لیکرت نیز کوششی است در جهت آنکه تمامی فعالیتها در سازمان از طرق مشارکت و تعاون انجام میپذیرد.[2]
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد سازمانی
مدیریت بر مبنای هدف (MBO) :
تعاریف از مدیریت بر مبنای هدف بسیار مختلف و متنوع است تعاریفی در منابع مختلف آمده که میتوان به صورت زیر عنوان کرد:
اودیورنه ودیرت بر مبنای هدف را اینگونه تعریف میکند که مدیریت بر مبنای هدف فرآیندی است که از طریق آن سطوح بالا و پائین مشترکا هدفهای سازمان را مشخص میسازند و حدود مسئولیتها و وظایف هر فرد را با در نظر گرفتن نتایج مورد انتظار تعیین میکنند و تمامی این عوامل برای اداره واحد و ارزشیابی فعالیتهای افراد به کار میرود.
پیتر داراکر در کتاب عمل مدیریت میگوید که « مدیریت بر مبنای هدف فرآیندی است که در آن رؤسا و مرئوسان در تشخیص هدف و هدف گذاریها به منظور برنامه ریزی با یکدیگر همکاری میکنند تا هدفهای تعیین شده را به بهترین وجه تأمین کنند. این مقاصد و برنامهها با هدفهای کلی سازمانی مرتبط و همسو هستند[3]
برای استفاده از این روش، مزایایی برشمردهاند که چند مورد آن بدین شرح است:
- تعیین اهداف و مقاصد پیش از شروع به کار
- ابلاغ اهداف و مقاصد به کارکنان و سرپرستان ردههای پایینتر
- تدوین طرحها و مراحل اجرای کار
- بازنگری و اصلاح اشتباهات پس از انجام نخستین مرحلهء عملیاتی
- ادامهء کار با در نظر داشتن همیشگی اهداف و مقاصد
توفیق این روش مدیریتی بیش از هرچیز به توانایی مدیران و کارکنان در تعیین و تدوین اهداف قابل سنجش و اصلاح، برای انواع برنامههای عملیاتی بستگی دارد.در بهترین حالت، مدیریت بر مبنای هدف ایجاب میکند که مدیران ردههای بالا اهداف را تعیین کرده، به زیردستان ابلاغ کنند. به اینترتیب، ابلاغ اهداف مرحلهبهمرحله، سلسله مراتب سازمانی را طی میکند و به ردههای پایینتر میرسد تا کلیهء کارکنان با اهداف و مقاصد و طرحها و مراحل اجرایی آشنا شوند. به این ترتیب، هنگامی که کلیهء کارکنان بر این موارد وقوف پیدا کردند، میتوان نخستین مرحلهء اجرایی را آغاز کرد.
مطالعه بیشتر: مدیریت عملکرد کارکنان
مراحل لازم جهت اجرای MBO:
عمل تصمیم گیری در اداره امور سازمانها به قدری مهم است که برخی نویسندگان،سازمان را شبکه تصمیم و مدیریت را عمل تصمیم گیری تعریف کردهاند.سازمانها،مجموعه ای از عوامل انسانی، تکنولوژی،فنی،ساختاری،فرهنگی و دیگر عناصر محیطی هستند که در راستای تحقیق مجموعه هدفهای از پیش تعیین شده و مشترک در تعاملند. بدون شک با توجه به اینکه این هدفها و منابع افراد الزاما بر هم انطباق نداشته اند، شیوه مواجهه شدن مدیران در ایجاد تعادل، کاهش تعارض و استفاده بهینه از تواناییهای بالقوه افراد و عناصر حایز اهمیت است.در این راستا،کارکنان هر سازمان مهمترین جز سازمان محسوب میشوند که بی توجهی به خواست و تأمین نیازهای موردنظر آنها غیرقابل اجتناب است. در مختصرترین شکل سیستم تصمیم گیری مدیریت برمبنای هدف، سلسله مراحل ذیل را جهت این فعالیت در نظر می گیرد:
مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه
1. تعیین اهداف:
مشکلترین مرحله بوده و این فرایند باید به صورت مشترک صورت گیرد و در این راه با ایجاد ساختار مناسب مشارکت، رقابت، بحث و گفتگوی چالشی به نتایج بهتری میتوان دست یافت.
2. دخالت رئیس و مرئوس:
پس از آنکه هدفهای کلی سازمان تعریف و تبیین شدند، مسئولیت هر واحد با همکاری مدیران مافوق، مقاصد واحد مربوط را تعیین میکنند. این همکاری و مشاوره دارای اهمیت خاصی است، زیرا چنانچه افراد در تعیین هدفها دخالت داشته باشند، برای تحقق آنها بیشتر بر انگیخته میشوند. هدفهای سازمانی، مشخص و کوتاه مدت هستند و متناسب با توانایی واحد ذیربط در یک دوره زمانی معین، تعیین میشوند. از سوی دیگر، مسئولان واحدها در تعیین هدفهای واحد مربوط باید با کارکنان آن مشورت کنند. به این ترتیب، هر یک از کارکنان در فرآیند مدیریت بر مبنای هدف دخالت خواهند داشت.
3. ایجاد و پرورش برنامه عملکرد:
در این مرحله برای گروه های کاری و فردی،اهداف و انتظارات آنها مشخص شده و طرح و برنامه ریزی لازم تهیه میشود.
4. در برابر هم نهادن هدفها و منابع:
اهداف به تنهایی معنای خاصی ندارند، مگر این که منابع و وسایل دستیابی به آنها معلوم باشد. چنانچه مقصدها دقیقا تعیین شوند، نیاز به منابع نیز باید به دقت ارزیابی تا تخصیص منابع تسهیل شود. باید در نظر داشت که در تخصیص منابع هم مانند تعیین هدفها مشورت با مرئوسان لازم است
5. جمع آوری و سازماندهی حقایق مرتبط،شناسایی مشکل و راه حلهای آن
6. آزادی عمل در اجرا:
رئیس و مرئوس در اتخاذ تصمیم نسبت به استفاده از منابع و وسایل لازم برای رسیدن به مدیریت بر مبنای هدف، باید از آزادی عمل کافی برخوردار باشند. تا زمانی که این وسایل و منابع در محدوده خط و مشیهای سازمانی باشد، دخالت از سوی رؤسای مافوق باید با کمترین حد ممکن کاهش یابد
7. مرور،پردازش و پرورش راه حل و فعالیتها (بازنگری و ارزیابی عملکرد):
در این فاز فرایندها به صورت دورهای از طریق باز خورد و تجارت شخصی افراد و مقایسه با استانداردها مورد بازنگری قرار میگیرند و اصلاحات لازم اعمال میشود.
8. اعطای پاداش براساس عملکرد حاصله:
طی سی و چندسال اخیر، محبوبیت روش مدیریتی مورد بحث، فراز و نشیبهایی داشته، اما فقط معدودی سازمان توانستهاند آن را به طور کامل اجرا کنند.در واقع، نمیتوان این روش را داروی دردهای مدیریت دانست، زیرا روش مزبور مانند سایر روشها، تنها یک وسیله است.برای آنکه روش یاد شده بیشترین بازده را داشته باشد،لازم است مجراهای ارتباطی سازمان بسیار منظم عمل کند.متأسفانه در اکثر سازمانها ضعف ارتباطات یک مشکل اساسی محسوب میشود.در نتیجه، مدیریت بر مبنای هدف به درستی اجرا نمیشود و به این دلیل ناچار باید آن را تعدیل کرد و تعدیل در حقیقت دور شدن از مقاصد اصلی این روش است.ازاین رو،معمولا سازمانها به جایی میرسند که ارتباطات جنبهء یک طرفه پیدا میکند و طی آن از کارکنان و مدیران ردههای پایین خواسته میشود به اهدافی که در ردههای بالا تعیین شده، دست پیدا کنند.در نتیجه، ممکن است بین اهداف افراد و اهداف سازمان تضاد بروز کند که طبعا به زیان هردو، مخصوصا سازمان است.
مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد کارکنان
هدف:
هدف یکی از قدیمی ترین و مهمترین مفاهیم در مدیریت امروز است،که علی رغم اهمیتش کمتر مورد توجه قرار گرفته است. توجه به اهداف و اثراتی که این مهم می تواند بر عملکرد سرپرستان بر جای بگذارد، بسیار حایز اهمیت میباشد. اهداف به تلاشهای فردی در جستجوی رسیدن می توان آنها را چنین تعریف کرد: مقاصدی که افراد در جستجوی رسیدن به آنها در طی دوره های مختلف زمانی میباشند؛ بنابراین یکی از وظایف اساسی مدیریت قاعده سازی (فرمول بندی)، روشنگری، تقویت و ارتباط هدف هاست. نمی توان تصمیمات سازمانی را اتخاذ کرد مگر اینکه تعیین شود که سازمان به کجا می رود و قرار است چه کاری را به انجام رساند. اهداف، مبنای برنامه ریزی و نیز هسته مرکزی تمام وظایف دیگر مدیریت را فراهم می کنند. در این راه، عوامل محیطی باید همواره در توسعه هدفها مورد شناسایی قرار گیرند، زیرا براساس عملکرد و نتایج فعالیتها تأثیر میگذارند. نظامهای ارزشی شخصی، هدفهای فردی و تواناییهای فنی مدیران در یک سازمان نیز تأثیر معادلی برخوردارند. هدفها در چارچوب محیطهای اجتماعی، اقتصادی، فنی و سیاسی گسترش یافته و به اجرا در میآیند. در عین حال، هدفها به وسیله نگرشها و نظامهای ارزش شخصی مدیران پی ریزی و دارای شرایط لازم می شوند.
هدف ها، همچنین، بر ملاحظات اخلاقی مدیران تأثیر می گذارند و بر محیطی هم که در آن عمل میکنند، اثر دارند.به عبارت دیگر، تاثیر یک قضیه دو طرفه است. هدفها تحت تاثیر محیط قرار میگیرند، ولی خود نیرویی را تشکیل می دهند که بر محیط اثر می گذارند.
باید توجه داشت که افزایش آگهی از اهداف، موجب بهبود عملکرد مدیریت بر مبنای هدف می شود.هر اندازه آگاهی از اهداف بیشتر و قابل درک و ملموس باشد، عملکرد افراد بهتر خواهد شد و مقاومت در برابر تغییرات احتمالی و در راستای اجرای فرایند نیل به هدف،کاهش مییابد. هدف گذاری اولین گام در تصمیم گیری دقیق و حل سیستماتیک مشکل میباشد. اهداف عباراتی هستند که برون داد و محصول ما را تشریح می کند، آنها باید قبل از اینکه ورودی های ما منتشر شود، تعریف و توسط مدیریت به کار برده شوند.
مطالعه بیشتر: شاخصهای مدیریت استراتژیک
چرا باید هدف را مشخص کرد؟
در آغاز هر وظیفه باید اهداف روشنی تعیین شود.چرا که:
- اهداف حدود کار را تعیین میکند و ذهن و فعالیت شخص را برای انجام دادن آن متمرکز می سازد.
- بدون اهداف روشن،ممکن است کار کاملا به طریقی غیر از آنچه منظور بوده است،تمام شود.
- اگر افراد مطلع نباشند که از آنها چه انتظار می رود، نمی توانند برای انجام دادن یک طرح، انگیزش پیدا کنند، آنان باید بدانند که چرا کاری را انجام میدهند و در صورت موفق شدن در کار،چگونه با آنها رفتار خواهد شد.
چه کسی شیوه رهبری مدیر را تعیین می کند؟
وقتی که رهبران مسأله رهبری را با زیر دستان کلیدی خود در میان بگذارند و آنچه را که از آنان انتظار میرود تصریح کنند، دیگر رهبران تصمیم گیرندههای منحصر به فرد نخواهند بود. در آن زمان کارمندان کلیدی آنان،نقشی حیاتی را بازی خواهند کرد آنها کم کم متوجه می شوند که این رفتار آنهاست (نه مدیران آنها) که تعیین کننده شیوه رهبری حاکم می باشد.ازاین رو اگر همه افراد در یک تیم مدیریت از ویژگیها و شرایط رهبری مطلع باشند، کارمندان تنها کاری که باید انجام دهند،اجرا به طریق مسوولانه است،همان طریقی که همه در مناسب بودنش متفق بوده اند.اگر افراد بدانند که از آنها چه انتظاراتی می رود،به تدریج یاد میگیرند که مراقب رفتار خود باشند تا به افرادی خود انگیخته و مسوول پذیر تبدیل گردند.
دشمن اصلی هدف گذاری،تعبیر نابجای انعطاف پذیری است.چه بسیار مدیرانی هستند که با این تفکر که منعطف هستند و به صورت اقتضایی عمل می کنند، هدف سازمان و مؤسسه خود را به صورت دقیق و برنامه ریزی شده تعیین نمی کنند و در نهایت باعث انحراف از آرمانهای سازمان می شوند.
تعیین اهداف در فرآیند مدیریت بر مبنای هدف تنها شامل پاسخ دادن به چند سوال صریح یا گاهی غیرصحیح است که با پاسخ به آنها می تواند هدف صحیح را انتخاب کند.
1.چرا ما چنین کاری را میکنیم،به سخن دیگر مقصود چیست؟
2.انجام چنین کارهایی چه سودی دارد؟
3.کار پایان یافته چگونه به نظر میرسد؟
4.چگونه بدانیم که چه وقت موفق بوده ایم؟
در انجام هر فعالیتی با پاسخ به این سوالات است که میتوان فهمید که آیا فعالیت انجام شده در راستای هدف میباشد یا اینکه باعث انحراف از آن خواهد شد.
مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد سازمانی
ویژگیهای هدف:
به طور کلی اهداف در فرآیند مدیریت بر مبنای هدف را میتوان به سه دسته بهبود دهنده، ارتقاء دهنده و حفظ یا نگهدارنده تقسیم بندی کرد که این اهداف باید دارای ویژگی های ذیل باشند:
1. مشخص (Specific) عمومی و مبهم نبوده و هدف باید روشن باشد.
2. قابل اندازه گیری (Measurable): مشخص و کمی باشد.
3. قابل وصول (Achievable) :نه زیاد خوشبینانه و نه بدبینانه، مشکل،ولی دست یافتنی باشد.
4. واقعبینانه (Realistic) : ماوراءالطبیعه و نامتعادل نباشد.
5. محدوده زمانی مشخص (bounded Time) : زمانی در جهت رسیدن به هدف مشخص باشد.
6. شفاف
7. مکتوب
8. ایجاد رقابت کند
9. مورد پذیرش و مقبول باشد
10. سازگار باشد
11. با ارزش باشد
12. مشارکتی باشد
تئوری هدف گذاری:
این تئوری که توسط پلانکت و اتنر ارایه شده است، بیان می دارد که رفتار افراد،تحت تاثیر اهداف تعیین شده قرار می گیرد.برطبق این تئوری دو نگرش در مورد هدف گذاری وجود دارد:
الف-ممکن است مدیران اهداف را برای کارکنان تعیین کنند.
ب-کارکنان و مدیران به طور مشترک اهداف کارکنان را تعیین کنند.
چنانچه افراد در تعیین اهداف کاری خود مشارکت داشته باشند، می توانند نتایج مثبتی را به بار آورند؛افزایش انگیزه کاری، کاهش استرس و افزایش صحت و اعتبار ارزیابی از جمله این نتایج است.در سایه مشارکت، امکان تصمیم گیری جمعی فراهم میآید و در اتخاذ تصمیم، همه باهم شریک محسوب می شوند. کارگر،کارفرما و مدیر همه در کنار یکدیگر و به عنوان عناصر یک مجموعه مشغول به کار هستند و هیچ یک خود را جدای از دیگری تصور نخواهند کرد.در مواردی مشارکت کارگران،شرکتی را که به مرحله نابودی رسیده است،ظرف مدت یک سال به شرکتی سودآورد تبدیل کرده است و این از آن جهت است که مشارکت کارگران،خود مکانیزمی خودکار است که موجب تلاش بیشتر برای موفقیت خواهد شد.
همان گونه که در نمودار فوق ملاحظه می شود،ابتدا هدف به روشنی تعریف میگردد،البته سعی میشود هدفی انتخاب شود که نه مشکل باشد و نه آسان.هدف باید به گونه ای باشد که کارمند برای دستیابی به آن دچار چالش گردد.بعد از انتخاب هدف،از آنجا که این هدف با مشارکت کارمند تعیین گردیده،مورد قبول وی قرار میگیرد و نسبت به آن متعهد میشود،سپس نوبت به اجرا میرسد که در این مرحله فرد با سود جستن از صفات فردی و حمایتهای سازمانی به عملکرد مورد انتظار دست مییابد که این منجر به دریافت پادداشهای درونی و بیرونی می شود و مجموعا رضایت فرد را فراهم میآورد.
برنامه ریزی در جهت رسیدن به هدف:
برنامه ریزی به عنوان یک فرایند دارای مراحل مشخص و به هم پیوسته برای تولید مجموعه ای از تصمیمات هماهنگ و همچنین به عنوان ابزار پشتیبان مدیریت در سازمانها و در قالب مدل های گوناگون به کار گرفته می شود. برنامه ریزی به موازات تغییر شکل و ماهیت تغییرات اقتصادی،سیاسی،فرهنگی،اجتماعی و تکنولوژی،تغییر شکل داده و قالبهای متفاوتی به خود گرفته است. رشد و تغییرات شدید در زمینه های مختلف،میزان توانایی سازمانها در پیش شرایط آینده را کاهش داده و تعمیم شرایط گذشته به آینده را غیر عملی ساخته است.این شرایط زمینه ابداع برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی اقتضای را فراهم میآورد. اگر یک مدیر بخواهد موثر واقع شود، باید مهارت های مربوط به تفکر استرتژیک خود را بهبود بخشد.تفکر استراتژیک خود را بهبود بخشد.تفکر استراتژیک،فرایندی است که طی آن،مدیر یا رهبر می آموزد که چگونه آرمان تجاری(Vision business) خود را به وسیله کار گروهی و تفکر انتقادی، تعریف کند.تفکر استراتژیک،ابزاری است که به مدیران کمک می کند تا با تغییرات روبه رو شده و برای ایجاد تحول،برنامه ریزی و فرصتهای جدید را تجسم کنند.
1. مدیریت رفتار سازمانی-دکتر محمد علی حقیقی
2. مبانی تئوری سازمان-ریچاردال.دفت-ترجمه دکتر علی پارسائیان و دکتر سید محمد اعرابی
3. مدیریت اثربخش-نوشته جان لاک-ترجمه سید امین اله علوی
4. سمینار مدیریت تغییر چگونه؟-دکتر علامرضا کیانی
5. اصول مدیریت و رفتار سازمانی-رابرت تورواثا،جین نیوپورت- ترجمه: عین اعلا
6. سمینار جهانی شدن اقتصاد،آینده اقتصاد ایران-دکتر ادیب
7. جورج موریسی، مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه در بخش دولتی، ترجمه: معتمدی-الوانی، تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی
8. محمدی ، داود، اصول و مبانی سازمان مدیریت و سرپرستی، تهران: آییژ 1386
9. George S. Odiorne, Management by Objectives
10. Peter Drucker, The practice of Management
11. Douglas McGregor, The Human side of enterprise
12. JohnHumble, Management by objectives
13. Rensis Likert, The Human organization
[1]جورج موریس، مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه در بخش دولتی، ترجمه: معتمدی_ الوانی، تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی، 1357، ص9-12
[2]محمدی ، داود، اصول و مبانی سازمان مدیریت و سرپرستی، تهران: آییژ 1386