کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد ؟

کنترل پروژه یک عملکرد حرفه‌ای است که به طور گسترده به عنوان مجموعه‌ای از مهارت‌های تخصصی به خودی خود شناخته نمی‌شود. تعاریف زیادی از کنترل‌های پروژه وجود دارد که در صنایع و شرکت‌ها استفاده می‌شود. آن‌ها نقش مهمی در ارائه مزایای لازم برای هزینه، زمان و عملکرد ایفا می‌کنند که برای نتایج موفقیت آمیز پروژه و برنامه ضروری است.  کنترل‌های پروژه عبارتند از جمع‌آوری داده‌ها، مدیریت داده‌ها و فرآیندهای تحلیلی که برای پیش‌بینی، درک و تأثیر سازنده بر نتایج زمان و هزینه یک پروژه یا برنامه استفاده می‌شود؛ که از طریق ارتباط اطلاعات در قالب‌هایی که به مدیریت و تصمیم‌گیری مؤثر کمک می‌کند. 

در ادامه، توضیح خواهیم داد که کنترل‌ پروژه چیست و چگونه می‌توان از این فرآیندها برای کمک به ماندن در محدوده پروژه، به حداقل رساندن بودجه و حفظ برنامه‌ریزی پروژه استفاده کرد.

مطالعه بیشتر: مدیریت پروژه چیست  و معرفی بهترین نرم افزار آن

 مقدمه

یکی از راه‌های افزایش احتمال موفقیت پروژه، اجرای کنترل‌ پروژه است که باید با تجزیه و تحلیل داده‌ها به دست آید. کنترل عملکرد، کلید تکمیل پروژه به موقع و در چارچوب بودجه است. تعاریف زیادی از کنترل‌های پروژه وجود دارد که در صنایع و در بین شرکت‌های درون صنایع استفاده می‌شود. کنترل در پروژه یک عملکرد حرفه‌ای است که به طور گسترده به عنوان مجموعه‌ای از مهارت‌های تخصصی به خودی خود شناخته نمی‌شود. آن‌ها راه کارهایی برای دستیابی به نتایج موفق پروژه هستند. همه کسب ‌و کارها باید پس‌انداز را در اولویت قرار دهند، زیرا انجام این کار اغلب آن‌ها را سرپا نگه می‌دارد. ساده‌ترین راهی که می‌توانید به شرکت خود در صرفه جویی در زمان و هزینه کمک کنید، کنترل پروژه‌ها با مدیریت پروژه است.

 کنترل‌های پروژه در مدیریت پروژه چیست؟

همان طور که در بالا اشاره شد کنترل‌ پروژه مجموعه‌ای از فرآیندهایی است که برای درک و تأثیرگذاری بر میزان زمان یا هزینه صرف شده برای یک پروژه استفاده می‌شوند. هر کنترلی در پروژه بر روی بخش مشخصی از طرح پروژه مانند برنامه زمان بندی، منابع یا خطرات احتمالی تمرکز می‌کند.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار داشبورد مدیریتی 

 نقش کنترل پروژه در موفقیت پروژه‌ها چیست؟

کنترل پروژه اطلاعاتی را فراهم می‌کند که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه و به موقع اتخاذ کنند که از خطراتی که پروژه را تهدید می‌کند جلوگیری کند. از شروع پروژه تا تکمیل آن، وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه این است که همه چیز را در مسیر و در محدوده نگه دارید. بدون فرآیند کنترل‌های پروژه، پاسخ به سؤالات مهم در مورد پروژه دشوار بوده، که ممکن است موفقیت پروژه را تحت تأثیر قرار دهد یا آن را پیچیده کند. برخی از دلایلی که ممکن است پروژه‌ها بدون کنترل‌های پروژه از مسیر خارج شوند عبارتند از:

• افراد:بدون کنترل پروژه، ممکن است سوالاتی در مورد اینکه در یک پروژه چه کسانی در دسترس هستند؟ چه کسی مسئول نقش‌ها و مسئولیت‌ها است؟ و چه کسی باید وظایف خاص را در طول توسعه پروژه به عهده بگیرد، مطرح شود.
• کیفیت:فرآیند کنترل در پروژه مواردی از جمله برآورده شدن انتظارات، کامل بودن موارد در هر مرحله از پروژه و همه عوامل در طول مسیر کار می‌کنند را تضمین می‌کند. 
• هزینه:زمانی که هزینه پروژه کنترل نمی‌شود، ممکن است به دلیل تغییرات ذینفعان یا محاسبات اشتباه در طول برنامه ریزی پروژه، هزینه‌های پیش بینی نشده‌ای رخ دهد.
• زمان: نظارت بر زمان پروژه از مسائلی مانند تاخیر در برنامه، تغییر اولویت‌ها و برخورد در منابع جلوگیری می‌کند که این‌ها می‌تواند منجر به نتایج نامطلوب پروژه شود.

به طور کلی از طریق فرآیند کنترل، می‌توان متوجه شد که همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود یا خیر. که اگر طبق برنامه نباشد شما به سرعت روند درست را در پیش می‌گیرید تا پروژه خود را در مسیر خود نگه دارید.

مطالعه بیشتر:بررسی مهمترین شاخص‌های مدیریت استراتژیک

 اصول کنترل پروژه

یک راه آسان برای یادآوری اینکه کنترل پروژه چیست، فکر کردن به PDA است. PDA مخفف عبارت Prevention، Detection و Action است. در ادامه نگاهی دقیق‌تر به اصول اساسی کنترل پروژه داشته ایم:

• Prevention: جلوگیری
• Detection: تشخیص
• Action: عمل

1. جلوگیری

بهترین راه برای حفظ پروژه خود در مسیر، جلوگیری از (یا به حداقل رساندن) مغایرت‌ها است. چگونه این کار را انجام دهید؟ این امر به تمام صلاحیت‌های مدیریت پروژه شما نیاز دارد. سرمایه‌گذاری در برنامه‌ریزی، برقراری ارتباط خوب، نظارت منظم بر عوامل خطر، حل تعارضات با قدرت و تفویض صحیح وظایف تنها چند فعالیت مهم هستند.

2. تشخیص

برای این جنبه از کنترل پروژه، “سیستم رادار” یا “سیستم هشدار اولیه” را تصور کنید. کنترل پروژه باید تشخیص زودهنگام مغایرت‌ها را فراهم کند. هر چه زودتر بتوان بر روی اختلاف‌ها و مغایرت‌ها عمل کرد، احتمال بیشتری وجود دارد که عامل موفقیت را به مسیر خود برگرداند.

نکته کلیدی برای تشخیص زودهنگام این است که روش‌های ردیابی و رویه‌های کاری که امکان اندازه‌گیری به موقع نتایج پروژه را فراهم می‌کند، ایجاد شوند. نمونه‌های رایج روش‌های تشخیص، گزارش عملکرد و جلسات بازبینی است.

3. اقدام

اگرچه جلوگیری نیز جهت گیری عمل قوی دارد، اما این اصل ارتباط نزدیکی با تشخیص زودهنگام دارد. به عبارتی برای اینکه کنترل پروژه موثر باشد، تشخیص مغایرت و اختلاف‌ها باید بتواند پاسخ مناسب و به موقع را ایجاد کند.
سه نوع اقدام متداول عبارتند از:

• اقدامات اصلاحی
• رویه‌های کنترل تغییر
• درس‌های آموخته شده

اغلب، به عنوان بخشی از برنامه ریزی برای کنترل پروژه، آستانه‌های دقیقی برای تغییرات ایجاد می‌شود که مشخص می‌کند تیم پروژه با کدام واریانس‌ها و اقدامات اصلاحی می‌تواند برخورد کند و کدام یک نیاز به توجه فوری مدیریت سطح بالا دارد.

 مکانیسم‌های کنترل پروژه: معرفی 3 نوع مکانیسم کنترل پروژه

در سال‌های اخیر حجم کار در پروژه‌ها چندان زیاد نبود. اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی و تعریف پروژه‌های بزرگ باعث به وجود آمدن مشکلات زیادی در مدیریت سازمان‌ها و شرکت‌ها شد. به عنوان مثال مشکلاتی از قبیل پراکندگی اطلاعات، ناهماهنگی نیروهای انسانی، نرسیدن به اهداف، زمان بندی نامناسب، ضعف در ارزیابی نتایج، برآورد اشتباه هزینه‌ها و… به وجود آمد. مدیریت کارها با وجود این مشکلات دشواری‌‌های خاص خودش را دارد و باید از شیوه ‌های جدید برای این کار بهره برد.

عمدتاً کنترل پروژه بر سه فاکتور زیر متمرکز است:

• کارایی
• هزینه
• زمان

هدف از داشتن کنترل، کشف مشکل و سپس تغییر مسیر با انجام اقدامات اصلاحی است. کنترل پروژه صرفاً این نیست که منتظر بمانید تا همه چیز اشتباه شود و سپس آن را اصلاح کنید. اساساً داشتن سیستم، برای شناسایی مشکلات قبل از ظهور آن هاست. سه نوع اصلی مکانیسم کنترل وجود دارد:

• کنترل سایبرنتیک
• کنترل برو نرو یا رفت و برگشت
• کنترل پس از عملکرد

1. کنترل سایبرنتیک

کنترل سایبرنتیک رایج‌ترین نوع مکانیسم کنترل پروژه است. یک پروژه دارای ورودی و خروجی است. خروجی‌ها می‌توانند به شکل نقاط عطفی باشند که باید برآورده شوند. کنترل‌های سایبرنتیک بر خروجی‌ها تمرکز می‌کنند. اگر این نقاط عطف یا خروجی‌ها مطابق با استانداردهای تعیین شده نباشد، آنگاه وضعیت آن بررسی شده تا مشاهده شود آیا دلیل کافی برای تغییر الگوهای فعالیت وجود دارد یا خیر.

به عنوان مثال، پروژه‌ای برای آماده کردن یک نمایشگاه برای افتتاح، بستگی به تاریخ‌های مشخصی جهت اتمام سیم کشی برق، گچ کاری و رنگ آمیزی دارد. اگر تاریخ اتمام سیم‌ کشی به تأخیر افتاد، برنامه فعالیت ‌ها بایستی تغییر کند و سرعت آن افزایش یابد تا به روز افتتاحیه برنامه ‌ریزی‌شده برسد.

تمرکز این نوع کنترل بر روی کاهش انحراف از یک استاندارد است. هرچه این انحراف بیشتر باشد، موقعیت ایجاب می‌کند که توجه بیشتری داشته باشید.

2. کنترل برو نرو یا رفت و برگشتی:

یکی از روش‌‌های معمول برای کنترل پروژه، روش رفت و برگشتی است. زمانی که شما برای رسیدن به اهداف مشخص شده، برخی از پیش ‌شرط‌هایی از جمله بودجه، زمان و… را مورد بررسی قرار می‌ دهید، به این معنی است که کنترل رفت و برگشت را در نظر گرفته ‌اید. در این روش کنترلی کل مسیر پروژه در نظر گرفته می‌شود و می‌توان گفت که به صورت آزمایشی کار را تعریف می‌کنند. در طی آزمایش باید تمام پیش‌شرط‌‌ها به طور دقیق بررسی شوند و برآوردها همان طور با دقت باشند. کنترل‌های برو نرو یا رفت و برگشتی به برنامه ‌های واقعی مرتبط هستند و به طور مستقل در تقویم تنظیم نشده‌ اند.

یکی دیگر از ویژگی این روش این است که باید در طول پروژه اجرا شود و نمی‌توان از قبل برنامه ‌ریزی کرد.

بیایید همین مثال را از نمایشگاه در نظر بگیریم. گچ کاری تنها پس از اتمام سیم کشی و لوله کشی آغاز می‌شود. بنابراین، اگر گچ کاری به موقع شروع نشود، بدیهی است که در کارهای قبلی تاخیرهایی وجود داشته است.

3. کنترل پس از عملکرد

کنترل پس از عملکرد یکی از روش‌های کنترل پروژه است که بر عملکرد کار به صورت گام به گام نظارت نمی‌شود و فقط در پایان آن، کنترل ‌ها انجام می‌شود. در بین روش ‌های برنامه‌ ریزی و کنترل پروژه، این روش چندان مرسوم نیست. پس از تمام شدن پروژه، اعضای تیم برای کنترل وارد عمل می‌شوند تا ایرادات را برای پروژه‌های دیگر بررسی کنند و از نتایج آن‌ها استفاده نمایند.
یکی دیگر از ویژگی‌های کنترل‌‌های پس از عملکرد این است که پس از اتمام پروژه یا کار اعمال می‌شوند. در این پروژه تمرکز بر تغییر آنچه قبلاً اتفاق افتاده نیست، بلکه اطمینان از ثبت اقدامات خوب و بد برای کمک به پروژه‌های آینده است.
به عنوان مثال پروژه یک نمایشگاه را در نظر بگیرید که پس از اتمام آن، شما با بررسی متوجه می‌شوید که تاخیرهای کار از تیم سیم‌کشی بود و برای رفع آن در کارهای بعدی تدابیری را خواهید اندیشید. به هرحال شما نیاز دارید تا کارهای خود را با کنترل پیش ببرید تا به بهترین نحو ممکن پیش رود.

مطالعه بیشتر: آشنایی با وظایف یک مشاوره مدیریت پروژه

 تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT)

PERTبرای اولین بار به عنوان ابزار مدیریتی برای تکمیل پروژه موشک بالستیک Polaris در ایالات متحده آمریکا در اکتبر 1958 توسعه یافت. این ابزار در تسریع تکمیل پروژه از 7 سال به 5 سال به خوبی عمل کرد. از آن زمان،PERT  به تکنیک بسیار محبوبی تبدیل شده است که برای برنامه ریزی و کنترل پروژه استفاده می‌شود. به طور خلاصه، توالی فعالیت‌هایی را که باید تکمیل شوند، برنامه ریزی می‌کند تا پروژه را در مدت زمان کوتاهی به انجام برساند. این امر به کاهش زمان و هزینه پروژه کمک می‌کند.

مراحل مربوط به PERT:

مراحل زیر در تکنیک PERT شامل می‌شود:

• فعالیت‌های درگیر در پروژه در یک رابطه متوالی ترسیم می‌شوند تا نشان دهند که چه فعالیتی به دنبال چه چیزی می‌آید.
• زمان مورد نیاز برای تکمیل هر یک از فعالیت‌های پروژه، برآورد و در شبکه یادداشت می‌شود.
• فعالیت‌های حیاتی پروژه مشخص می‌شود.
• متغیر مدت پروژه و احتمال اتمام پروژه در یک دوره زمانی معین محاسبه می‌شود.

مراحل فوق را می‌توان با کمک مثال زیر نشان داد. مدیر عامل XYZ Ltd. علاقه مند به تهیه بودجه عملیاتی خود است. این پروژه به فعالیت‌های زیر تقسیم می‌شود:

که در شکل زیر ارائه شده است:

مزایای PERT

تکنیک PERT مزایای زیر را ارائه می‌دهد:

• زمان مورد انتظار برای تکمیل هر فعالیت را تعیین می‌کند.
• به تکمیل پروژه در یک دوره زمانی معین کمک می‌کند.
• به عدم قطعیت‌های مدیریت در پروژه کمک می‌کند و در نتیجه، عنصر ریسک در پروژه را کاهش می‌دهد.
• مدیریت را قادر می‌سازد تا منابع محدود را بهینه تخصیص دهد.
• برای اقدام درست، در نقطه مناسب و در زمان مناسب در سازمان فشار می‌آورد.

محدودیت‌های PERT

PERT همچنین از محدودیت‌های زیر برخوردار است:

• شبکه PERT عمدتاً بر اساس برآوردهای زمانی مورد نیاز برای هر فعالیت است. با توجه به تخمین‌های زمانی اشتباه، شبکه به شدت غیر واقعی می‌شود.
• این تکنیک همچنین منابع مورد نیاز در مراحل مختلف کنترل پروژه را در نظر نمی‌گیرد.
• برای کنترل پروژه موثر در یک پروژه با استفاده از تکنیک PERT نیاز به به روز رسانی مکرر و تجدید نظر در محاسبات PERT است. اما، این یک امر بسیار پرهزینه برای سازمان است.

 مهارت‌های لازم برای کار در کنترل پروژه

شرح وظایف دقیق برای کنترل پروژه بر اساس عواملی مانند صنعت و پروژه متفاوت است، اما ممکن است مجموعه‌ای از توانایی‌ها و استراتژی‌های مشترک برای پیشرفت در این موقعیت مورد نیاز باشد. این توانایی‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

1- تجزیه و تحلیل:

 کنترل ‌کننده‌‌های پروژه به مهارت ‌های تحلیلی قوی نیاز دارند تا بتوانند اطلاعات مرتبط را جمع‌آوری کنند و بینش دقیقی در مورد توسعه پروژه بر اساس معیارهای کلیدی ارائه دهند.

2- ارتباط:

مدیر کنترل اطلاعات را جمع آوری می‌کند و آن را به افراد مربوطه منتقل می‌کند تا هر گونه مشکل را اصلاح کنند. بنابراین، کنترل‌کننده‌‌های پروژه، مهارت ‌های ارتباطی و بین فردی خوبی دارند.

3- تعیین هدف:

تعیین هدف برای مدیریت عملکرد افراد و کل تیم‌ها بسیار مهم است، بنابراین کنترل کنندگان پروژه می‌توانند اهداف را به طور مناسب و موثر تعیین کنند.

4- کنترل هزینه:

باقی ماندن در محدودیت‌های بودجه مهم است، بنابراین کنترل کننده‌های پروژه معمولاً دانش تکنیک‌های کنترل هزینه را دارند.

5- مدیریت پایه:

مدیریت پایه مدیریت نقاط مرجع مورد استفاده برای اندازه گیری و نظارت بر پروژه است و یک مهارت ضروری برای متخصصان در این نقش می‌باشد.

6- مدیریت زمان:

توانایی‌های مدیریت زمان برای به پایان رساندن یک کار در یک مهلت تعیین شده می‌باشد.

7- تضمین کیفیت:

مدیریت کیفیت برای موفقیت کلی یک پروژه مهم است، بنابراین مدیران کنترل معمولاً از تکنیک‌های کنترل کیفیت استفاده می‌کنند و دانش قابل توجهی در این زمینه دارند.

8- مدیریت ریسک:

دانش تکنیک‌های کنترل ریسک برای اطمینان از ایمنی اعضای تیم و جلوگیری از هر چیزی که موفقیت یک پروژه را تهدید کند، ضروری است.

مطالعه بیشتر: انواع مدل‌های ارزیابی جهت بررسی کارکنان و سازمان

 کنترل هزینه پروژه چیست؟

کنترل هزینه پروژه یکی از اجزای مدیریت هزینه پروژه است که نظارت بر نحوه انحراف مخارج پروژه از برآوردهای اولیه در طول پروژه و در صورت لزوم، نیازمند توسعه اقدامات اصلاحی است. به طور معمول، مدیر پروژه مسئول کنترل هزینه‌های پروژه است که شامل اجرای ابزارهای نظارت و بررسی هرگونه اختلاف هزینه است. کنترل خوب هزینه پروژه، مستلزم دانش دقیق برنامه ریزی و اجرای پروژه است، زیرا مدیر پروژه باید بتواند تشخیص دهد که چه زمانی پروژه از پیش بینی‌ها فراتر رفته و دلیل آن را درک کند.

چرا کنترل هزینه پروژه مهم است؟

کنترل هزینه پروژه مهم است. چرا که می‌تواند به حفظ یک پروژه در حد بودجه‌اش کمک کند، که عنصر مهمی از یک پروژه موفق است. کنترل هزینه به مراحل قبلی مدیریت هزینه اجازه می‌دهد تا در طول مدت پروژه دقیق و کارآمد باشد. هنگامی که یک شرکت به طور مداوم پروژه‌های خود را با بودجه تکمیل می‌کند، می‌تواند سود بیشتری کسب کند، نام تجاری و شهرت خود را برای اعتماد و بودجه دقیق‌تر برای پروژه‌های آینده ایجاد کند.

کنترل هزینه پروژه در مقابل مدیریت هزینه پروژه

کنترل هزینه و مدیریت هزینه در زمینه مدیریت پروژه دارای شباهت‌هایی هستند: هر دو توسط مدیر پروژه تکمیل می‌شوند، هر دو به داده‌های مالی گسترده نیاز دارند و هر دو به پروژه کمک می‌کنند تا در بودجه خود باقی بماند. همچنین چندین تفاوت مهم بین کنترل هزینه پروژه و مدیریت هزینه پروژه وجود دارد، از جمله:

• دامنه: مدیریت هزینه پروژه یک فرآیند بلندمدت برای رسیدگی به بودجه و امور مالی پروژه در کل پروژه است و شامل کنترل هزینه است، در حالی که کنترل هزینه، فرآیند خاص ارزیابی و تنظیم هزینه‌ها در حین پیشرفت پروژه است.
• دوره زمانی: مدیریت هزینه پروژه از مرحله برنامه ریزی شروع می‌شود و در کل پروژه ادامه می‌یابد، در حالی که کنترل هزینه پروژه تنها پس از شروع پروژه انجام می‌شود.
• الزامات: برای تکمیل مدیریت هزینه پروژه، مدیر پروژه بسیاری از عناصر پروژه از جمله هزینه‌های نیروی کار و تجهیزات، محدوده، الزامات و جزئیات هر مرحله از فرآیند را بررسی می‌کند. برای تکمیل کنترل هزینه پروژه، یک مدیر پروژه به بودجه پروژه و هزینه‌های پیش بینی شده و همچنین داده‌های جاری از هزینه‌های پروژه در حال انجام و درک کافی از پروژه نیاز دارد تا بفهمد چرا هزینه‌ها با پیش بینی‌ها متفاوت است.

مطالعه بیشتر: آشنایی با مراحل و ابزارهای برنامه ریزی پروژه

مراحل کنترل هزینه پروژه چیست؟

در اینجا چهار فرآیند اصلی کنترل هزینه پروژه آورده شده است:

1. تفاوت‌ها را از بودجه پایه اندازه گیری کنید

ابتدا، مدیر پروژه با بررسی بودجه اولیه و هرگونه تفکیک بخش یا مرحله، انتظارات اولیه بودجه را درک می‌کند. آن‌ها سپس مکانیسم‌های ردیابی را برای نظارت بر نحوه مقایسه هزینه‌‌های پروژه با هزینه‌‌های تخمینی در نظر می‌گیرند و اگر مغایرتی وجود داشته باشد، میزان آن را اندازه‌گیری می‌کنند. ابزارهایی مانند نرم افزارهای تخصصی و صفحات گسترده می‌توانند به مدیران پروژه در این فرآیند ردیابی کمک کنند. مهم است که مدیر پروژه اطمینان حاصل کند که اطلاعات آن‌ها در این مرحله تا حد امکان دقیق است تا پیش بینی هزینه‌ها در مرحله بعدی دقیق باشد.

2. پیش بینی هزینه‌های نهایی

هنگامی که مدیر پروژه تفاوت‌های بودجه اصلی را درک کرد، از این اطلاعات برای برآورد هزینه نهایی پروژه در صورت حفظ الگوهای هزینه فعلی استفاده می‌کند. اگر پروژه در مرحله‌ای که اکنون کامل شده است بیش از بودجه بود، مدیر پروژه هرگونه هزینه اضافه شده در آن زمان یا تاخیرهای بعدی را که ممکن است آن رویداد ایجاد کند محاسبه می‌کند. اگر پروژه برای فرآیندی که هنوز ادامه دارد بیش از بودجه باشد، مدیر پروژه باید محاسبه کند که این فرآیند در حال انجام چقدر بیشتر از بودجه به هزینه ‌های نهایی اضافه می‌ کند.

3. اقدامات اصلاحی ممکن را تعیین کنید

هنگامی که مدیر پروژه تمام این اطلاعات را در اختیار داشت، می‌تواند به برنامه خود برای پروژه نگاه کند و ببیند چه اقدامات اصلاحی بالقوه می‌تواند پروژه را در محدوده مشخصات بودجه بازگرداند. بسته به پروژه، این ممکن است شامل تنظیم زمان‌بندی، کارکنان یا جدول زمانی پروژه برای کاهش هزینه ‌ها باشد.

4. اجرا و ارزیابی اقدامات اصلاحی

در مرحله بعد، مدیر پروژه این اقدامات اصلاحی را با مذاکره با هم تیمی ها، فروشندگان یا پیمانکاران اجرا می‌کند. آن‌ها همچنین ممکن است برای توضیح تغییرات و استدلال پشت آن‌ها با مشتری ارتباط برقرار کنند. سپس مدیر پروژه از داده‌های جدید و شیوه‌های ردیابی بودجه برای ارزیابی مؤثر بودن اقدامات اصلاحی استفاده می‌کند. در غیر این صورت، مدیر پروژه اقدامات اصلاحی جدیدی را ایجاد و اجرا می‌کند تا زمانی که به نتایج مورد نظر برسد.

 چه زمانی از کنترل‌های پروژه استفاده کنیم؟

کنترل پروژه می‌توانند شما را قادر سازند تا پتانسیل هر تلاشی را که در قبال آن مسئول هستید را به حداکثر برساند. کاربرد آن‌ها می‌تواند در بسیاری از زمینه‌های پروژه سودمند باشد، از جمله:

• ارتباط مشتری و تیم
• برنامه ریزی پروژه
• شروع ایده ها
• نظارت و کنترل پیشرفت پروژه

پروژه‌های تجاری اغلب غیرقابل پیش بینی هستند و ممکن است تغییرات غیرمنتظره‌ای در جدول زمانی، هزینه و سایر زمینه‌ها ایجاد شود. مدیران پروژه ممکن است به کنترل‌های پروژه تکیه کنند تا با موفقیت، محدودیت‌های بودجه و سایر محدودیت‌ها و چالش‌ها پیمایش کنند. مدیران همچنین می‌توانند از کنترل‌های پروژه برای شناسایی ریسک‌های بالقوه و پیشنهاد راه حل استفاده کنند.

مطالعه بیشتر: آشنایی با راه حل‌های داده کاوی در سازمان ها

 چگونه کنترل پروژه خود را در 10 مرحله ساده تنظیم کنید

تنظیم هوشمند و موثر کنترل پروژه قبل از مرحله اجرای پروژه شما شروع می‌شود. نظارت و کنترل برای هر مرحله از پروژه شما دست به دست هم می‌دهند. کنترل و نظارت باید با استفاده از هر یک از مراحل زیر تقویت شود:

1- تعیین محدوده پروژه:

که شامل توضیح و انتقال هر جنبه‌ای از پروژه به همه اعضای تیم می‌باشد.

2- ساختار تیم و تعیین وظایف:

تعیین اینکه چه کسی برای هر کار مورد نیاز بهترین است، چه تعداد عضو به هر تیم اختصاص داده شده است، و برنامه ریزی برای نحوه نظارت بر پیشرفت.

3- عوامل خطر از پیش تعیین شده:

آگاهی از ریسک‌هایی که ارزش پذیرش دارند و خطراتی که دستاورد پروژه را از بین می‌برد. هنگامی که ریسک‌ها کنترل می‌شوند، می‌توان آن‌ها را قبل از تبدیل شدن به خطرات واقعی پروژه کاهش داد و شما را از خسارت‌های جبران ناپذیر در امان می‌گذارد.

4- موارد احتمالی سازگاری:

هم عوامل داخلی و هم عوامل خارجی می‌توانند ایجاب کنند که یک پروژه باید مسیر خود را تغییر دهد. برای عوامل غیرمنتظره اما احتمالی که مستلزم تغییر در فرآیند پروژه شما هستند، برنامه ریزی کنید و موارد احتمالی را برای انطباق با تغییرات تعیین کنید.

5- نظارت بر وضعیت پروژه:

برای نظارت بر اینکه پروژه شما چقدر خوب یا ضعیف پیش می‌رود، یک برنامه زمان بندی تنظیم کنید و روشی را تعیین کنید (یعنی جلسات منظم حضوری یا ارائه گزارش‌های مکتوب). همچنین، اگر پروژه جلوتر از زمان‌بندی پیش می‌رود، بررسی کنید و آنچه که پیشرفت سریع را تسهیل می‌کند، بیابید. از عوامل در پروژه‌های آینده خود استفاده کنید. در نتیجه، با دانستن اینکه چه مواردی را باید تماشا کنید و از آن اجتناب کنید، می‌توانید در زمان و پول با ارزش در پروژه‌های آینده صرفه‌جویی کنید.

6- برنامه‌هایی برای ارتباط موثر:

بدیهی است که خطوط ارتباطی شما باید کارآمد و شفاف باشد، اما به برنامه‌های خود برای برقراری ارتباط با مشتریان و ذینفعان پروژه به طور یکسان دقت کنید.

7- مهلت‌ها و بودجه:

برنامه‌ای را برای تعیین هزینه‌های اولیه پروژه، پیگیری تغییرات بودجه از طریق ارتباط منظم با بخش حسابداری و اطمینان از رعایت تاریخ‌های موعد تنظیم کنید. همچنین، اگر و زمانی که یک تاریخ مقرر رعایت نشد، یک برنامه اضطراری برای اینکه چگونه از شکست در ددلاین‌های آینده جلوگیری کنید، تهیه کنید.

8- تجزیه و تحلیل/ارزیابی:

سیستمی را برای ارزیابی و تجزیه و تحلیل اینکه چگونه هر یک از عناصر برنامه ریزی و اجرای پروژه به موفقیت کلی پروژه در محدوده پروژه کمک می‌کند، تنظیم کنید. چیزی کم است؟ آیا نیاز به تخصیص منابع بیشتر یا تخصیص مجدد پرسنل دارید؟ سیستمی باید برای حل سوالات (و تمام سوالات دیگر) در حین اجرا و برنامه ریزی وجود داشته باشد.

9- موارد احتمالی اصلاحی:

در ادامه مرحله قبل، اگر نشانه‌‌هایی وجود دارد که نشان می‌‌دهد پروژه نیاز به اصلاح دارد یا متوجه شده ‌اید که برخی از پایه ‌های شما تحت پوشش نیستند، نه فقط برای یک روش اجرای تغییرات، بلکه برای موارد احتمالی نیز در صورتی که اصلاحات با مجموعه‌ای از مشکلات خود همراه باشد، برنامه ریزی کنید. اگرچه نمی‌توانید آینده را پیش‌بینی کنید، اما ممکن است آن را تصور کنید و برنامه‌ریزی کنید تا تا جایی که می‌توانید بر آن تأثیر بگذارید.

10- برنامه ریزی برای ارائه پروژه:

تصمیم بگیرید که چه کسی مسئول ارائه کار نهایی خواهد بود، به چه کسی و چه لوازمی نیاز است؟ همچنین، نحوه رسیدگی به وضعیت هندلینگ را نیز برنامه ریزی کنید.
به عنوان یادآوری، هر یک از کنترل‌های ذکر شده در بالا به یک مانیتور خاص در هر مرحله نیاز دارد. شما اساساً بدون نظارت کافی هیچ کنترلی ندارید. کنترل پروژه در هر جنبه‌ای از پروژه، از تصور تا تحویل، بیش از هر زمان دیگری در بازار مدیریت پروژه مدرن و رقابتی ضروری است.

مطالعه بیشتر: آشنایی با مزایا و معایب یک سازمان مبتنی بر پروژه

 نرم افزارهای برتر کنترل پروژه

1. نرم افزار هدف سنج

نرم افزار کنترل پروژه هدف سنج به تیم‌های هر سازمان خدماتی از جمله مدیریت و کنترل وظایف، مدیریت مبتنی بر OKR و KPI به کنترل و مدیریت پروژه در شرکت کمک می‌کند. از ویژگی برتر این نرم افزار این است که مدیر یک سازمان می‌تواند با کمک این نرم افزار اهداف و نتایج کلیدی برای شرکتش تعیین کند و تا با موفقیت بیشتری به اهداف کسب ‌و کار خود برسد.
ویژگی‌های نرم افزار کنترل هدف سنج:

• تنظیم برنامه ‌های کاری
• پیگیری پیشرفت کار
• تعیین مهلت‌‌ها براساس تقویم شمسی
• واگذاری کار به اعضای تیم
• مشخص کردن اهداف و نتایج کلیدی
• انتخاب بازه دلخواه برای OKR

2. سازمان یار

پیاده سازی نرم افزار کنترل پروژه سازمان یار به صورت سازمانی می‌باشد. این نرم افزار بر پایه MSP و شیرپوینت ساخته شده و با استانداردهای بین المللی مدیریت پروژه همچون PMBOK هماهنگ است. از ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم افزار می‌توان به قابلیت تعریف مواردی چون الگوهای پیش ساخته برای مدل زمان بندی پروژه و مجوزهای مختلف جهت دسترسی کاربران اشاره کرد.

نرم افزار سازمان یار دارای داشبورد مدیریتی با قابلیت‌های زیر می‌باشد:

• تحلیل ارزش‌های پروژه
• جریان نقدینگی
• تحلیل ریسک
• امکان ثبت دلایل تاخیر و مشکل برای فعالیت‌های پروژه

3. نرم افزار آرسس

یکی دیگر از نرم افزارهای کنترل پروژه نرم افزار آرسس است که جزو قدرتمندترین نرم افزارها می‌باشد. با استفاده از این نرم افزار مدیران کسب و کار می‌توانند زمان صرف شده برای هر کار با جزئیات کامل مطلع شوند و در نهایت آن را کنترل و مدیریت کنند. ابزاری که در این نرم افزار مورد استفاده قرار گرفته است برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌باشد.این ویژگی موجب شده این نرم افزار به ابزاری کاربردی برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل شود.

ویژگی‌های نرم افزار آرسس:

• سیستم هشداردهنده
• مدیریت فرآیند
• پایگاه دانش پروژه
• مدیریت منابع انسانی
• گانت چارت پروژه
• بودجه و جریانات نقدی پروژه
• محاسبه بهای تمام شده پروژه

4. تسکولو

در نرم افزار کنترل پروژه تسکولو امکان استفاده از تمام ظرفیت‌های تیمی را دارید و با هر سیستم مدیریتی می‌توان پروژه ‌ها را با سرعت و دقت کنترل و مدیریت کرد. از ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت و کنترل کارهای تیمی و استارتاپی با تعیین وظایف اعضای تیم
• داشتن دیدی همه جانبه نسبت به پیشرفت یا شکست کارها و اهداف
• قابلیت ایجاد چک لیست و همکاری با سایر اعضا
• برگزاری جلسات آنلاین با قابلیت چت گروهی ویدئویی و نوشتاری
• مجهز به تحلیلگر برای تهیه گزارش پیشرفت پروژه ‌ها
• قابلیت جستجو در داخل نرم افزار برای راحتی در مدیریت و کنترل پروژه‌های بزرگ

5. نرم افزار IPMP

نرم افزار کنترل پروژه IPMP (IVS Project Management Package) به مدیران پروژه جهت کنترل بر ابعاد مختلف پروژه‌ها کمک می‌کند. از ویژگی برتر این نرم افزار این است که IPMP راهکاری جهت اجرای محلی استانداردهای جهانی است. این راهکار جهت دسترسی به زوایای دوردست استانداردهای حوزه مدیریت و کنترل پروژه می‌باشد.

ویژگی‌های نرم افزار IPMP :

• امکان تعریف پروژه‌ها به صورت نامحدود
• تعریف سطوح جهت دسترسی افراد در پروژه‌های مختلف
• تعریف شکست کار (WBS) به صورت نامحدود برای یک پروژه و قابلیت ورود شکست کار از کلیه نرم افزارهای کنترل پروژه
• ویرایش نمودار گانت با تقویم شمسی و میلادی، همراه با مشخص کردن انواع پیش نیازها
• مشخص کردن سیاست وزن‌دهی پروژه: بر اساس وزن آیتم ها، فعالیت‌ها و منابع اختصاص یافته
• ورود برنامه ریزی از تمامی نرم افزارهای کنترل پروژه
• طراحی چرخه اطلاعات جهت کنترل دقیق حرکت اطلاعات در سازمان به صورت خودکار
• مشخص کردن وضعیت دسترسی نقش‌های مختلف پروژه به اطلاعات

6. نرم افزار میزیتو

نرم افزار میزیتو از دیگر نرم افزارهای کنترل پروژه است که قابلیت پیاده سازی دورکاری برای کارمندان سازمان‌ها دارد این نرم افزار برای کسب و کارهای نوپا ساخته شده و قابلیت استفاده از داشبورد عملکرد، کنترل پروژه و اتوماسیون را دارا می‌باشد.
از دیگر ویژگی‌های برتر این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• قابلیت پیاده سازی کانال ‌ها و گروه ‌های مختلف همچون شبکه‌های اجتماعی
• قابلیت تعریف پروژه و کنترل وظایف
• سیستم گردش مکاتبات
• دارای اپلیکیشن
• امکان ثبت صورتجلسات

7. نرم افزار همتیک

یکی دیگر از انواع نرم افزار کنترل پروژه که مدیران پروژه می‌توانند از وظایف و کارها آگاه شوند و با همکاران و اعضای تیم خود درباره‌ مسائل مختلف گفت ‌و گو کنند نرم افزار همتیک می‌باشد. مدیران پروژه در این نرم افزار می‌توانند داشبورد کارهای خود را ببینند، گزارشات خود را ثبت کنند و به تمامی اسناد و اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته ‌باشند.

برخی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار همتیک عبارتند از:

• وظایف کارکنان و کارها را تعریف کرده و به اعضای تیم تخصیص ‌دهند.
• برای هر کاری مسئول ناظر تعیین ‌کنند
• اطلاع از وضعیت تمامی پروژه‌ها با کمک گزارشات کاربردی و دقیق

از ویژگی منحصر به فرد این نرم افزار می‌توان به این اشاره کرد که مدیران امکان این را دارند که زمان و هزینه‌ برنامه ریزی شده وقایع رخ داده را مقایسه کنند و بتوانند دلایل خطای برنامه ریزی را تعیین کرده تا در پروژه ‌های آتی خطای محاسبه را به حداقل برسانند.

 چرا به ابزارهای کنترل پروژه نیاز است؟

کنترل پروژه، فعالیتی سخت و گسترده است که شامل برنامه‌ریزی، هماهنگی، نظارت، تقسیم وظایف و… می‌باشد.از آنجایی که مدیر پروژه چندین وظیفه را بر عهده دارد همین امر احتمال خطای او افزایش می‌یابد. در این جا ابزارهای کنترل پروژه با بروزترین تکنولوژی‌ها کنترل و نظارت بر انجام کارها و همچنین تقسیم وظایف را برای مدیر ساده‌تر می‌‌کنند. یکی از

مزایای ابزار کنترل پروژه می‌توان به امکان تعریف وظایف و سپردن آن‌ها به اعضای تیم و همچنین تعیین مهلت انجام برای هر وظیفه اشاره کرد.

استفاده از ابزارهای کنترل پروژه به مدیر پروژه کمک می‌کند که:

• کلیه اطلاعات مربوط به وظایف و اهداف را به صورت دیجیتالی ثبت کرده و دسترسی به آن ‌ها را برای خود و دیگر اعضای تیم ساده‌تر می‌کند.
• تعامل و جریان اطلاعاتی بهتری را در تیم برقرار کند.
• چالش‌های مربوط به گزارش‌دهی به مدیران سطح بالا را کاهش می‌دهد.
• به صورت آنلاین روی فعالیت‌‌های تیم نظارت دارد.

 کنترل پروژه با MSP

همان طور که در ابتدای مقاله گفتیم برنامه ریزی و کنترل پروژه در واقع اطمینانی از دست یابی به اهداف پروژه می‌باشد.  در کنترل و برنامه ریزی پروژه این سؤال مطرح است که آیا پروژه تعریف شده با توجه به تغییرات، در موعد مقرر و با کیفیت و هزینه مورد توافق شده در قرارداد، به اتمام می‌رسد؟

کنترل پروژه فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه جهت کسب یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه. در اصل کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین ‌شده برای پروژه است به طوری که اگر برنامه‌ای از کنترل خارج شد بتوان با تشخیص دلایل و طراح اقتصادی‌ترین فعالیت‌ها پروژه‌ها را به مسیر اولیه و اصلی برگرداند.

امروزه در اغلب سازمان‌های کوچک و بزرگ که مبتنی بر پروژه هستند مدیران ارشد به ویژه مدیران پروژه‌ها در زمینه مدیریت و کنترل پروژه با مشکلات زیادی روبرو هستند. در همین راستا در جهت کاهش هزینه و زمان اجرا و افزایش کیفیت در پروژه باید رویکرد سازمان، از مدیریت سنتی به مدیریت علمی تغییر یابد. که در نتیجه این کار باعث عملکرد بهینه یک پروژه می‌شود. جهت رسیدن به آن استفاده از روش‌های نوین و علمی برای مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه‌ها مورد نیاز خواهد بود.

MSP چیست؟

واژه MSP ساده شده کلمه Microsoft Project است که برای مدیریت زمانی پروژه‌ها قابل استفاده می‌باشد. برای راحتی در کنترل پروژه از نرم افزارهایی از جمله MS Project و Primavera و … استفاده می‌شود. این نرم افزار پرکاربرد توسط شرکت آفیس تولید و منتشر می‌شود. یکی از کاربردهای این نرم افزار این است که می‌تواند تصویر بزرگی از پروژه را در اختیار مخاطبان خود قرار دهد تا آن‌ها با استفاده از آن به بررسی و ثبت پروژه خود بپردازند. به بیانی ساده‌تر msp  نرم افزار مدیریت پروژه‌های طولانی با دقت بالا است تا افرادی که از این نرم افزار در حیطه کاری خود استفاده می‌کنند از آن بهترین بهره را ببرند. ابتدا این نرم افزار به عنوان ابزار داخلی استفاده می‌شد و بعد توسط آقای بوید برای توسعه به شرکت ساتل معرفی شد.

شما می‌توانید با استفاده از کنترل پروژه به آسانی مدت زمان شروع و پایان پروژه‌های اجرایی خود را بررسی وکنترل کنید. یکی از مشخصه‌های اصلی آن دسترسی آسان و راحت و سریع به اطلاعات مورد نیاز خود در پروژه است. سابقه این نرم افزار بسیار کاربردی و حرفه‌ای در کشور ما نزدیک به ۱۰ سال می‌باشد که مورد استفاده قرار گرفته است.

مزایای کنترل پروژه MSP:

• ۳۰ فعالیت اجرایی
• دارای نمودار WBS
• نمودار کامل با عملگرهای متفاوت MSP
• فایل‌های EXCEL همراه با قابلیت ویرایش به صورت شخصی سازی
• جدول شاخه‌ای در ورد Word
• دارای کلیه عکس‌های مورد نیاز برای ارائه این پروژه به صورت کامل و جامع
• دارای ۲ حالت ذخیره سازی شده
• امکانات ارائه شده قابل ویرایش و شخصی سازی می‌باشد.

 یک کنترل کننده پروژه چه کاری انجام می‌دهد؟

یک عضو تیم پروژه می‌تواند کنترل پروژه را ایجاد کند یا یک شرکت می‌تواند یک کنترل کننده پروژه را استخدام کند که صرفاً بر طراحی و مدیریت کنترل‌ها تمرکز دارد. نقش کنترل کننده پروژه شناسایی هر گونه چالش بالقوه‌ای است که ممکن است ایجاد شود، ایجاد و مدیریت بودجه و زمان بندی و آگاه نگه داشتن مدیر پروژه و بقیه تیم از پیشرفت می‌باشد. کنترل کننده پروژه مستقیماً زیر نظر مدیر پروژه کار می‌کند و پیشرفت پروژه را به آن‌ها گزارش می‌دهد. کنترل کننده پروژه همچنین ممکن است در کنار سایر کارکنان دیگر از جمله تیم‌های فناوری اطلاعات، پیمانکاران، فروشندگان، تیم‌های مالی کار کند.

 تعامل تیم کنترل پروژه با سایر مدیران تیم پروژه

تیم کنترل پروژه از دیگر اعضای تیم مانند مدیر فنی، مدیرتأمین، مدیر ساخت، مدیر پروژه، فروشندگان، پیمانکاران فرعی، کارفرما، بخش فاینانس و غیره اطلاعات کسب می‌کنند.

به دلیل اینکه تیم کنترل پروژه، کنترل هزینه و زمان بندی کل پروژه را بر عهده می‌گیرد باید نکاتی را همواره در نظر داشته باشند. برای درک این موضوع مثال زیر را ارائه داده ایم. در یک تیم مهندسی برق، تیم کنترل پروژه باید در نظر بگیرد که میزان بودجه چقدر است، چگونه پیش می‌روند و چه موقع تحویل دادنی‌ها و مایلستون‌های کلیدی را تحویل می‌‌دهند. به عبارتی دیگر آن ‌ها کنترل و مدیریت هزینه و زمانبندی کل پروژه را در دست می‌گیرند. برای انجام این کار، آن‌ها باید تقریباً با تمام اعضای تیم پروژه تعامل داشته باشند.

اعضای تیم، اطلاعات زیر را از اعضای تیم پروژه دریافت و تجزیه‌ و تحلیل کرده و برنامه ‌های پروژه را تهیه می‌کنند:

• برآورد هزینه پروژه
• بودجه پروژه
• تخصیص بودجه
• برنامه منابع
• برنامه زمان بندی پروژه
• WBS / CBS
• برنامه احتیاطی زمان و هزینه (در برابر ریسک‌ها)
• هنگامی که تیم کنترل پروژه، برنامه ‌ریزی زمان و هزینه پروژه که انجام داد، ورودی‌های ثابت از تیم پروژه دریافت می‌کند و در نتیجه انواع مختلفی از گزارش ‌های تحلیلی از جمله موارد زیر را تولید می‌کند:
• وضعیت و عملکرد هزینه و زمانبندی
• پیش‌بینی‌های هزینه و زمانبندی پروژه
• مشکلات، نگرانی‌ها و برنامه‌های جبرانی برای هزینه و زمان

کلیه این اطلاعات به مدیر پروژه و اعضای تیم پروژه منعکس می‌شود تا آن‌ها بتوانند تصمیمات درستی برای پروژه بگیرند.

 مزایای کنترل پروژه

برخی از مزایای کلیدی کنترل پروژه به شرح زیر است:

• کاهش هزینه‌های پروژه از طریق توانایی تصمیم گیری به موقع با استفاده از  KPI
• افزایش قابلیت پیش بینی پروژه برای هزینه و تاریخ اتمام
• افزایش آگاهی از سلامت مالی پروژه با پیشرفت آن
• توانایی کاهش خزش محدوده پروژه
• داده‌های معیار معنادار برای پروژه‌های آینده از طریق پروژه‌های با ساختار مناسب
• افزایش حاشیه زمانی که در یک تنظیم قیمت ثابت کار می‌کنید
• بهبود سابقه برای مدیریت و کنترل صحیح پروژه ها
• مزیت رقابتی نسبت به سازمان‌هایی با قابلیت‌های مدیریت پروژه کمتر توسعه یافته
• افزایش رضایت شغلی برای اعضای تیم پروژه

 5 کنترل مدیریت پروژه

در زیر پنج مورد کنترل پروژه که شما می‌توانید برای دریافت اطلاعات بهتر در برنامه پروژه خود پیاده سازی کنید ارائه شده است:

1-برنامه ریزی

افزایش دید در زمان‌بندی پروژه به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید در امتداد جدول زمانی پروژه خود پیش می‌روید یا خیر. برای انجام این کار، مطمئن شوید که تمام کارهای پروژه خود را در یک مکان، مانند یک ابزار مدیریت پروژه، ردیابی می‌کنید. به این ترتیب، می‌توانید در یک نگاه به وظایف، مهلت‌ها و وابستگی‌های خود دست یابید. به علاوه، می‌توانید نقاط عطف پروژه را به عنوان نقاط بازرسی برای سنجش پیشرفت خود در محل قرار دهید.

برای اینکه ذینفعان خود را در جریان پیشرفت پروژه نگه دارید، از گزارش وضعیت پروژه استفاده کنید. گزارش‌‌های دوهفته‌ای یا ماهانه راهی عالی برای ارزیابی اینکه آیا پروژه شما در مسیر درست قرار دارد یا خیر می‌باشد. اگر پروژه طبق برنامه پیش نرفت، می‌توانید به سرعت دلیل را مشخص کنید و بر اساس آن عیب یابی کنید. سپس، این اطلاعات را با سهامداران به اشتراک بگذارید تا همه در یک صفحه باشند.

2-منبع 

هر پروژه به منابع مانند زمان، پول، یا در دسترس بودن اعضای تیم پروژه بستگی دارد. مدیریت منابع بخش مهمی از فرآیند کنترل پروژه است. برآورد هزینه و برنامه ریزی منابع در طول شروع پروژه نیز می‌تواند به شما کمک کند تا بودجه خود را نگه دارید. نه تنها نیاز به درک روشنی از منابع موجود در هنگام شروع پروژه دارید، بلکه به راهی برای پیگیری هزینه‌ها و منابع در حین انجام پروژه نیز نیاز دارید. اگر بخشی از پروژه بیش از بودجه باشد، یا زمانی که فکر می‌کردید یکی از اعضای تیم دیگر در دسترس نباشد، کنترل‌های فعال پروژه می‌توانند به شما کمک کنند تا به سرعت یک جایگزین را شناسایی کنید.

3. ریسک

مدیریت ریسک پروژه، یک کنترل پروژه حیاتی برای شناسایی فعالانه و جلوگیری از خطرات منجر به خارج کردن مسیر پروژه شما است. بهترین راه برای انجام این کار، ثبت ریسک است، جایی که ریسک‌های بالقوه را بر اساس اولویت رتبه‌بندی می‌کنید و نحوه مدیریت آن‌ها را بر اساس آن ارزیابی می‌کنید.

مطالعه بیشتر: ریسک در مدیریت پروژه به چه معناست؟

4. تغییر

کنترل تغییر یکی از بهترین راه‌ها برای جلوگیری از خزش محدوده پروژه است که می‌تواند منجر به تاخیر در جدول زمانی، افزایش بودجه و نقص پروژه شود. هنگامی که یک فرآیند کنترل تغییر را پیاده سازی می‌کنید، برای هر گونه تغییر پروژه که در راه شما قرار می‌گیرد، احساس آمادگی خواهید کرد.

5-عملکرد 

مدیریت عملکرد، فرآیند گسترده نظارت بر موفقیت پروژه شما است. ساده‌ترین راه برای انجام این کار، تنظیم شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی عملکرد پروژه است. که ممکن است شامل ردیابی هزینه‌ها بر اساس خطوط پایه، تکمیل به موقع، ساعات صورتحساب و بازگشت سرمایه باشد.

وقتی از کنترل‌ پروژه استفاده می‌کنید، می‌توانید مطمئن باشید که پروژه خود را از همه جهات زیر نظر دارید. این در نهایت باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما می‌شود و به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های تحویلی موفقی ایجاد کنید.

مطالعه بیشتر:آشنایی با شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI

 کنترل پروژه در مقابل مدیریت پروژه

همپوشانی در عملکرد بین این دو رشته می‌تواند گاهی اوقات تمایز بین آن‌ها را دشوار کند. بسیاری از سازمان‌ها نقش یک کنترل کننده پروژه را به یکی از مدیران پروژه محول می‌کنند که این موضوع را گیج کننده‌تر می‌کند. با این حال، تشخیص تفاوت بین این دو برای درک کامل نقش کنترل‌های پروژه مهم است.

مدیریت پروژه 

مدیریت پروژه یک عملکرد کل نگر است که شامل مدیریت افراد، فرآیندها و محصولات قابل تحویل در یک پروژه از طریق عملکردهای فرعی مختلف است. علاوه بر هزینه و برنامه، بر کیفیت و دامنه تمرکز دارد. هدف مدیریت پروژه از این جهت جامع‌تر است که هدف آن تکمیل موفقیت آمیز پروژه با توجه به منابع موجود است.

کنترل‌ پروژه

کنترل‌های پروژه یک تابع فرعی هستند و فقط بر دو پارامتر تمرکز دارند: هزینه و برنامه. به عنوان مثال، مدیریت افراد و کنترل کیفیت، در حوزه کنترل پروژه قرار نمی‌گیرد. هدف اصلی کنترل‌های پروژه به حداقل رساندن اختلاف هزینه‌ها و زمان‌بندی نسبت به آنچه در ابتدا برنامه‌ریزی شده بود، است.

به طور کلی کنترل‌ها به عنوان یک مهار ایمنی برای مدیریت پروژه عمل می‌کنند. یک کنترل کننده پروژه در مورد هزینه و زمان بندی گزارش می‌دهد و به تیم پروژه در مورد مسائل احتمالی مشاوره می‌دهد. اجرای واقعی این توصیه‌ها توسط کنترل کننده انجام نمی‌شود، بلکه توسط مدیران پروژه انجام می‌شود. با وجود اینکه کنترل‌ها تابعی فرعی از مدیریت پروژه هستند، کنترل‌کننده‌های پروژه با مدیران پروژه‌ای که به آن‌ها گزارش می‌دهند، تعامل زیادی ندارند. تعدادی از اعضای تیم که کنترل کننده‌ها با آن‌ها تعامل دارند عبارتند از: مدیر پروژه، تیم مالی، فروشندگان، مدیر ساخت و ساز، سرپرست تیم تدارکات، سرپرست تیم فنی.

مطالعه بیشتر: راهنمای جامع تدوین برنامه استراتژیک

 ویژگی‌های عالی کنترل پروژه برای مدیریت پروژه

کنترل‌ پروژه، به منظور مؤثر بودن بر داده‌های با کیفیت و قابل اعتماد، یک برنامه زمان ‌بندی پیوست شده برای بررسی پیشرفت و یک خط پایه واقع ‌بینانه و عمل ‌گرایانه تکیه می‌کنند. با توجه به این فرصت، کنترل‌های پروژه با ویژگی‌های زیر عمل خواهند کرد:

1- بررسی پایه یکپارچه

این ابزار مشترک تیم تحویل مشتری، یکی از ویژگی‌های کلیدی کنترل پروژه است. این به هر دو طرف اجازه می‌دهد تا برآوردهای ریسک، فرآیندهای گزارش دهی برنامه ریزی شده، برنامه زمان بندی و برآورد هزینه را بررسی کنند. هر دو طرف هنگام بحث در مورد برنامه ریزی و اجرای پروژه، تا زمان تحویل در یک صفحه نگه داشته می‌شوند. مشتریان به اندازه محدوده پروژه، از جمله منابع، برنامه و بودجه را درک می‌کنند.

2- ادغام پروژه کار سرمایه با عملیات پروژه آسان شده است

صرف نظر از صنعت، چه از ساخت و ساز و توسعه گرفته تا تحقیقات دارویی و بیوتکنولوژیکی، پروژه‌های کارهای سرمایه‌ای را می‌توان در عملیات پروژه ادغام کرد. ارتباط بین پروژه ‌های کارهای سرمایه ‌ای می‌‌تواند منجر به افزایش پیچیدگی برنامه شود که این امر می‌‌تواند ریسک ‌ها و هزینه‌‌های پروژه را افزایش دهد و توانایی‌‌های برآورد پروژه را مختل کند.

با این حال، استفاده از کنترل‌های پروژه که زمان‌بندی را از هر منبع یکپارچه به هم متصل می‌کند، یکپارچگی ساده را ایجاد می‌کند. WBS و سایر استانداردهای کنترل پروژه برای مدیریت مؤثر رابط ها، صرفه جویی در هزینه و کاهش خطرات استفاده خواهند شد.

3- کنترل‌های پروژه که اجازه ورود پیمانکار را می‌دهد

به حامیان پروژه اغلب مشوق‌های مالی و تاکتیک‌های خرید توسط مشتری داده می‌شود. ورودی پیمانکار امکان مشارکت بین دو طرف را فراهم می‌کند. اولویت‌های بین مشتری و مدیریت پروژه در یک راستا هستند، و از درک متقابل از نحوه اجرای پروژه اطمینان می‌دهند و در صورت انحراف حامی از مسیر، امکان اصلاح سریع را فراهم می‌کنند.

4- ساختار شکست کار (WBS)

WBS، سیستم کدگذاری اطلاعات هزینه و برنامه برای مدیریت پروژه، برای مدیریت تغییر و گزارش هزینه ضروری است. WBS گزارش زمان و هزینه پروژه شما را پیوند می‌دهد. با کدگذاری ثابت WBS، کل محدوده پروژه را تعریف می‌کند و برای برآورد و گزارش دقیق پروژه استفاده می‌شود.

5- تجزیه و تحلیل ریسک پیشرفته

تجزیه و تحلیل ریسک در صورتی که در کنترل پروژه گنجانده شود، می‌تواند بررسی دقیق‌تر و سازمان یافته‌تری از خطرات پروژه ارائه دهد. موارد احتیاطی پس از تجزیه و تحلیل ریسک در سطح برنامه اجرا می‌شود تا از پیشرفت بیشتر پروژه اطمینان حاصل شود. بسیاری از ریسک‌ها قابل مشاهده، کنترل شده یا بسیار تهدید کننده هستند با تجزیه و تحلیل ریسک می‌توان در زمان و هزینه شما بزرگترین صرفه جویی را انجام داد.

برای مطالعه بیشتر: اسکرام در مدیریت پروژه

6- قابلیت‌های بهتر نظارت بر پیشرفت

استفاده از تجزیه و تحلیل ارزش به دست آمده (EVA) را می‌توان برای نظارت بر پیشرفت، ارزیابی زمان و برآورد هزینه و فراهم کردن دامنه کلی پروژه و کاهش هزینه‌های اضافی با مجموعه‌ای از کنترل‌های پروژه که به خوبی برنامه ریزی و اجرا شده است کمک می‌کند. EVA نسبت به نظارت سنتی برتری دارد. زیرا زمان و هزینه‌های آتی را با استفاده از محدوده پروژه و هزینه‌های منابع پیش بینی می‌کند.

در مقایسه با ارزش‌های واقعی و اخیر وظایف گذشته، ارزش‌های برنامه‌ریزی‌شده، آن‌هایی که با اهداف پروژه مرتبط هستند به مشتری و کسب ‌و کار اجازه می‌‌دهند تا درک روشنی از آنچه باید از وظایف فعلی پیش‌بینی کنند، داشته باشند.

برای اینکه EVA با موفقیت به پایان برسد، باید بر اساس یک برنامه زمانی پایه که هر دو طرف بر آن توافق کرده‌ و همچنین برآوردهایی که نشان‌دهنده محدوده پروژه فعلی است باشد. گزارش منظم و WBS برای همسو کردن اندازه گیری پیشرفت با مشتری و حامی مالی استفاده می‌شود.

7- مدیریت درجه یک در سطوح برنامه و پروژه

تیم‌ها تمایل دارند که منابع بزرگتر، نیازهای برنامه و مناسب بودن زنجیره تامین را نادیده بگیرند. اگر برنامه روی ده‌ها پروژه به طور همزمان کار کند، همه چیز ممکن است خراب شود. زمانی که ابعاد کل برنامه شرکت در کنترل پروژه گنجانده شود، تحویل پروژه قابل پیش بینی‌تر و طبق برنامه خواهد بود.

8- کنترل‌های پروژه ارزش آن را در طول زمان افزایش می‌دهد.

ارزش پروژه در خط مقدم افکار هر یک از اعضای تیم خواهد بود تا زمانی که به گزارش و جمع آوری داده‌ها وزن بیش از حد داده نشود و کنترل‌های مدیریتی در کنترل پروژه گنجانده شود. به طور ایده آل، تعادلی از گزارش‌های صعودی و نزولی باید در فرآیند کنترل پروژه وجود داشته باشد.

 محل اجرای کنترل‌های پروژه

کنترل پروژه شما به اندازه ایجاد محصولات قابل تحویل پروژه مهم است. اگر می‌خواهید از اتفاقات غیرمنتظره جلوگیری کنید، کنترل‌های پروژه را در هر مرحله از چرخه عمر پروژه اجرا کنید.

 برنامه ریزی پروژه (شروع) 

مرحله برنامه ریزی پروژه شانس شما برای ایجاد کنترل‌های پروژه در بستر پروژه است. هرچه برنامه شما دقیق‌تر باشد، مدیریت کنترل کمتری را بعداً باید انجام دهید.
برنامه ریزی پروژه شامل:

• مشخص کردن جدول زمانی پروژه 
• تعیین نقش‌ها و مسئولیت ها
• ایجاد ساختار شکست کار (WBS)
• شناسایی ذینفعان
• ایجاد اهداف پروژه

همچنین باید بودجه خود را در مرحله برنامه ریزی پروژه زمان بندی کرده و تلاش شما بر آن باشد که هزینه‌های آینده را برآورد کنید. آماده شدن برای آنچه در راه است بخشی از فرآیند کنترل پروژه است. زیرا پروژه شما را قبل از شروع آن در مسیر نگه می‌دارد.

 اجرای پروژه 

هنگامی که پروژه در حال توسعه است، نوبت به فرآیندهای کنترل می‌رسد. همانطور که اعضای تیم شما محصول را طراحی، کدنویسی و ایجاد می‌کنند، کنترل‌های پروژه به شما کمک می‌کند تا پروژه و پیشرفت آن را نظارت کنید.

پنج کنترل پروژه ذکر شده در بالا را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که در طول چرخه عمر پروژه، تمام پایه‌های خود را پوشش داده اید. استفاده از این کنترل‌ها در طول اجرای پروژه می‌تواند تصویری بزرگ از وضعیت پروژه در زمان واقعی به شما ارائه دهد.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان

 بسته شدن پروژه

پس از ارسال اقلام تحویلی تکمیل شده خود به همه ذینفعان پروژه، از اطلاعاتی که از فرآیندهای کنترل پروژه خود جمع آوری کرده‌اید برای رهبری جلسه پس از مرگ استفاده کنید.

جلسه پس از مرگ فرصتی برای ارزیابی آنچه آموخته‌اید و دریافت راهنمایی برای پروژه‌های آینده است. چه به دلیل اشتباهات، پول و زمان خود را از دست داده باشید و چه به طور استثنایی با کارها برخورد کرده باشید، این مرحله به شما امکان می‌دهد تا هر آموخته‌ای را از این تجربه به پروژه‌های آینده ببرید.

 نمونه‌هایی از کنترل‌های پروژه

انواع مختلفی از کنترل پروژه وجود دارد که می‌توانید برای یک پروژه در نظر بگیرید، بسته به اینکه چقدر گسترده است و اهداف آن چیست. چند نمونه از کنترل‌های پروژه عبارتند از:

1.پیش بینی بودجه

پیش‌بینی بودجه یکی از مهم‌ترین کنترل‌های پروژه است که می‌تواند تأثیر بسزایی در هر پروژه داشته باشد. آنچه در مورد آن مهم است این است که معمولاً ایجاد یک پیش بینی در مرحله اول کار کافی نیست. در بیشتر موارد، مدیران پروژه با کنترل‌کننده‌های پروژه کار می‌کنند تا پیش‌بینی‌های مداوم را در طول مدت پروژه توسعه دهند. بررسی هفتگی یا ماهانه پیش‌بینی بودجه به تیم‌ها کمک می‌کند مطمئن شوند که همیشه در مسیر هستند و چقدر پول می‌توانند به منابع خود اختصاص دهند.

2.زمان بندی پروژه

برنامه زمانبندی پروژه یک ابزار مهم سازمانی و ارتباطی است که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا منابع پروژه را بهتر کنترل کنند. همچنین ایجاد اعتماد بین تیم و سهامداران را آسان‌تر می‌کند. این به این دلیل است که مدیران می‌توانند از آن برای تهیه گزارش‌های برجسته و نتیجه گیری آگاهانه در مورد پیشرفت پروژه استفاده کنند.

3.محدوده پروژه

محدوده پروژه، مرزهای یک پروژه، از جمله ضرب الاجل‌های مهم، اهداف و قابل تحویل را مشخص می‌کند. همچنین شامل شناسایی منابع لازم و جمع آوری اطلاعات در مورد سهامداران مهم است. نظارت بر دامنه در جهت کنترل موثر پروژه ضروری است، زیرا به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا در مورد هر تغییری که می‌خواهند انجام دهند تصمیمات بهتری بگیرند.

4.مدیریت ریسک

ترکیب مدیریت ریسک و کنترل پروژه به مدیران این امکان را می‌دهد که خطرات احتمالی آینده را روشن کرده و عدم قطعیت‌ها را برای هزینه‌های پروژه برطرف کنند. مدیریت ریسک ابزاری حیاتی برای کنترل پروژه است زیرا به کل تیم پروژه اجازه می‌دهد تا برای اجرای تغییرات ریسک محور آماده شوند. همچنین به ذینفعان کمک می‌کند تا کل محیط پروژه را به وضوح درک کنند.

مطالعه بیشتر: هوش تجاری چیست و چه راهکارهایی به سازمان‌ها ارائه می‌کند؟

 چرا باید حرفه‌ای را در زمینه کنترل پروژه دنبال کنید؟

دلایل متعدد و متنوعی برای دنبال کردن حرفه‌ای در کنترل پروژه وجود دارد، از جمله فرصت کار بر روی انواع پروژه‌های جذاب و ایجاد مهارت‌های عملی و قابل انتقال می‌باشد. کسانی که معمولاً به عنوان یک مدیر کنترل با آن‌ها روبرو می‌شوید از همه زمینه‌های مختلف مانند مهندسی، معماری یا حتی فناوری اطلاعات هستند. این به این دلیل است که مسیرهای مختلفی برای تبدیل شدن به یک کنترل کننده پروژه وجود دارد، اما همه آن‌ها مستلزم داشتن تجربه مدیریت موفق و توسعه پروژه‌ها هستند.

جدای از انگیزه مالی مناسب، تبدیل شدن به یک کنترل کننده پروژه پاداش دارد. چرا که به متخصصان این فرصت را می‌دهد تا در توسعه پروژه‌ها تفاوت واقعی ایجاد کنند که برای صاحبان مشاغل بسیار ارزشمند است. علایق و اهداف خود را در نظر بگیرید تا بدانید آیا این حرفه برای شما مناسب است یا خیر.

برای مطالعه بیشتر: نمودار گانت چیست؟

سوالات متداولبرای مشاهده روی سوالات کلیک نمائید.

منظور از کنترل پروژه چیست؟

روشهای کنترل پروژه چیست؟

مهمترین متغیرهای کنترل پروژه چیست؟

نمونه هایی از کنترل های پروژه چیست؟

تفاوت بین مدیریت پروژه و کنترل پروژه چیست؟

آیا کنترل پروژه بخشی از مدیریت پروژه است؟

آیا مدیریت ریسک یک کنترل پروژه است؟

چه چیزی در یک طرح کنترل پروژه گنجانده شده است؟