نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی تسما

به جرأت می‌توان گفت میزان موفقیت سازمان را براساس مقایسه عملکرد سازمان با اهداف از پیش تعیین‌شده می‌توان ارزیابی نمود. دغدغه‌­ی اصلی مدیران رصد وضعیت سازمان است. شما به عنوان مدیر می­‌خواهید بدانید که کل سازمان و هر یک از واحدهای سازمانی تحت امرتان چگونه عمل می‌نمایند و تا چه اندازه همسو با اهداف و استراتژی‌هایی که تعیین کرده‌­اید حرکت می‌نمایید. همچنین باید از انجام صحیح وظایف و مأموریت‌های محوله به حوزه‌های تحت اختیارتان اطمینان حاصل نموده و به سرعت نقاط ضعف و عارضه‌های آنان را شناسایی نمایید. نرم‌افزار مدیریت عملکرد سازمانی تسما  بهترین راهکار در پاسخ به نیازهای شما در شناسایی نقاط قوت و ضعف و هدایت سازمان به سوی بهبود عملکرد است. این نرم‌افزار تحت وب بر اساس مدل‌های علمی نظام مدیریت عملکرد، کلیه ابعاد نظام مدیریت عملکرد سازمانی ‏را پشتیبانی می‌نماید و ابزاری کارآمد برای اندازه‌گیری و کنترل مستمر عملکرد کلی سازمان و هریک از واحدهای ‏سازمانی تابعه آن در جهت تحقق  اهداف و عوامل کلیدی موفقیت سازمان و بهبود کیفیت در تصمیم‌گیری‌هاست.

به کمک نرم‌افزار مدیریت عملکرد سازمانی تسما، کلیه موضوعات ارزیابی و فرایندهای سنجش و نظارت در سازمان یکپارچه و متمرکز شده و به طور مؤثری انحرافات و عارضه‌هایی که موجب می‌شود سازمان از مسیر پیش‌بینی شده خارج شود شناسایی می‌گردد. این نرم‌افزارابزاری در اختیار مدیران قرار خواهد داد که با ارزیابی شاخص‌های عملکردی سازمان در یک دوره زمانی معین، امکان پایش میزان تحقق اهداف هر یک از شاخص‌ها فراهم گردد.

به عبارت دیگر در نرم‌افزار مدیریت عملکرد سازمانی تسما ابتدا موضوعات ارزیابی مورد نظر مدیران ارشد در دوره‌های زمانی معین تعریف شده، سپس به ازای هر موضوع فرم‌های ارزیابی، ارزیابی‌شوندگان، ارزیابی‌کنندگان و فرایندهای ارزیابی تعریف می‌گردند. پس از آماده‌سازی سیستم برای آغاز عملیات ارزیابی، در ابتدای دوره ارزیابی تفاهم‌نامه عملکرد فیمابین ارزیابی‌شوندگان و ارزیابی‌کنندگان با تعیین اهداف و استانداردهای شاخص‌های ارزیابی تنظیم و مبادله شده، سپس در انتهای دوره ارزیابی عملکرد ارزیابی‌شوندگان بر مبنای شاخص‌ها، سنجیده شده و پس از اعتبارسنجی داده‌های عملکردی، میزان عملکرد هریک از شاخص‌ها با هدف تعیین‌شده در مرحله تفاهم‌نامه مورد مقایسه قرار می‌گیرد.

 با استقرار نرم‌افزار مدیریت عملکرد سازمانی تسما، مدیران قادر خواهند بود عملکرد سازمان خود را با سایر سازمان‌ها مقایسه نموده و همچنین واحدهای تشکیل‌دهنده سازمان را بر مبنای عملکردشان رتبه‌بندی نماید و به سادگی نقاط قوت و ضعف را شناسایی نموده و بر مبنای آن برنامه‌های بهبود عملکرد  را تنظیم و بر اجرای آن نظارت نماید.

 دلایل مدیران برای سرمایه‌گذاری روی پلتفرم مدیریت عملکرد سازمانی تسما

فناوری مدیریت عملکرد سازمانی مناسب به شما این امکان را می‌دهد که عملاً همه چیز را به طور مؤثرتر و کارآمدتر انجام دهید، از تصمیمات استراتژی در سازمان گرفته تا آموزش و ارتقای افراد و پرداخت عادلانه به آن‌ها و… با این حال، برعکس آن نیز صادق است.  انتخاب ارائه‌دهنده خدمات فناورانه مدیریتیِ اشتباه بر هر جنبه از تجارت شما تأثیر منفی می‌گذارد. به همین دلیل است که یافتن بهترین نرم‌افزار مدیریتی برای کسب و کار شما یک تصمیم مهم برای هر مدیر ارشد یا رهبر کسب و کار است.

اگر آماده ایجاد تغییر در سازمان‌تان هستید اما برای متقاعد کردن تیم خود به کمک نیاز دارید، این مطلب را تا انتها دنبال کنید.

سرمایه‌گذاری روی پلتفرم تسما

یسنا پارس نرم‌افزارهای خود را برای رهبران و مدیران سازمانی طراحی و تولید می‌کند. پلتفرم تسما جنبه‌های کلان مدیریت افراد در کسب و کارها را مدرن و مکانیزه می‌نماید، از مدیریت استراتژیک و مدیریت عملکرد گرفته تا مدیریت سلامت اداری، مدیریت بهره‌وری و … اما آنچه واقعا تسما را متمایز می‌کند تمرکز ما بر رهبران و مدیران کسب و کارها است. اکنون بیش از 16 سال است که ما به نیازهای مدیران ارشد سازمان‌ها گوش می‌دهیم و با آنها همکاری می‌کنیم، به همین دلیل است که بیش از 150 سازمان شامل وزارتخانه‌ها، دستگاه‌های اجرایی ملی و استانی، بانک‌ها، دانشگاه‌ها، صنایع، شرکت‌ها و …در سراسر کشور به یسنا پارس برای کمک به حل مشکلات و دستیابی به اهداف خود اعتماد دارند و یسنا پارس را یک شرکت Solution Provider می‌شناسند. ما تجربه سال‌ها فعالیت تخصصی در حوزه فناورانه مدیریت را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهیم و می‌دانیم شما معمولاً به چه چیزی نیاز دارید:

• فناوری مدیریت که باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
• آنالیز قدرتمندی که بواسطه داشبورد و گزارشات، بینش عملی و یک مدل پشتیبانی سفارشی‌سازی شده‌ای را ارائه می‌دهد.

چرا سازمان‌ها تسما را انتخاب می‌کنند؟

فناوری مدیریت عملکرد سازمانی مناسب به شما این امکان را می‌دهد که عملاً تمام جنبه‌های استراتژیک منابع انسانی را به طور مؤثرتر و کارآمدتر انجام دهید. از گرفتن تصمیمات درست و به هنگام کلان و استراتژی تا استخدام، آموزش و ارتقاء، پرداخت پاداش و حقوق مبتنی بر عملکرد به آنها و …. با این حال، برعکس آن نیز صادق است. انتخاب یک سیستم مدیریت عملکرد نامناسب، بر هر جنبه از کسب و کار شما تأثیر منفی می‌گذارد.

فقط این مثال در مورد عدم استفاده از سیستم مدیریت عملکرد سازمانی مکانیزه را در نظر بگیرید. اگر یک کسب و کار سالم، در حال رشد و پویا تنها به ارزیابی عملکرد متکی باشد و سیستم مکانیزه مدیریت عملکرد نداشته باشد، این اتفاق می‌افتد:

زمان از دست رفته

بسیاری از سازمان‌ها مدیریت عملکرد را سالانه انجام می‌دهند و سیستم مدیریت عملکرد چابکی ندارند تا به خطاهای عملکردی واکنش نشان دهد و برنامه‌های بهبود عملکرد را در زمانی که مسأله اتفاق می‌افتد بازخورد دهند و متأسفانه ماه‌ها می‌گذرد و کارکنان بدون دریافت بازخورد عملکرد مثل سابق به انجام فعالیت‌ها می‌پردازند.

پول هدر رفته

سیستم‌های مدیریت عملکرد دستی، بار هنگفت مالی و کاغذبازی را به سیستم تحمیل می‌کند.

قرار گرفتن در معرض خطر

مدیریت عملکرد پاشنه آشیل مدیریت منابع انسانی هر نوع سازمانی می‌باشد. سازمان‌های ملی و استانی دولتی، بر اساس قوانین ملزم به پیاده‌سازی مدیریت عملکرد به صورت مکانیزه هستند. شرکت‌های خصوصی هم اگر این سیستم را پیاده‌سازی نکنند، استراتژی مدیریت منابع انسانی آن‌ها دیر یا زود محکوم به شکست خواهد بود.

نارضایتی کارکنان

بایستی به فرق ارزیابی عملکرد با سیستم مدیریت عملکرد واقف باشید. یک سیستم مدیریت عملکرد مناسب ضمن ارزیابی، بازخورد عملکردی مناسب و بموقع به پرسنل ارائه می‌دهد و در این سیستم پرسنلی که خوب کار می‌کنند انگیزه خود را از دست نمی‌دهند و می‌دانند عملکرد آن‌ها نمود دارد و قدردانی و توسعه داده می‌شود.

بایستی مد نظر قرار داد که هر محصول فناورانه مدیریتی که سازمان شما به آن وابسته است، می‌تواند به موفقیت کسب و کار شما کمک کند یا شما را در معرض پیامدهای منفی قرار دهد. به همین دلیل است که انتخاب یک شرکت ارائه دهنده مناسب این خدمات و محصولات، تصمیم بسیار مهمی است. شرکت یسنا پارس با استفاده از تجربیات موفق خود در زمینه ارائه راهکارهای مدیریتی، تصمیم‌گیری شما را آسان می‌کند. برای آشنایی با مراحل استقرار مدیریت عملکرد کارکنان می‌توانید لینک زیر را نیز مطالعه کنید.

مطالعه بیشتر: راهنمای تدوین برنامه استراتژیک

 مهم‌ترین ملاحظات در خرید نرم‌افزار تخصصی مدیریت عملکرد سازمانی

اگر خواهان این موضوع هستید که روی فناوری مدرن مدیریت عملکرد در سازمانتان سرمایه‌گذاری کنید، برای اجماع نظر بین تصمیم‌گیرندگان مختلف، درگیر سلسله جلسات تصمیم‌گیری‌ای خواهید شد که تقریباً بر هر جنبه‌ای از تجارت شما تأثیر می‌گذارد. اگر زمانی احساس کردید که سر در گم شده‌اید و ویژگی‌‌‌ها و عملکرد محصولات مختلف در بازار مبهم است، دو نکته مهم را در نظر داشته باشید: همه چیز به تکنولوژی و تجربه مشتری ختم می‌شود.

فن‌آوری

مهم است که به این فکر کنید که چگونه پلتفرم تسما می‌تواند برای پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر کسب و کار شما منعطف باشد. رقابت زیادی در فناوری مدیریت عملکرد سازمانی وجود دارد، اما معمولاً به دو رویکرد متفاوت خلاصه می‌شود:

• رویکرد اول ادعا می‌کند که یک راه حل همه کاره یا کاملاً یکپارچه است. اما بایستی مدنظر قرار داد که این قابلیت یکپارچگی بایستی قدرت انعطاف‌پذیری یا ادغام داشته باشد.
• نوع دوم یک رویکرد هاب و اسپیکر را ارائه می‌دهد. یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد بایستی بتواند با سایر فناوری‌های درون سازمان یکپارچه شود.

به عنوان یک کاربر نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی، شما حق دارید بهترین‌های هر دو رویکرد را انتظار داشته باشید.

نرم‌افزار مدیریت عملکرد سازمانی تسما شامل چند ماژول سفارشی نیز می‌باشد که قابل فعال‌سازی در نسخه پایه یا نسخه پیشرفته را دارد که این ماژول‌ها سازمان‌ها را در فراگیر نمودن استقرار نظام مدیریت عملکرد پشتیبانی می‌نمایند:

• ماژول مدیریت استراتژیک تسما
• ماژول داشبورد مدیریتی تسما
• ماژول پیام‌رسان تسما
• ماژول پایش هوشمند رفتار ارزیابی‌کنندگان

تجربه مشتری

یکی از دلایلی که چرا صاحبان کسب و کار و مدیران ارشد به نرم‌افزارهای زیرمجموعه پلتفرم تسما پایبند هستند این است که می‌دانند ماژول ارزیابی عملکرد در سیستم‌های جامع منابع انسانی پاسخگو نیاز آن‌ها به یک سیستم جامع مدیریت عملکرد نیست (چون ارزیابی عملکرد جزیی از سیستم مدیریت عملکرد است و نه تمام آن) و از آنجایی که مدیریت عملکرد استراتژی‌ترین بحث منابع انسانی می‌باشد پس بایستی به طور تخصصی به آن پرداخته و مکانیزه شود.

با تسما انتظارات زیر برای مشتریان عزیز برآورده خواهد شد:

• انتظار همکاری با متخصصین مدیریت عملکرد مکانیزه را داشته باشید که استفاده بهینه شما را ازین پلتفرم مدیریت می‌کنند و این متخصصین، آموزش، کیفیت و سهولت کاربری را برای شما در اولویت قرار می‌دهند.
• انتظار راهنمایی عملی و پشتیبانی تخصصی را داشته باشید. این متخصصین در طول فرآیند استقرار سامانه مدیریت عملکرد با شما مشارکت مستمر دارند، به ویژه آموزش‌هایی که برای مجموعه محصول شما هدف‌گذاری شده است. این متخصصین بایستی کاملاً متعهد به آموزش سازمان شما باشند تا در سیستم جدید، راحت و مطمئن باشید.
• انتظار پشتیبانی مدیریت تغییر را داشته باشید. ما در یسناپارس در کنار شما خواهیم بود و منابع، آموزش‌های مورد نیاز و ابزارهای مدیریت عملکرد سازمانی را در اختیار شما قرار می‌دهیم تا فرهنگ مدیریت عملکرد در سازمان شما به راحتی نهادینه شود.
• انتظار بهترین امنیت داده را داشته باشید. پلتفرم تسما مفتخر به دریافت گواهینامه امنیتی افتا از سازمان فناوری اطلاعات ایران و سایر گواهینامه‌ها و مجوزهای معتبر می‌باشد.
• انتظار تعهد، ارتباطات مستمر و نیل به موفقیت را در طول فرآیند استقرار نظام مدیریت عملکرد داشته باشید، چون ما در یسنا پارس موفقیت خود را با نتایج شما اندازه می‌گیریم.
• در نهایت، از شریک تسما خود انتظار پشتیبانی شخصی و مستمر داشته باشید. چون توسعه پلتفرم مدیریت عملکرد سازمانی متوقف نمی‌شود و این موضوع کمک می‌کند تا شما همیشه از روندها جلوتر بمانید.

مطالعه بیشتر: آشنایی با مهمترین مراحل کنترل پروژه

نگرانی‌های رایج ذینفعان داخلی سازمان در مورد نرم‌افزار تخصصی مدیریت عملکرد

شما چگونه فوریت انتخاب و بهره‌برداری از یک پلتفرم مدرن و موثر مدیریت عملکرد سازمانی را در سازمان خود، بیان می‌کنید؟ البته همه چیز بستگی به این دارد که چه کسی در اینباره تصمیم‌گیرنده است و از آنجایی که مدیریت عملکرد بر هر جنبه‌ای از کسب و کار شما تأثیر می‌گذارد، باید با افراد تصمیم‌گیرنده زیادی صحبت کنید. در این بخش، در مورد پاسخ‌های مناسبی که می‌توانید در مقابل نگرانی‌های رایج و دغدغه تصمیم‌گیرندگان کلیدی خود ارائه دهید، بحث می‌کنیم.

نحوه رسیدگی به نگرانی‌های رایج:

مدیر عامل / مدیر مالی / کنترل کننده

اگر بگویند …

نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد سازمانی موجود در بازار تقریباً یکسان است و ROI وجود ندارد. در نهایت برای بعضی از آپشن‌ها، هزینه بیشتری می‌پردازید.

 شما بگویید…

ROI وجود دارد. سیستم مدیریت عملکرد منسوخ شده مانند یک قایق نشتی است. فناوری مدیریتی ناکارآمد در درازمدت هزینه بیشتری برای ما دارد. یک سیستم جدید مدیریت عملکرد به ما درکی کل‌نگر از عملکرد نیروی کارمان می‌دهد و با بهره‌گیری از تجزیه و تحلیل قدرتمند مدیریت عملکرد، می‌توانیم در برنامه‌ریزی کسب و کار موثرتر باشیم. با این سیستم مکانیزه ما بینش عمیقی در مورد عملکرد و بهره‌وری نیروی کار و دستیابی به اهداف کلان سازمان، به دست خواهیم آورد.

برخی از صرفه‌جویی‌های هزینه‌ای که می‌توانیم از سیستم مکانیزه مدیریت عملکرد تسما انتظار داشته باشیم عبارت‌اند از:

• بوروکراسی اداری کمتر
• ساعات کمتری صرف ورود داده‌های تاکتیکی و تکراری می‌شود
• خطاهای کمتر در نتیجه عملکرد یکپارچه این پلتفرم
• حفظ کارمندان بهتر و حفظ انگیزه کارمندانی که خوب عمل می‌کنند
• دقت بیشتر در مورد حقوق و دستمزد، زمان و مزایا (پرداخت مبتنی بر عملکرد)
• کاهش هزینه‌های آموزش ناشی از نیازسنجی نامناسب آموزش
• کاهش هزینه از دست رفتن زمان برای گرفتن تصمیمات مهم بر مبنای عملکرد

تدارکات

اگر بگویند …

ما نمی‌توانیم این سرمایه‌گذاری را فقط به نفع تیم منابع انسانی انجام دهیم.

  شما بگویید…

یک پلتفرم نوین مدیریت عملکرد سازمانی، نحوه انجام کسب و کار را ساده می‌کند و در زمان و هزینه ما صرفه جویی می‌کند. به عنوان مثال، تصور کنید اگر یک منبع واحد برای همه داده‌های عملکردی و استراتژی داشته باشیم، دیگر وارد سیستم‌های متعدد برای تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری نمی‌شوید. دیگر نیازی به بروزرسانی دستی صفحات ورد و اکسل نیست. هر چه کارکنان ما زمان کمتری را صرف فرآیندهای دستی کنند، زمان بیشتری برای یادگیری مهارت‌های جدید، گذراندن آموزش‌های مهم و توسعه عملکرد دارند.

 I T

اگر بگویند …

سیستم‌های ما حاوی داده‌های حساس زیادی می‌باشد و استانداردهای امنیت داده‌ بسیار بالایی داریم. چگونه مطمئن باشیم که همه آن اطلاعات ایمن باقی می‌مانند؟

 شما بگویید…

بله، امنیت داده‌ها یک نگرانی مهم است، بنابراین ما باید بهترین امنیت را از شرکت ارائه دهنده این نرم‌افزار انتظار داشته باشیم. پلتفرم تسما “بهترین” به نظر می‌رسد چون مفتخر به اخذ گواهینامه امنیتی مرکز افتا ریاست جمهوری به شماره اعتباری CBP-C165-0001 در سطح EAL1، طبق استاندارد ISO 15408 توسط آزمایشگاه مرکز تحقیقات صنایع انفورماتیک می‌باشد. از دیگر موارد امنیت این پلتفرم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• استفاده از Active Directory به منظور احراز هویت
• جلوگیری از حملات به نرم‌افزار و پایگاه داده بر اساس استاندارد AWASP
• رمزنگاری داده‌های مهم ذخیره شده در پایگاه داده از طریق رمزنگاری DataBase

مطالعه بیشتر: داده کاوی چیست و چگونه به رشد سازمان کمک می‌کند؟

مدیران میانی / مدیران شعب

اگر بگویند …

استفاده از یک سیستم جدید باعث اختلال در عملکرد روزمره مدیریتی ما می‌شود و مهم نیست که این نرم‌افزار مدیریت عملکرد سازمانی چقدر عالی است، چون کارکنان باید واقعاً از آن استفاده کنند، باید ارزشش را داشته باشد.

  شما بگویید…

اینطور به قضیه نگاه کنید: سیستم مدیریت عملکرد سازمانی دستی منسوخ برای پیاده‌سازی و حفظ، هزینه‌برتر از سرمایه‌گذاری روی پلتفرم مدیریت عملکرد است. دپارتمان‌های منابع انسانی معمولی با روش‌های سنگفرش شده‌ای که در آن، گیر کرده است، بهره‌ور نخواهد بود. ما می‌خواهیم افراد با عملکرد بالا را با انگیزه و بهره‌ور حفظ کنیم و می‌خواهیم استعدادهای کارکنان را توسعه دهیم. پلتفرم مدیریت عملکرد تسما به ما در انجام چنین کارهایی کمک می‌کند و به سایر نظام‌های مدیریتی اعم از مدیریت آموزش، ارتقا و انتصاب، حقوق و دستمزد و … خروجی می‌دهد. آموزش کارکنان، به ویژه مدیران مسئول ارزیابی، برای استفاده از سیستم جدید مدیریت عملکرد مهم است. ما باید شرکت ارائه‌دهنده‌ای را انتخاب کنیم که برنامه‌ای برای راه‌اندازی پلتفرم جدید داشته باشد. پشتیبانی و راهبری اختصاصی مستمر نیز یک امر ضروری است.

مدیران منابع انسانی

اگر بگویند …

ما بهتر است از سامانه یکپارچه منابع انسانی استفاده کنیم که یکی از ماژول‌های آن ارزیابی عملکرد باشد. در این سامانه ما در کنار تشکیل پرونده، محاسبه حقوق و دستمزد و …، ارزیابی را هم انجام خواهیم داد.

 شما بگویید…

جهت برنامه‌ریزی آموزشی، تعدیل و انتصاب، ارتقا و پاداش، ارائه خدمات رفاهی، پرداخت مبتنی بر عملکرد، ترسیم مسیر شغلی، کوچینگ و …ما به پلتفرمی تخصصی مدیریت عملکرد نیاز داریم که تصمیم‌گیری در حوزه‌های مختلف منابع انسانی را چابک نماید تا یک مدیر منابع انسانی بتواند با چابکی تصمیم‌ساز و تصمیم‌گیرنده باشد و این خروجی‌های تصمیم‌ساز استراتژیک از بستر ماژول ارزیابی یک نرم افزار جامع منابع انسانی به دست نخواهد آمد و ما به یک نرم‌افزار تخصصی مدیریت عملکرد سازمانی نیاز داریم تا به این موارد عمیقاً بپردازد.

 مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟

مدیریت عملکرد سازمانی فرآیندی است برای اطمینان از اینکه منابع سازمان شما به درستی برای دستیابی به اهداف سازمان استفاده می‌شود. مفهوم مدیریت عملکرد بسیار فراتر از ارزیابی پایان سال و همچنین در مورد تبدیل اهداف به نتایج است. مدیریت عملکرد بر تک تک افراد و همچنین بر تیم‌ها، برنامه‌ها، فرآیندها و سازمان به عنوان یک کل تمرکز دارد و معمولاً برای توسعه افراد به کار می‌رود. افراد مدیریتی و اجرایی نیز باید یک سیستم نظارتی ایجاد کنند که پیشرفت سازمان را ترسیم و تعیین کند که چه زمانی باید تغییراتی در خط‌مشی یا رویه ایجاد شود. همچنین مدیریت عملکرد، ارزیابی جامعی است که نه تنها برای اینکه کارها را درست انجام ‌دهید بلکه برای این است که کارهای درست را انجام می‌دهید یا خیر.

مدیریت عملکرد سازمانی (OPM) شامل فعالیت‌های مکرر برای ایجاد اهداف سازمانی، نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف و انجام تنظیمات برای دستیابی به آن اهداف به طور موثرتر و کارآمدتر است. از دیدگاه سیستمی، هدف کلی مدیریت عملکرد این است که اطمینان حاصل شود که سازمان و تمام زیرسیستم‌های آن (فرآیندهای تکرار شونده، تیم‌ها، بخش‌ها و افراد) همه یکپارچه و برای دستیابی به نتایج کلی مورد نظر سازمان به روشی بهینه با یکدیگر همسو هستند.

در اینجا دو تعریف دیگر وجود دارد:

تعریف OPM از دیدگاه هانین سالم:

اصطلاح «مدیریت و اندازه‌گیری عملکرد» به هر رویکرد یکپارچه و سیستماتیک برای بهبود عملکرد سازمانی در جهت دستیابی به اهداف استراتژیک و ارتقای مأموریت و ارزش‌های سازمان اشاره دارد.

تعریف OPM از دیدگاه جورج ان. روت:

“مدیریت عملکرد سازمانی فرآیندی است برای اطمینان از اینکه منابع شرکت شما به درستی برای دستیابی به اهداف شرکت استفاده می‌شود یا خیر”

این فعالیت‌ها بیشتر کارهایی هستند که رهبران و مدیران ذاتاً در سازمان‌های خود انجام داده و برخی از آن‌ها این کار را بسیار بهتر از دیگران انجام می‌دهند. این فرآیند به طور نزدیک با مدیریت استراتژیک فرآیند اجرای موثر به عنوان یک برنامه استراتژیک خوب طراحی شده است.

مطالعه بیشتر:بررسی انواع مدل‌های تعالی سازمان

 اهداف مدیریت عملکرد سازمانی

مدیریت عملکرد سازمانی شامل فعالیت‌هایی است که تضمین می‌کند اهداف به طور مداوم به شیوه‌ای مؤثر و کارآمد برآورده می‌شوند. مدیریت، بر عملکرد سازمان، بخش، افراد، یا حتی فرآیندهای تولیدی که محصول یا خدمات را تولید می‌کنند، و همچنین بسیاری از حوزه‌های دیگر تمرکز دارد. همچنین به عنوان فرآیندی شناخته می‌شود که توسط آن سازمان منابع، سیستم‌ها و افراد را با اهداف و اولویت‌های استراتژیک همسو می‌کند. سازمانی که مشتاق موفقیت است، نیازمند اجرای فرآیند مدیریت عملکرد است.

اهداف مدیریت عملکرد در سازمان عبارتند از:

• 1.قابل مشاهده کردن عملکرد سازمان،
• 2.سوق دادن مدیریت و افراد به انجام اقدامات،
• 3.ارائه بازخورد به موقع در مورد تأثیر اقدامات برای انجام اقدامات اصلاحی

مدیریت عملکرد شکاف‌های عملکردی قابل مشاهده در سازمان را برجسته می‌کند. فشار بیشتری بر مدیریت و افراد برای بهبود سطح عملکرد ایجاد و زمینه‌های بهبود در سازمان را مشخص می‌کند. همچنین به سازمان کمک می‌کند تا بهبود مستمر در کیفیت، هزینه، ایمنی و برآوردن نیازهای مشتری را حفظ کند. سیستم مدیریت عملکرد سازمانی به منظور انجام تعهدات در قبال مشتریان، افراد، سهامداران و سایر ذینفعان مورد نیاز است. مدیریت عملکرد یک رویکرد بصری ساختاریافته برای نظارت بر عملکرد سازمانی، برجسته کردن مسائل و واکنش به موقع به آن‌ها است.

مطالعه بیشتر: ضرورت استقرار نظام ارزیابی عملکرد کارکنان

 ضرورت و اهمیت استقرار نظام مدیریت عملکرد سازمانی

ضرورت و اهمیت استقرار نظام مدیریت عملکرد سازمانی بر هیچ فردی پوشیده نیست از این رو در این بخش به بیان اطلاعاتی خواهیم پرداخت که نحوه استقرار موفق این نظام مدیریتی را بر شما شرح می‌دهد. می‌توان اینطور عنوان کرد که استقرار موفق نظام ارزیابی عملکرد سازمانی، همانگونه که پیشتر اشاره کردیم، یکی از مراحل نظام مدیریت عملکرد محسوب می‌شود و محتوای اطلاعاتی می‌تواند تاثیر بسیار زیادی بر استقرار موفق این نظام داشته باشد.

محتوای مذکور بایستی شامل مواردی چون اهداف سازمانی، تدوین و استاندارد سازی شاخص‌های عمومی و اختصاصی مناسب با اهداف و ماموریت‌های سازمان باشد به گونه‌ای که عواملی چون ارزیابی شوندگان، شیوه‌های فرایند ارزیابی و نحوه اعتبار سنجی آن، شیوه بهره برداری از نتایج ارزیابی و… را در بر گیرد. در نتیجه شما بایستی محتوای مورد نیاز خود را در محدوده استقرار طرح و بر اساس اصول علمی و متناسب با نیاز‌های سازمان تهیه نمایید.

تولید محتوای نظام ارزیابی عملکرد سازمانی بایستی به عنوان پیش نیاز کلیه اقدامات مرتبط با مدیریت عملکرد سازمانی، مورد توجه قرار بگیرد. تولید محتوا در این بخش بایستی به گونه‌ای صورت پذیرد که قدرت برقرار ساختن ارتباط موثر با سایر فرایند‌های سازمان را داشته باشد. همچنین این محتوا جهت پاسخ به نیاز‌های نظارتی مدیران بایستی به این سوالات پاسخ دهد:

• نظام مدیریت عملکرد سازمان با جه بخش‌هایی از نظام برنامه ریزی سازمانی در ارتباط است و چگونه؟
• از چه مدل علمی در ارزیابی عملکرد سازمان استفاده شود و آیا نیاز به طراحی مدل بومی هست؟
• چگونه برآیند فعالیت‌های معاونت‌ها با برنامه‌های عملیاتی واحدها و اهداف سازمانی هماهنگ و همسو شود؟
• چگونه عملکرد سازمان در قبال وظایف و امور محوله به آن ارزیابی می‌شود؟
• چگونه عملکرد سازمانی در قبال آیین نامه‌ها و اسناد بالادستی ارزیابی می‌شود؟
• چه روش‌ها و تکنیک‌هایی را باید برای افزایش دقت ارزیابی عملکرد سازمان به کار برد؟
• داده‌های عملکردی سازمانی کدامند و با چه شیوه‌ای می‌بایست آنها را گردآوری نمود؟
• از نتایج ارزیابی عملکرد سازمان به بهره برداری خواهد شد؟
• قالب گزارشات ارزیابی عملکرد سازمان چگونه است و چه افراد و واحدهایی می‌بایست از آن بهره برداری کنند؟

سازمان‌های امروزی به مثابه یک منشور کثیرالوجه می‌مانند که استقرار نظام یکپارچه مدیریت عملکرد سازمانی موجب می‌شود تا وضعیت کلیه وجوه سازمان شناخته شود و کارکردشان در راستای اهداف و استراتژی‌های سازمانی تحت کنترل قرار بگیرد.

 ارتباط نظام مدیریت عملکرد سازمانی با سایر نظام‌های مدیریتی

ارتباط نظام مدیریت عملکرد سازمانی با سایر نظام‌های مدیریتی حائز اهمیت می‌باشد و گستردگی و اهمیت نظام مذکور به حدی است که با سایر نظام‌های مدیریتی سازمان ارتباط تنگاتنگ دارد، برخی از آنها به نوعی ورودی‌های نظام مدیریت عملکرد سازمانی هستند و گروهی اعظم آنها از خروجی‌های این سیستم استفاده و بهره برداری می‌نمایند. لذا ضرورت دارد سازمان‌ها به منظور کسب موفقیت در استقرار این سیستم، ارتباط آن را با سایر اجزای مدیریتی سازمان به دقت تعیین نمایند.

از نظام مدیریت عملکرد سازمانی می‌توان بهره برداری‌های متعددی در راستای بهبود فرایندهای مدیریتی سازمان داشت. لذا توجه به استقرار صحیح سیستم می‌تواند نتایج شگرفی را در بهبود عملکرد سازمان داشته باشد و با توجه به سیاست‌های مدیران سازمان می‌توان رویه‌های متعددی را در راستای ایجاد ارتباط نظام مدیریت عملکرد سازمانی با سایر سیستم‌های مدیریتی مستقر در سازمان برقرار نمود تا حداکثر نتایج از استقرار این نظام حاصل شود.

مطالعه بیشتر: مهمترین شاخص‌های مدیریت استراتژیک

 چرخه مدیریت عملکرد سازمانی

چرخه مدیریت عملکرد سازمانی یک فرآیند بهبود مستمر برای برنامه ریزی، بررسی و اندازه‌گیری عملکرد افراد است. نحوه کار آن به این صورت است که هدف کلی مدیریت عملکرد که همسوسازی موفقیت افراد با موفقیت یک سازمان است را برآورده می‌کند. در طول یک چرخه مدیریت عملکرد، یک مدیر با هر یک از افراد کار می‌کند تا:

• اهداف مناسب و تاثیر محور را تعیین کند.
• بررسی کند که چگونه کارمند می‌تواند به اهداف خود دست یابد.
• منابع و پشتیبانی را برای تحقق اهداف فراهم کند.
• عملکرد را بررسی و پاداش می‌دهد (معمولاً در برابر آن اهداف)

روی هم رفته، اینکار به چرخه مدیریت عملکرد اجازه می‌دهد تا به عنوان یک فرآیند کل نگر عمل کند و نتایج عالی را از افراد ارائه دهد.

 چرا از چرخه مدیریت عملکرد سازمانی استفاده کنیم؟

به بیان ساده، چرخه‌های مدیریت عملکرد سازمانی، موفقیت کلی یک سازمان یا شرکت را بهبود می‌بخشند که این‌ها به دو روش منحصر به فرد کار می‌کنند:

• آن‌ها با توانمند ساختن افراد برای دستیابی به پتانسیل و مشارکت بیشتر در توسعه حرفه‌ای خود به افزایش تعامل کمک می‌کنند.
• آن‌ها با همسو کردن اهداف کاری هر کارمند با اهداف استراتژیک سازمان به افزایش بهره وری کمک می‌کنند.

از ویژگی‌های چرخه‌های مدیریت عملکرد، همکاری نزدیک بین کارمند و مدیر، بازخوردهای فراوان، فرصت‌های رشد و شناخت کار خوب می‌باشد و نشان داده شده است که همه آن‌ها تأثیر مثبتی بر مشارکت افراد دارند. بنابراین، فکر کردن به چرخه مدیریت عملکرد به عنوان بخشی از یک چارچوب کلی مدیریت عملکرد به سازمان شما کمک می‌کند.

 چهار مرحله از یک چرخه مدیریت عملکرد

اگرچه تغییرات زیادی در این فرآیند وجود دارد، اما اکثر شرکت‌ها از چرخه مدیریت عملکرد متشکل از چهار مرحله مجزا استفاده می‌کنند.

این مراحل ممکن است نام‌های متفاوتی داشته باشند، اما معمولاً از یک جریان منطقی فازها پیروی می‌کنند:

در ادامه هر یک از آن‌ها را جداگانه بررسی می‌کنیم.

1-چرخه مدیریت عملکرد فاز اول: برنامه ریزی

برنامه ریزی به عنوان یک مفهوم فراگیر در نظر گرفته می‌شود. به این دلیل که این مرحله در واقع چندین مرحله متمایز دارد:

تعیین هدف سازمانی:

اولین و مهم‌ترین چیز در تعیین هدف سازمانی این است که مدیریت عملکرد سازمانی باید اهداف و مقاصد سازمان را برای دوره‌ای که یک چرخه مدیریت عملکرد را پوشش می‌دهد، تعیین کند که معمولاً یک سال یا نیم سال را شامل می‌شود. تعیین هدف سازمانی گامی کاملاً حیاتی است. چرا که تمام اهداف تیم و کارمند به این موضوع گره خورده است و علاوه بر این یک چشم انداز و هدف کلی را به بازه زمانی پیش رو اضافه می‌کند. به طور کلی این همسویی است که شرکت‌ها را قادر می‌سازد بهترین عملکرد خود را داشته باشند. یک قایق زمانی سریع‌ترین حرکت را انجام می‌دهد که همه پاروزنان در یک جهت حرکت ‌کنند.

تعیین هدف افراد:

در این مرحله، کارمند و مدیر با هم کار می‌کنند تا اهداف عملکرد فردی کارمند را برای دوره تعیین کنند. اکثر کسب و کارها برای انجام این کار از چارچوب تعیین هدف SMART(مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه، به موقع) پیروی می‌کنند. اهداف باید به افراد اجازه دهد تا مهارت‌های موجود را بهبود بخشند و مهارت‌های جدید را توسعه دهند. به یاد داشته باشید که اهداف سازمان به این فرآیند کمک می‌کند، بنابراین هر هدف باید به وضوح نشان دهد که چگونه به حداقل یکی از این اهداف کمک می‌کند.

ایجاد طرح توسعه:

اکنون که اهداف تعیین شده‌اند، کارمند و مدیر می‌توانند یک برنامه توسعه شخصی برای دوره ایجاد کنند که شامل مهارت‌ها، دانش و رفتارهایی است که یک کارمند باید رشد کند تا بتواند به اهداف کلی دست یابد. به عنوان مثال، اگر هدف ایجاد یک تجزیه و تحلیل دقیق از عملکرد فروش برای سال قبل باشد، ممکن است کارمند به آموزش در یک ابزار تحلیلی نیاز داشته باشد. یا اگر هدف بهبود شکاف‌های ارتباطی بین کارمند و ذینفعان دیگر باشد، ممکن است لازم باشد کارمند به روش‌هایی برای انجام این کار متعهد شود. یک برنامه توسعه همچنین شامل برنامه‌هایی برای رشد آینده است. البته، این طرح باید اهداف شغلی خود کارمند را نیز در نظر بگیرد.

بررسی شرح شغل:

اکنون که اهداف تعیین شده‌اند، کارمند و مدیر می‌توانند یک برنامه توسعه شخصی برای دوره ایجاد کنند. این شامل مهارت‌ها، دانش و رفتارهایی است که یک کارمند باید رشد کند تا بتواند به اهداف کلی دست یابد.

2-چرخه مدیریت عملکرد فاز دوم: نظارت

برخی از کسب و کارها ترجیح می‌دهند این مرحله را «عملیات» یا «اجرا» بنامند. به این خاطر که دوره‌ای است در آن افراد به عنوان بخشی از وظایف روزانه خود به طور فعال روی اهداف خود کار می‌کنند. در طول این مرحله از چرخه مدیریت عملکرد سازمانی، یک کارمند نیز نوعی آموزش را می‌گذراند. یا بخش‌های دیگری از برنامه توسعه آن دوره را طی می‌کنند. بنابراین، بخشی از نقش مدیر، اطمینان از در دسترس بودن پشتیبانی و منابع است. چرا که که کارمند بتواند کار را طبق برنامه انجام دهد. یک مسئولیت مدیریتی مهم در این مرحله چک کردن‌های منظم با کارمند (به طور ایده آل ماهانه) برای نظارت بر پیشرفت می‌باشد.

نکته قابل ذکر این است که این یک مدیریت خرد نیست، بلکه اطمینان از دستیابی به هدف در چارچوب زمانی مورد نظر است. علاوه بر این، شناسایی مشکلات احتمالی قبل از اینکه خیلی دیر شود است.

مطالعه بیشتر: شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟

3-چرخه مدیریت عملکرد فاز سوم: بررسی

بررسی معمولا یک یا دو بار در سال انجام می‌شود. در حالی که نظارت شامل جلسات کوتاه و متمرکز بررسی در مورد پیشرفت هدف است. بررسی، یک گام به عقب برمی‌دارد و پیشرفت در برنامه توسعه کلی، کارمند را برای آن دوره اندازه‌گیری می‌کند و همچنین نه تنها به وضعیت اهداف در برنامه، بلکه به عملکرد کلی، یادگیری‌های کلیدی و پیشرفت شغلی نیز توجه می‌کند. بخش کلیدی یک بررسی، ارزیابی عملکرد سازمانی و بازخورد است.

برخی از سوالات رایج بحث برای بررسی عبارتند از:

• آیا اهداف محقق شد؟ اگر نه، چرا؟
• کارمند چقدر وظایف را خوب انجام داده است؟
• چه کاری باید به طور متفاوت انجام شود؟
• آیا کارمند حمایت یا منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف را دریافت کرده است؟

بررسی همچنین زمانی است که در مورد فرصت‌های توسعه آینده کارمند صحبت کنیم. این صرفاً نقد آنچه اتفاق افتاد نیست، بلکه آنچه انجام شد، چه چالش‌هایی رخ داد و نقشه راه برای آینده چیست.

4-چرخه مدیریت عملکرد فاز چهارم: پاداش

کار خوب باید به رسمیت شناخته شود. مهم است که مدیران پاداش‌ها را مستقیماً با عملکرد (به طور ایده‌آل در دوره چرخه مدیریت عملکرد سازمانی) مرتبط کنند. به این دلیل که انگیزه افراد به شدت با دریافت پاداش تغییر می‌کند. یک مطالعه جهانی نشان داد که وقتی افراد به خاطر کارشان شناخته می‌شوند، مشارکت بیش از 40 درصد افزایش می‌یابد. اگر شرکت‌ها بخواهند چرخه‌های مدیریت عملکرد را به عنوان بخشی از استراتژی خود با موفقیت ایجاد کنند، این مرحله نهایی باید وجود داشته باشد و شناخت باید معنی‌دار باشد.

مطالعه بیشتر: بهترین راه‌های اختصاص پاداش به کارمندان

4 نکته برای بهبود عملکرد سازمانی در تمام سطوح

بهبود عملکرد سازمانی شما امکان پذیر است. همه این‌ها به برنامه ریزی استراتژیک، شایستگی‌های رهبری و اولویت دادن به تک تک کارکنان خلاصه می‌شود.

1. روی رهبران سازمان خود سرمایه گذاری کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که سرمایه‌گذاری روی مدیران، بازدهی باورنکردنی در کسب ‌و کار شما دارد. وقتی مدیریت عملکرد سازمانی فراگیر باشند، کارمندان شکوفا می‌شوند. محققان دریافته‌‌اند که رهبری فراگیر باعث می‌شود کارکنان مولدتر، نوآورتر و متعهدتر باشند. همچنین رهبری فراگیر می‌تواند به کاهش گردش مالی شما کمک کند.

در نظر بگیرید که چگونه می‌توانید به مدیران خود در توسعه مهارت‌های رهبری کمک کنید. مربیگری شخصی می‌تواند به باز کردن پتانسیل رهبران شما کمک کند.

2. در سازمانتان آمادگی ذهنی ایجاد کنید

یکی دیگر از نکات بهبود مدیریت عملکرد سازمانی ایجاد آمادگی ذهنی است. تحقیقات نشان داده است که 55 درصد از کارگران تنبل هستند. به عبارتی آن‌ها در یک منطقه خاکستری بین خوب و بد قرار داشته و در حال رشد نیستند و عملکرد آن‌ها در بهترین حالت خود نیست. بنابراین، یکی از راه‌های برطرف کردن آن ایجاد آمادگی ذهنی است.

نیروی کار با آمادگی ذهنی منجر به تیم‌های سازنده‌تر و حفظ کارمندان بهتر می‌شود. کارمندانی که از آمادگی ذهنی قوی برخوردارند، احتمال بیشتری دارد که از شکست ‌های قوی‌تر بهبود یابند.

3. کارکنان خود را بشناسید (و پاداش دهید).

برای به رسمیت شناختن کارمندان باید راه زیادی را طی کنید. به رسمیت شناختن و پاداش باعث افزایش روحیه کارکنان، مشارکت کارکنان و حتی بهره وری می‌شود. راه‌هایی برای بهبود مدیریت عملکرد سازمانی در نظر بگیرید که می‌توانید از طریق مواردی مانند افزایش شایستگی، ترفیع یا سایر اشکال پاداش، فرهنگ شناخت ایجاد کنید.

 نحوه مقایسه عملکرد سازمانی در بین سازمان ها

هنگام اندازه‌گیری عملکرد در بین سازمان ‌هایی که به یک زمینه مشابه تعلق دارند، سرمایه انسانی است که به عنوان یکی از عوامل متمایزکننده عمل می‌کند. نظریه مبتنی بر منبع (RBT) توسط بسیاری از محققان (کروک و همکاران، 2008، 2011) برای شناسایی سرمایه انسانی به عنوان یک شاخص مهم مدیریت عملکرد سازمانی، به ویژه، در کسب مزیت رقابتی نسبت به دیگران استفاده می‌شود.

متغیر کلیدی دیگری که ناهمگن است و بنابراین برای اندازه‌گیری عملکرد سازمانی در بین شرکت‌ها مفید است، بازارگرایی (MO) است. MO شامل (شوهام و همکاران، 2006):

• توانایی جمع آوری اطلاعات بازار
• در سازمان منتشر شود و
• از طریق تصمیم گیری موثر به آن پاسخ داد.

بنابراین، ارزیابی موقعیت یک شرکت با توجه به مشتریان، رقبا، و عملکردهای مختلف آن با استفاده از MO امکان پذیر است.

 عملکرد سازمانی یک مفهوم قدرتمند و ابزار مدیریتی است

عملکرد سازمانی ممکن است مفهومی کاملاً مبهم تعریف شده باشد، اما درک روش‌های گسترده‌ای که از لحاظ مؤلفه‌های مالی، بازار، بازده سهامداران و پایداری تعریف شده است، نشان می‌دهد که چگونه یک مدیر حرفه‌ای می‌تواند ترکیب مناسبی از شاخص‌ها را برای ارزیابی آن انتخاب کند. چندین شاخص برای سنجش مدیریت عملکرد سازمانی در سطوح مختلف به کار گرفته شده است. در نهایت، هدفی که عملکرد باید برای آن اندازه گیری شود، تعریف درستی را ایجاد می‌کند.

 4 روندی که یادگیری و مدیریت عملکرد سازمانی را متحول می‌کند

مدیریت عملکرد به معنای ارائه اطلاعات، منابع و راهنمایی به افراد در جهت دستیابی به اهداف خاص است. یکی از دلایلی که مدیریت عملکرد سازمانی بسیار چالش برانگیز شده، عدم ثبات دنیای تجارت است. به عنوان مثال سازمان‌های ما تکامل می‌یابند. اهداف تجاری و نیازهای مشتریان تغییر می‌کند. برخی از این تغییرات به سرعت رخ می‌دهند در حالی که برخی دیگر نیاز به زمان دارند. اما هیچ مانعی برای آن‌ها وجود ندارد.

پس بنابراین می‌توان گفت که تغییرات قابل توجهی در ابزارها، فناوری‌ها و تکنیک‌های در اختیار ما برای مدیریت عملکرد و توسعه افرادمان رخ می‌دهد. در ادامه چهار روند وجود دارد که در راه تبدیل شدن به رویه عملیاتی استاندارد برای بهبود یادگیری و مدیریت عملکرد سازمانی است:

1- خط‌مشی‌های دستگاه خود (BYOD) را بیاورید:

بسیاری از شرکت‌ها این سیاست‌ها را به دلایل مختلفی از جمله مقرون ‌به‌صرفه بودن، جذابیت آن‌ها برای افراد جوان‌تر و اتصال 24 ساعته دستگاه‌های تلفن همراه به افرادی که مکرراً سفر می‌کنند و از راه دور کار می‌کنند، اتخاذ می‌کنند. علاوه بر این، کادر رو به رشدی از ارائه دهندگان مدیریت استعداد و یادگیری/توسعه در حال حاضر راه حل‌های تلفن همراه را به عنوان بخشی از پیشنهادات خود ارائه می‌دهند که شرکت‌ها را قادر می‌سازد ابزارها و منابع قدرتمندی را با افراد خود به روش‌های جدید و هیجان انگیز به اشتراک بگذارند.

2- یادگیری با اندازه لقمه:

یکی از روندهای متحول کردن یادگیری و مدیریت عملکرد سازمانی یادگیری به اندازه لقمه است. این روش به تمرین شکستن موضوعات و درس‌ها به قطعات کوچک‌تر و “قابل هضم” اشاره دارد. دلیل این کار افزایش حفظ اطلاعات و اجازه دادن به افراد پرمشغله برای مصرف یک موضوع در چند دقیقه است. همچنین یادگیری را در عصر نیروی کار سیار، سیال و چند نسلی بسیار موثرتر می‌کند.

3-یادگیری مبتنی بر مکان:

نوعی یادگیری است که در موزه‌ها و مکان‌های گردشگری مشاهده می‌کنید. به یادگیرنده اطلاعات در محل از طریق صدا، تصویر یا متن یا ترکیبی از این سه ارائه می‌شود. صدا از طریق هدفون یا بلندگو و تصاویر و متن به دستگاه‌های مختلفی از جمله تلفن‌های هوشمند، لپ تاپ‌ها، تبلت‌ها یا پروژکتورهای صفحه نمایش، نشان داده می‌شود. به خصوص تلفن‌های هوشمند که محبوبیت یادگیری مبتنی بر مکان را به طور چشمگیری افزایش داده‌اند.

4- رایانش ابری:

آخرین روند متحول کردن یادگیری و مدیریت عملکرد سازمانی، رایانش ابری است. «ابر» راهی راحت و ارزان برای دسترسی به مجموعه‌ای از ابزارهای طراحی شده برای کمک به سازمان‌ها برای ردیابی و بهبود عملکرد، یادگیری و توسعه افراد ارائه می‌دهد. راه‌حل‌های مبتنی بر ابر نیاز به به‌روزرسانی دستی نرم‌افزار را از بین می‌برند و اشتراک‌گذاری آسان اطلاعات، منابع و ابزارها (به ویژه موارد مربوط به برنامه‌های یادگیری و اشتراک دانش) را تسهیل می‌کنند. به علاوه، راه‌حل‌های مبتنی بر ابر برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی با نیروی کار بزرگ و پراکنده جذاب هستند.

 3 نکته در جهت همسویی مدیریت عملکرد سازمانی با اهداف سازمان

کارمندان هر هفته به فعالیت‌های روزانه خود می‌پردازند و منتظر پروژه‌ای هستند که آن‌ها را از موقعیت‌هایشان جدا می‌کند و به آن‌ها فرصت می‌دهد از نردبان بالا بروند. با این حال، این اتفاق ممکن است در فیلم‌ها برای شرکت‌ها صادق باشد، همیشه برای سازمان‌ها در دنیای واقعی یکسان نیست. حتی اگر این مورد در سازمان شما باشد، می‌توانید با یک تنظیم ساده در مدیریت عملکرد سازمانی خود آن را تغییر دهید. با پیاده سازی سیستمی با ارتباطات شفاف و همسویی کارکنان از پیش تعیین شده، سازمان شما می‌تواند فرهنگ مسئولیت پذیری را ایجاد کند.

مطالعه بیشتر:ارائه راهکارهایی به منظور ارتقای فرهنگ سازمانی

از اصطلاحات تخصصی عملکرد استفاده نکنید

اولین نکته در جهت همسویی مدیریت عملکرد سازمانثی این است که از اصطلاحات تخصصی استفاده نکنید. کارمندان پروژه‌ها، بخش‌ها و موقعیت‌های خود را می‌شناسند. چیزی که آن‌ها نمی‌دانند اصطلاحات تخصصی منابع انسانی است که به مدیریت عملکرد متصل است. زمان و مکانی برای بحث شدید فنی وجود دارد، اما در طول فرآیند بررسی عملکرد مکان مناسبی نیست. کیتی اندرسون، مشاور و وکیل دادگستری در Strasburger & Price، معتقد است که «نباید از کلمات زائد که برای رساندن معنای خود ضروری نیستند استفاده کنید و یا برای طولانی کردن نثر و در عین حال پنهان کردن هدف، سخت صحبت نکنید. خیالتان را راحت کنید و منظورتان را به زبانی که هر کسی بفهمد بگویید.»

همسو کردن پروژه‌ها با اهداف سازمانی

دومین نکته در جهت همسویی مدیریت عملکرد سازمانی با اهداف سازمان همسو کردن پروژه‌ها با اهداف است. تیم شما نیاز به ارتباط مستقیم و واضح بین اهداف سازمانی و پروژه‌های روزانه دارد. بدون این ارتباط بین کار آن‌ها و ماموریت‌های شرکت، ایجاد عملکرد بهتر بسیار سخت‌تر خواهد بود. اما با اندازه‌گیری مشارکت کارکنان از طریق ارزیابی عملکرد (ترجیحاً) عملکرد سالانه، می‌توانید همسویی آن‌ها را دنبال کنید و راه‌هایی برای افزایش تأثیر این رابطه بر شرکت بیابید.

یک مطالعه از PMIگزارش می‌دهد که تنها 42٪ از کسب و کارها متوجه می‌شوند که پروژه‌ها با استراتژی آن‌ها مطابقت دارد. با این حال، هنگامی که تصمیم می‌گیرید با یک حرکت استراتژیک تأثیرات پیوند افراد با اهداف سازمانی را از طریق بررسی عملکرد اندازه گیری کنید، در این هنگام می‌توانید تیم خود را با استراتژی تجاری بزرگ‌تر ادغام کنید.

مطالعه بیشتر: ارزیابی عملکرد فصلی یا 4*4 چیست ؟

3- در قبال مسئولیت پذیری پاسخگو باشید

سومین نکته در جهت همسویی مدیریت عملکرد سازمانی با اهداف سازمان، پاسخگو بودن در برابر مسئولیت پذیری است. به عنوان یک مدیر، این در حیطه اختیارات شماست که تضمین کنید کارکنانتان از مسئولیت‌های خود آگاه هستند. اما صرفاً به این دلیل که می‌دانند شغلشان چیست، به این معنی نیست که واقعاً مسئولیت‌پذیری ذاتی برای کار خود دارند. به عنوان یک مدیر، باید این مسئولیت پذیری را در تیم خود ایجاد کنید. شما این توانایی را دارید که مالکیت کار آن‌ها را از طریق بررسی منظم عملکرد و سنجش نکات کلیدی در بهبود مداوم کار، به تیم خود القا کنید. کلی هینشاو، مدیر آموزش مشتری در Lead Change Group، معتقد است که هسته اصلی رهبری هر تلاش برای تغییر مهم، همسویی سازمانی است. بدون آموزش مدیریت تغییر تاکتیکی، جایگزینی برای داشتن یک سازمان کامل که چشم‌انداز روشنی از اهداف، مسئولیت مشترک و مسئولیت‌پذیری شخصی برای دستیابی به نتایج دارد را نمی‌گیرد.

اگرچه عملکرد یک شاخص کلیدی است که نشان می‌دهد کارکنان چقدر خوب و کارآمد هستند، اما می‌توان از آن برای سنجش میزان ارتباط تیم شما با مأموریت شرکت نیز استفاده کرد. درک میزان تعهد و تعهد کارکنان شما به سازمان بسیار مهم است. چرا که تفاوتی در عملکرد آن‌ها ایجاد می‌کند (و بالعکس). هنگامی که اصطلاحات تخصصی شرکت را از ارزیابی عملکرد حذف می‌کنید، تجسم ارزش کاری در استراتژی‌های تجاری برای کارمندان آسان‌تر می‌شود. فرهنگ مسئولیت پذیری را در سراسر تیم خود پرورش دهید تا آن‌ها همسویی عمیق‌تری با اهداف سازمان داشته باشند. اجازه ندهید کارمندانتان در شرکت شناور شوند. هدفی را برای آن‌ها در نظر بگیرید و آن را بسنجید.

 فرهنگسازی در خصوص مدیریت عملکرد سازمانی

موضوع مهمی که به موازات پیاده‌سازی نظام‌های مبتنی بر فناوری در خصوص مدیریت عملکرد کرد مطرح می‌شود. بحث فرهنگ‌سازی ارزیابی عملکرد در تمامی سطوح سازمان اعم از مدیران و کارمندان می‌باشد. یک سیستم مدیریت عملکرد اثربخش نیاز به تعهد و فداکاری از سوی منابع انسانی و مدیران و کارمندان دارد. این خیلی مهم است که از ابتدای ورود به فرایندهای ارزیابی عملکرد بدانیم که هیچ دو سیستم مدیریت عملکردی یکسان به نظر نمی‌رسند. دقیقا مثل فرهنگ شرکت، سیستم مدیریت عملکرد شما منحصر به فرد و ویژه ارزش‌های شما، اهداف شما و چشم‌انداز سازمان شما خواهد بود.

اصطلاحی را متخصصان مدیریت عملکرد در مواجه با مدیران سازمان‌ها برای پیاده‌سازی نظام‌های بومی ارزیابی عملکرد به کار می‌برند و آن عبارت به این شکل مطرح می‌شود که پیاده‌سازی نظام مدیریت عملکرد باید برای سازمان به شکلی Tailored شده در آید. منظور این است که باید مانند یک کت و شلوار متناسب با سایز و مشخصات سازمان برای آن یک لباس که اینجا استعاره از مدیریت عملکرد است تهیه کرد. این مثال نشان می‌دهد که تا چه اندازه استقرار نظام مدیریت عملکرد برای هر سازمان بومی و سفارشی‌سازی شده باید صورت پذیرد.

 چالش‌های مدیریت عملکرد سازمانی در ایران

متاسفانه مدیریت عملکرد در ایران به شکل یک رویکرد جامع مورد بررسی سازمان‌ها قرار نگرفته است و سازمان‌ها تنها بخش‌هایی از آن را در سازمان‌ها پیاده‌سازی کرده‌اند و در گزارشات خود از عبارت‌های مدیریت عملکرد جامع یاد می‌کنند. برای مثال ما عادت کرده‌ایم که به مدیریت مداوم عملکرد برای کارمندان فکر کنیم ، تعیین اهداف، نظارت بر دستیابی کارمندان به اهداف، ارزیابی عملکرد کارمندان و سپس پاداش‌دهی بر مبنای عملکرد آنان تنها بخش کوچکی از زنجیره‌ی بزرگ مدیریت عملکرد محسوب می‌شود.

 مدیریت عملکرد مبتنی بر فناوری

مدیریت عملکرد شامل فعالیت‌های به هم تنیده برای ایجاد و ارزیابی اهداف سازمانی، نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف و انجام تنظیماتی برای دستیابی موثرتر و کاراتر به اهداف در نظر گرفته شده است. از منظر سیستم‌ها، هدف کلی مدیریت عملکرد این است که سازمان و همه زیر سیستم‌های آن (فرآیندهای تکرار شونده ، تیم‌ها، بخش‌ها و کارمندان) همه به صورت بهینه برای دستیابی به نتایج کلی مورد نظر سازمان با هم در تعامل سازنده قرار بگیرند.

دو دیدگاه مهم در آخرین مطالعات حوزه‌ی مدیریت عملکرد به چشم می‌خورد:
اصطلاح” مدیریت و ارزیابی عملکرد “به هر رویکرد یکپارچه و سیستماتیک برای بهبود عملکرد سازمان برای دستیابی به اهداف استراتژیک و ارتقا مأموریت و ارزش‌های سازمان اشاره دارد” دقت کنید که کلید واژه‌ی اصلی در این گزاره “یکپارچگی و سیستمی” بودن تلاش‌های سازمان برای استقرار نظام مدیریت عملکرد است. لذا به روش‌های سنتی ارزیابی عملکرد و ارزیابی کار و زمان در پروژه‌های سازمان نمی‌توان لقب مدیریت عملکرد را اطلاق کرد.

مدیریت عملکرد سازمانی فرآیند اطمینان از استفاده صحیح منابع شرکت شما در جهت دستیابی به اهداف است. پس نباید رویکردهای مدیریت عملکرد را به عنوان یک فرایند هزینه‌بردار یا زمان‌بر در سازمان درنظر گرفت. به جرات می‌توان گفت مسیر موفقیت، بهره‌وری و تعالی یک سازمان فارغ از اندازه و تعداد کارکنان از کانال استقرار اصولی و موفق مدیریت عملکرد در سازمان می‌گذرد. مدیریت عملکرد در بازه‌ای میان‌مدت تمامی هزینه‌های استقرار خود در سازمان را با ارزش افزوده به سیستم بر می‌گرداند. این یک تجربه‌ی تست شده در سازمان‌های دولتی و خصوصی ایران است.

 انگیزهی حرکت سازمانها به سمت نظام مدیریت عملکرد

دلایل متعددی برای حرکت سازمان‌ها به سمت استقرار نظام مدیریت عملکرد وجود دارد. ما تنها به بخشی از مهم‌ترین‌های آن اشاراتی خواهیم داشت. در بعضی از شرکت‌ها و سازمان‌ها به دلیل رقابتی شدن صنایع، سازمان‌ها فرصتی برای اشتباه ندارند. لذا باید فرایندهای تست شده با کمترین ضریب خطا را در صنعت یا سازان خود عملیاتی کنند و بعد از آن پیوسته عملکرد تیم و سیستم‌ها را براساس معیارهای متقنی که به تجربه حاصل شده است پایش و نظارت کنند. لذا مدیریت عملکرد راهکاری است که به شدت برای این سبک از کسب و کارهایی که به دنبال خلق یا حذف مزیت رقابتی هستند می‌آید.

دلیل دیگری که به جنبش استفاده از نظام‌های مدیریت عملکرد انجامید تمایل به تغییر در سازمان‌های ایرانی بود. شرکت‌های زیادی تصمیم گرفتند تا از حاشیه ی امن خود خارج شوند و برای دستیابی به سود حداکثری تغییراتی در ساختار و فرایندها و الگوهای مدیریتی خود ایجاد نمایند. در اینجا نیز استقرار نظام مدیریت عملکرد راهکار بسیار موفقی بود که به کمک مدیران ارشد سازمان‌ها آمد و نتایج موفقی را به بار آورد. در کنار استقبال از تغییرات سازنده، اطمینان از نیل به اهداف استراتژیک سازمان سبب شد تا رویکردهای فناورانه و مبتنی بر تکنولوژی مدیریت عملکرد به عنوان یک انتخاب تایید شده برای مدیران مطرح گردد.

 موفقیت سازمانهای دولتی در پیادهسازی مدیریت عملکرد

سازمان‌های دولتی نیز به رویکردهای مبتنی بر فناوری مدیریت عملکرد علاقه نشان دادند و در قالب جشنواره شهید رجایی دستاوردهای خود را به عرصه‌ی ظهور گذاشتند. در این سازمان‌ها نیز استقرار نظام‌های ارزیابی عملکرد در ابعاد مختلف کمک شایانی در رشد بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمانی و کشف عارضه‌های ارگان‌های دولتی داشته است. مدیران به کمک نظامات مدیریت عملکرد توانسه‌اند هم‌راستایی منطقی بین اهداف سازمانی و عملکرد کارکنان ایجاد نمایند و از طرفی دیگر نیروهای توانمند و  شایسته با روش‌های نوین داده‌کاوی و هوش مصنوعی شناسایی و برای تقدیر به مدیران ارشد سازمان معرفی گردند

برای مطالعه بیشتر: نرم افزار مدیریت پروژه